只出一張嘴,就可以當專案經理?

莎拉用空洞的眼神,望著正在滔滔不絕下達工作指示的專案經理;心裡想著上班途中好不容易才排隊買到的煙燻牛肉三明治還沒吃,待會冷掉就不好吃了,對專案經理的反感不禁又自動添加一筆。自從加入這個專案團隊以來,莎拉就沒有愉快過!專案經理整天只會出張嘴,什麼事都不會做;對於該下的決定,不是拖拖拉拉,就是老做些奇怪的決定。難道,專案經理就只要出張嘴,指揮屬下東做西做,自己什麼事都不必做嗎?專案經理未免太好當了吧!

專案經理的職責

相信很多人都跟莎拉有一樣的疑問,為什麼專案經理總是說得比做得多!筆者在教授專案管理的課程上,常會半開玩笑地說,如果你的專案經理老是在聊天,那他是正在做他應做的事!

每一艘船都會有一位船長,而且只有一位,他站在船上的制高點,遙望目標,指揮全船以最適當的方式朝目標前進。他隨時監控船艦目前所在位置、前方氣象及水流變化、船員與油料狀況,對航程隨時做最適切地調整,使全船得以在原訂目的地安全靠岸下客或是卸貨。船長不必下至機艙管輪機,不需要定期檢查甲板上貨櫃是否有拴緊,當然更不必站在甲板上灑網捕魚。他要做的事,基本上,就是出張嘴下達指示。
專案經理也是一樣,負責整個專案的成敗,指揮專案團隊以最適當的方式,達成專案預定的目標。他需要時時監控專案目前狀態,並與預定計畫相比,如有差異時,需要確實找出根本原因,下達適當的指令,將專案導回正軌。同時,定期監控風險項目,做好風險管理。專案經理是個管理職,不是技術職。著重的點在於管理,而非技術能力。因此,事必親躬反而不是專案經理的正事,出張嘴下達指示才是他的工作。「真的是這樣嗎?」也許,你很難相信!

管理迷思

就目前國內資訊業的慣例,程式設計師程式寫得好,升任系統分析師。系統分析師規格開得好,升任專案經理。技術能力永遠排第一,其他行業應該也是雷同,只要在專業領域上表現突出,就會被擢升為管理階層。因此,很難接受只開口說,不親自動手做的領導風格。
美國職業籃球洛杉磯湖人隊的柯比布萊恩(Kobe Bryant) 之球技,絕對比他的教練更為精湛;教練也一定只會在場邊指導,不會親自下場打球,但他還是需要聆聽教練的指示。顯而易見,問題不在於專案經理是不是只會說而不做,而在於專案經理說的能不能讓專案團隊信服!這,就涉及了領導統御的領域,身為專案經理該如何領導一個專案團隊,如何將團隊帶往正確的道路上。要取得團隊全體一致的信任,是不是只能靠威權呢?還是有什麼其他因素呢?

氧氣計畫

全球資訊產業巨擘Google 公司之所以成為全球員工幸福指數一直居高不下的理由,在於他們很用心地持續研究員工如何才能具有生產力與幸福感。為了瞭解為什麼有些經理的效率特別高?一個好的經理到底需具備哪些關鍵特質?人力資源部特別花了一年的時間,在大量的資料中不斷地做各式分析與歸納,最後總結出八點成功經理人的特質,其重要程度依序如下:

1. 當一位好的教練(Is a good coach)
2. 適度授權, 讓團隊有自由決策空間(Empowers the team and does not micromanage)
3. 關心團隊成員的前途及個人福利(Express interest in and concern for team members’ success and personal well-being)
4. 注重生產力與最終成果(Is productive and results-oriented)
5. 很會溝通,懂得傾聽與分享資訊(Is a good communicator-listens and shares information)
6. 助團隊成員做好職涯發展(Helps with career development)
7. 能給予團隊清楚的遠景與策略(Has a clear vision and strategy for the team)
8. 有足夠的關鍵技術能力可以幫助他給與團隊意見(Has key technical skills that help him or her advise the team)
這八點中,沒有一點提及經理要能與團隊成員一起親力親為,或是帶頭示範以身作則,這結果非常值得深思!

深入探討

排名首位的特質為當個好教練,意味著專案經理需要有慧眼能發現每個人的長處,並放在適當的位置上;要有鷹眼能看到細節,發現可能的缺失,即時改善。身為教練,實做不一定會比較好,但是一定要懂得比較廣泛而深入,要能說得一口好菜!

懂得授權,其重要性更是緊接在後。人做事的動機,來自有主控權。想想蒙古烤肉這類型餐廳,顧客自己挑肉品、調味料、配菜,廚師只負責炒熟,通常味道不會太好,畢竟顧客不是專業,比例總是抓不對;但是沒有人會抱怨難吃,因為是自己的選擇。放手讓團隊自主管理,團隊會因為自己的選擇而全力投入,效果絕對會出乎想像。

排名第三是要關心團隊成員的生活與福祉,而且要讓成員感受到你真誠、不虛假的關懷。這就很難有個明確說法,到底需要多深入至專案成員的生活。可以確定的是,單單維持工作關係是不夠的。隨著電子產品的蓬勃發展,人與人之間的感情似乎也越來越淡,制式化的罐頭問候貼圖,以0 與1 的形式,藉由網際網路傳輸,少了屬於人性的溫度。回想古老時期,似乎要美好許多,譬如早期松山菸廠(台北松山文創園區)附設有托嬰中心,讓員工可以把家中嬰幼兒一起帶來上班,由專人照顧。回家前,還有澡堂提供熱水,讓員工可以洗完澡後,輕鬆回家。

還有一點值得注意的是經理的專業技術能力雖然重要,但僅排名第八。這意味著單靠技術能力強,不足以成為有效率的經理人才;還有七項更為重要的特質,排列其上。這同時也引出了國內目前在人才培育上的一大缺失,那就是,我們缺乏技術專業人才的升遷管道;技術能力強的員工,不一定只能升為管理職,應該還有技術職管道。

結語

專案經理是可以只出張嘴,但是要說得讓所有團隊成員信服。當你擁有越多成功經理人的特質,你就越有條件用說的領導一個團隊。雖然許多文獻資料認為領導統御是一門藝術,這項軟技巧跟先天個性有關,後天很難學得來。然而,最近非常暢銷的一本書《被討厭的勇氣》,其作者岸見一郎卻認為,與其說性格是天生不能改變,倒不如把它看成一種生活態度,一種對事物的看法。那麼,只要改變看法,就可以改變個性了。美國普立茲報導獎得主紐約時報記者查爾斯杜希格(Charles Duhigg) 在《為什麼這樣工作會快、準、好(Smarter Faster Bette)》中也提到,美國海軍陸戰隊庫拉克(Charles Krulak) 司令說:「我們從來不會告訴任何新兵他們是天生的領導者。我們會告訴新兵,領導能力是可以學的,那是一種努力過後的結果。」

有志於邁向管理階層的你,何不現在就列出你所缺乏的成功特質,逐項持續練習,直到這些特質都成為你的自然反應為止!

作者:鍾文武, PMP

作者簡介:
對專案管理具有深厚的理論基礎,同時在專案的執行上有超過20年豐富的經驗,尤其在大型應用軟體的開發與企業的流程改造專案。 學歷: 美國懷俄明州州立大學 University of Wyoming 電腦科學碩士(Computer Science)

經歷:專案管理學會 PMI Taiwan
   -協助推廣專案管理知識與技能
   -講授專案管理實務班與PMP考試輔導班

   中國文化大學 推廣教育部
   -講授專案管理實務課程

   美商電資系統股份有限公司 EDS Taiwan
   -擔任系統開發專案經理
   -參與企業內部軟體開發流程改造專案
   - 參與規劃政府大型數位化系統開發與建置委外標案
   - 擔任連鎖大型賣場台灣區整體資訊委外專案經理

   東森媒體科技
   -負責資訊系統整體規劃
   -制定相關標準作業流程
   美商洛克希德股份有限公司 Lockheed Ltd
   - 領導整合測試飛航管制系統前端雷達資料處理元件

著作: 學會專案管理的11堂課 – 增修版博碩出版社 2014年11月
   管理好輕鬆 博碩出版社 2012年10月
   waynechung88.wordpress.com
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專案經理雜誌第35期

本文摘錄自‎

只出一張嘴,就可以當專案經理嗎?

專案經理雜誌

2017/10月 第35期