懂得時間管理比天份更重要

上帝是公平的,每個人每天都有24 小時,如何運用時間如同如何運用生命,把握睡眠,管理時間矩陣、善用數位工具、避免無效學習、杜絕壞習慣,你的人生從此不一樣。

/曾文哲
「時間」可說是天底下最公平的其中一件事,每個人的每一天都是24 小時,不管你多有錢,一天也不會變成48 小時。然而,如何運用這24 小時,每個人卻有很大的差異。有些人將時間花在發呆、玩電動、躺在床上一整天,有些人則是花在投資自己。

以中學生來說,大家準備段考的時間都是一個半月,有些人拿滿分,有些卻不及格。或許大家會說天分占了大半,但就拿建中、北一女等明星高中來說,大家國中會考的分數都極為接近,其實都很優秀,但第一次段考後差距馬上就拉開,這就是有沒有做時間管理的差異。

世界上最划算的投資莫過於「投資自己」,讓自己持續成長。不管是看書(學習新的知識)、研習(學習新的工作技能)、運動,都能讓自己心理或身體越來越強壯。

就像一樣手上有100 萬元,如果每年花10 萬元享樂,10 年後就一毛不剩。相對地,如果把錢投入一檔年報酬率7%的基金,根據複利法則,10 年後就會變成200 萬元。把時間花在投資自己,是一門永遠穩賺不賠的生意。能不能有效利用時間,才是決定實力的關鍵。

把握睡眠才能掌握時間

避免睡眠不足,陷入惡性循環

要好好利用時間,第一步是避開睡眠不足的惡性循環,這可是孩子學業成績的隱形殺手,往往被大家忽視。學生在學校精神不好,上課吸收效率就差,如果晚上還去補習班就更慘,折騰了一整天,哪有精神念書呢?

有些人會反駁:「晚上念書時間都不夠了,哪有這麼多時間睡覺?」

這是我們常犯的錯誤,就如同樵夫的寓言—有位樵夫拿著鈍掉的斧頭砍樹,怎麼砍都砍不斷,旁人問他怎麼不停下來把斧頭磨利,他說:「樹都砍不完了,哪有時間磨斧頭呢?」帶著一顆不清楚的腦袋到學校、補習班上課,怎麼學都會學不好。

也就是說,理想上每天應該睡8 小時,另外16 小時的時間是清醒的,可以拿來工作、念書,或與家人相處、玩樂。如果睡眠不足,這16 小時就要打折扣。即使人是清醒的,做事效率也有落差。假設白天精神不佳導致做事或念書效率只有75%,那實際可運用時間等於只有16×0.75=12小時,足足浪費了4個小時,一週就浪費掉一天的時間。

大家應該都有過這樣的經驗:坐在教室裡昏昏欲睡,老師說什麼都聽不進去,又不好意思直接趴下來睡覺。時間等於完全浪費了,你的確在上課,卻沒有學到任何東西。尤有甚者,精神不佳可能會讓你算錯題目,或做出錯誤決定。在收視率極高的美劇《紙牌屋》裡有一段是年輕帥氣的明日之星—魯索議員接受電臺訪問的片段。他當時要競選州長,但遭同袍設計,誘使他前一天晚上喝很多酒,隔天早上在精神不佳的情況下受訪,結果因此說出爭議性言論,最後導致州長夢碎。

把握午休,增進睡眠品質

我們真正的學習時間必須扣掉這些「無效學習」時數。算算看,如果一天上課有4個小時在恍神,一週下來就是20 小時,一個月就是80 小時,相當驚人。這也是為什麼很多人花了很多時間上課、念書,成績卻沒有任何進步,因為太多時間在「放空」,拉低了整體學習效率。

如果前一天晚上真的睡不飽,例如失眠或趕作業,那一定要把握隔天的午休。許多研究都已證實,些許午睡能大幅提升工作與讀書效率。15分鐘的午睡效果遠勝晚上的15分鐘睡眠,只要中午休息片刻,下午精神都能大幅改善,非常划算。建議大家中午不要拿來念書或跑社團,把握時間好好休息。

至於晚上,也要有好的睡眠品質。如果一天熟睡的時間比別人少1小時,1個月下來等於浪費了30小時。擁有好的睡眠品質是拿下好成績的一項關鍵。以下幾點是大多數專家的共識:

1. 睡覺時減少燈光曝露

人體會根據位於視網膜的感光細胞傳入光線(主要是藍光)的資訊,來校正生理時鐘,維持在24小時左右,因此夜晚的人工燈光,包括手機的藍光,都會干擾睡眠。當然有些人睡覺時怕黑,一定要留些燈光,但目前的建議是能少開一點燈就盡量少開,對睡眠會有助益。

2. 入睡時間不要差異太大

人類內建的生理時鐘週期比24小時稍長,因此搭往東邊飛的飛機時,時差會更嚴重。而人的生理時鐘在一天中手動調整的極限是1小時,若兩天的入睡時間差超過1小時(例如昨天11點睡,今天12 點半),就會影響睡眠品質,因為我們的生理時鐘無法完全調適。

3. 避免長期熬夜

如果你是學生,不要長期熬夜念書或打電動。如果你是上班族,盡量避免長期上夜班。曾有一項針對護理師的大規模研究,結果顯示長期上夜班會提高乳癌及大腸癌的發生風險。長期熬夜不僅容易造成慢性疲累,對於健康狀況是真的會有影響的。

4. 避免睡前攝取咖啡因或抽煙

這部分每個人體質差異很大,有些人特別敏感,有些人則沒什麼影響。然而,不管是咖啡因或尼古丁多少都有提神效果,勢必會影響睡眠,只是程度多寡的差別。除了興奮中樞神經,咖啡與茶(甚至可樂也有咖啡因)等含咖啡因食物還有利尿效果,容易讓我們在半夜頻頻起來上廁所,這也會中斷睡眠,降低睡眠品質。

時間管理矩陣


一天只有24 小時,我們想做的事卻無窮無盡,如果要獲得最高的效率,我們必須管理好自己的時間。保持好的睡眠習慣與品質可以增加清醒的總時間。在這些時間中,我們則要設定事情的優先順序,才能提升時間利用效率。

近年來有學者用「矩陣」概念幫助我們做出判斷—成功學大師史蒂芬.柯維(Stephen Covey )提出「時間管理矩陣」的概念,用「急迫性」與「重要性」將事情分類。

「急迫性」指「是否必須立即處理」,「重要性」則代表「對人生目的和價值觀而言是否重要」。由這二項因素2×2,可形成四個象限。

第一象限是「急迫又重要」的事,例如要在期限內完成的工作,或是會危及健康的緊急狀況等。

第二象限代表「重要但不急迫」的事,如學某種技藝、親子關係等,這部分通常需要長期累積或經營,雖不急著馬上做,但長期來說非常重要。

第三象限則是「急迫但不重要」的事,往往對別人重要,對自己卻不那麼重要,也是最常犯錯的地方。因為急迫,因此容易產生「這件事很重要」的錯覺。例如突然響起的電話或突然到來的訪客,雖與自身目標無關,但不馬上完成又怪怪的。

第四象限屬於「不急迫也不重要」的事,主要是一些浪費生命的「逃避」行為,比如觀看沒內容的節目或在辦公室放空。
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big大時商業誌 第64期

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懂得時間管理,比天份更重要

big大時商業誌

2021/第64期