在日本工作,同事不說出口的潛規則你懂幾條?

喜愛看日本職場劇的觀眾,因為受到充滿著熱血精神與理想主義情懷的劇情影響,對於在日本工作總抱持著一種憧憬與羨慕感。當觀眾時可以如此,但若有意或將要踏入日本職場的外國員工,就不能有著不切實際的幻想,以為工作狀況會如同日劇一樣美好。身處異鄉的工作環境,還是要主動了解異國文化、融入當地環境,讓自己快速適應,方為應變之道。

「但是,台灣與日本地理位置很近,職場文化也應該大同小異,不會差太多吧!」如果你秉持這種想法去日本工作,恐怕會受到不小的文化震撼。保聖那管理顧問公司副總經理郭德儀指出,台灣人與日本人雖然外表看起來很像,但隨著工作時間變長,就會驚訝發現彼此「怎麼差這麼多!」從求職、面試到實際工作,在日本工作究竟應該注意哪些事項?以下來聽聽專家與實際去日本工作者的說法。

近年來,隨著打工度假風氣盛行,以及高齡少子化下、人口短缺的日本對外國勞動力的需求愈來愈高,赴日工作已成為不少年輕世代的選項,但無論是利用打工度假機會尋求正職,還是自己在台灣透過各種求職管道找機會,宜先對日本企業聘雇文化有所了解,否則很可能在初選階段就被淘汰出局。

郭德儀表示,日本企業有「終身雇用制」的觀念,對於人才的招募相當重視,一旦聘雇新進員工,會視他們從進來到退休終其職涯都會為公司奉獻,對外國人亦是如此。日本公司會著眼長期規畫這些新人接下來數十年的發展與未來,但台灣普遍不存在終身職觀念,因而常在求職時出現落差。

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求職如同求婚 沒準備等著被打槍


「台灣人在日本企業面試時,被問到為何來應徵?10個人裡9個會說,因為我想待在日本,或者想要使用日語,這種回答是無法被日本公司接受的。」保聖那管理顧問公司行銷部門主管賴韋任明確指出,日本企業招募外國人時會想要了解:「為何你想應徵這個領域?為什麼你選擇我們公司?你對我們公司認識有多少?你可以貢獻什麼?」等更深入的問題,面試者若毫無準備,根本答不出來。

「我只想增加國外閱歷,找個工作有這麼嚴重嗎?」是很多台灣人的反應,但從日本人角度來看,終身雇用制對勞雇雙方都意味是一輩子的事。郭德儀巧妙用求婚作比喻,「如果對方問你,請問你為什麼想與我在一起?你的回答竟是因為你是女(男)生,所以我想與你結婚,而不是你這個人的特質如何,你覺得對方會滿意嗎?」

 

薪水與升遷 深受年資影響


日式與台式的履歷寫法也有很大不同。台灣人習慣「落落長」地介紹家庭背景與求學表現,但在日本可不吃這一套,著重的是求職者自己擁有哪些專長技能,先前職務的表現,以及如何貢獻在未來工作上,而且要根據不同企業蒐集資料,好好下工夫研究。如果應徵10家,就要準備10封履歷,倘若一封履歷投遍天下,企業一眼就會看穿,不可能有進一步面試機會。就像追求異性,把同一封情書一次寄給不同對象,缺乏誠意,根本不可能打動對方。

日本企業薪資制度則以「年功序列制」為主,基本上,待遇是以年資與年齡來計算,年紀愈大,進公司愈久,薪資與職位就愈高。這讓素來以能力與績效至上的台灣人難以適應。

郭德儀提醒,日本公司認為,員工進公司頭幾年要經過培訓才能發揮所長,給新進員工的起薪通常不高,而資深員工年資長,即使生產力變低,也可以拿比較多薪資,因為他一生都在為公司努力打拚,青壯年時期貢獻很多,所以要照顧他到退休;而台灣求職者不要認為自己學歷與專業佳、或者會說好幾種語言,到日本工作薪水不如預期而有挫折,因為日本企業的人力資源制度就是如此。

在人才培養方面,日本企業的職務分為「總合職」與「一般職」兩種。總合職類似台灣的儲備幹部,公司會透過職務及部門的調動,使員工對公司的各項業務有通盤的了解;一般職則是以行政事務為主,替代性較高,不會任意調動。通常願意招募外國員工的日本企業,對他們有一定程度的期待,因此成為總合職的機會非常高;但即使是總合職,升遷同樣是看年資,不可能超越前輩升至更高的職位。

曾在日本半導體設備廠工作兩年的Jean表示,這樣培育制度的設計對新人來說,優點是公司肯花時間與下工夫栽培你,給予不同單位的磨練機會;缺點是步調很慢,就算輪調也至少要三五年,升遷也是論資排輩,讓台灣人無法想像。說來說去,還是與日本公司的終身雇用制有關,一個員工既然能在同一家公司工作30年,三五年才換一個單位培訓,也就不足為奇了。

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交換名片見端倪 禮儀藏在細節處


日本人總是給人嚴謹與講究細節的印象,相較之下,台灣人則性格比較外放、較不拘小節,光從「交換名片」這件事,就可以看得出兩者間的差異。

在台灣大部分工作場合,對於名片交換沒有太多規定,日本卻不一樣,郭德儀一開始受訪就對記者說:「您是否注意到,我剛剛是特別繞過桌子,面對面與您交換名片?」日本人認為面對面交換才有禮貌,因為他們認為桌子就像一條線,隔著桌子交換名片,感覺雙方關係像被切斷,很不吉利。

還有,日本人認為,名片是一個人的代表,對待名片就像對待他們本人一樣,如果接過名片後,不看過就隨手放入口袋,是非常失禮的行為,台灣人對此並不以為意;但既然到日本工作,就要入境隨俗,千萬別犯了人家的大忌。

日本也是一個非常會替別人著想的民族,性格中潛藏著「主角永遠是別人」的想法。郭德儀表示,在結婚宴席上,台灣會將雙方家長安排在主桌,也就是最靠近舞台的重要位置,日本卻剛好相反,家長一定坐在角落不明顯之處,把重要位置留給賓客,而這樣根深柢固的觀念,也延伸在職場上,從請假這件事就可看得出來。

Jean指出,日本不但國定假期多,有薪假也比較多,台灣企業是工作滿1年員工有7天特休假,她的日本公司第一年就給員工10天假,第二年給20天。儘管如此,她卻發現日本人很少連休,不像台灣人會充分搭配例假或年假,完美享受漫長假期,日本人頂多休個兩三天,就重新回工作崗位上了。

為什麼明明有年假,卻不敢請?「因為日本人習慣替別人設想,同事都還在認真上班,自己卻用特休,這樣會給同事添麻煩。」郭德儀分析,日本人請假有「罪惡感」的來源。

察言觀色是基本 切莫亂問私人問題


在職場與日本人互動,溝通上必須要多花點心思,因為日本人善於隱藏內心的真實想法,不會把事情講得太明白。Jean以自身經驗舉例,她曾與一位主管共事,對方交代工作時始終不給明確指示,她只好不斷向其確認:「您是這個意思嗎?」「是要這樣做嗎?」主管仍未直截了當表示自己的想法和觀點,總是用一些似是而非的答案回覆,讓她經常要猜測老半天,覺得這樣實在很累。

日本人常會出於禮貌邀請別人,身為外國人也要懂得察言觀色,賴韋任表示,日本人有說場面話的習慣,比如有同事邀請你到家中吃飯,通常只是為了不要破壞氣氛說的客氣話而已,萬一馬上答應,對方反而會困擾。到底怎麼分辨是真是假呢?「其實只要笑笑說好就可以了,如果對方堅持,你拒絕幾次之後,他仍然不斷邀請,或者把時間地點說得很具體,這時可確定對方是誠心的。」

最後,日本人非常注重個人隱私,某些台灣人覺得是好意的祝福話語,聽在日本人耳中可能會不舒服。郭德儀舉例,台灣公司若有員工懷孕了,老闆主動問她是男是女,打算怎麼作月子,員工會覺得很窩心;但在日本剛好相反,「員工會覺得,關你什麼事,怎麼問這麼多?」

Jean也有切身的體驗。同部門的女性主管有小孩,工作兩年多來,幾乎從未聽她對同事講過小孩的事,頂多說今天提早下班要去接小孩,或小孩生病要請假等,「同事互動就是公事,很少過問彼此家庭狀況,界線還滿明顯的。」這對沒事就愛掏心掏肺的台灣人來說,很不可思議;但在異鄉工作就要尊重對方文化,千萬要謹言慎行,別變成日本同事眼中的失禮台灣人··· 閱讀完整內容

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同事不說出口的潛規則你懂幾條?

趨勢贏家特別版

2017/11月 第49期