有人想進辦公室、有人想在家,領導者只能擇一嗎?

後疫情時代的工作模式


進辦公室,不再是上班族唯一的選項了。企業如何從疫情的衝擊中學習,考量工作性質、公司目標、團隊和員工的需求,摸索出合適的混合工作模式?

(口述 / 徐瑞廷,整理 / 韋惟珊)
隨著疫情起伏,許多企業從讓員工在家上班,轉向討論後疫情時代的工作模式。在家上班的確有好處,比如不少員工喜歡工時和地點彈性,也藉此累積線上工具的使用經驗,但領導者依然困擾於如何在遠距狀態下,保持團隊關係和維護創造力。

決定上班地點前, 先設身處地替員工想

可以確定的是,所有人都進辦公室上班,不再是唯一的選項了,混合型(hybrid)工作模式正在興起。如何從疫情的衝擊中學習,調整出更適合團隊的工作模式?BCG觀察不同產業的公司,分為3種未來工作模式,提供領導者判斷和選擇的依據。

1.全數進辦公室:和疫情前一樣,公司成員都需進到辦公室,但也可能採A/B班分流到公司上班。

2.部分遠距工作:一周固定幾天,成員一起進公司,其他時間採遠距工作,或由員工決定是否遠距。

3.遠距工作為主:每月或每季進公司開會;只在專案期間或旺季進辦公室;也可能直接捨棄進公司。

哪種模式最適合你的團隊?領導者需要考慮3件事。首先是「工作性質」,BCG觀察,創造性和協作性愈高的任務,愈需要碰面討論,像是新產品發想和策略計畫;而獨立性和重複性愈高的任務,愈適合遠距執行,例如整理財務報表和處理行政作業。

再來,確認「公司想達成的目標」,之所以想改變工作模式,是為了減少辦公室使用空間、省下租金,還是想藉此給予人才足夠的自由,好從人才爭奪戰中勝出?兩種思維對應的選擇會完全不同。

最後思考「團隊和員工的需求」,建議領導者以部門或專案團隊為單位,探詢單位成員的共通期待,是傾向到公司還是遠距?因為彼此是最常交流合作夥伴,在工作模式上最好有一致的規則,避免過度彈性和分散,降低合作成效。一間公司建議最多只採2∼3種規則,以免複雜的規定增加管理成本。
不確定是常態, 定期實驗、更新工作方式

去年許多公司才突然從實體工作走向遠距,各種改變不僅臨時,更充滿不確定性。BCG從大企業的腳步中,總結3個成功經驗,幫助你的組織更順利地過渡到新的工作模式。

1.別把話說死,工作模式隨時可調整:儘管像Salesforce和推特(Twitter)已公開承諾永久改變工作模式,但許多領導者仍無法做出明確的決定。不如別把新的工作模式視為永久規則,先挑一個單位實驗,每季檢視和調整,找到最能保障團隊生產力和創意的工作模式,再推廣到整個公司。跨部門或是跨公司的經驗交流,也有助於團隊適應變化。Slack、Fortune、BCG等5間企業合作成立「未來論壇」(Future Forum),交流推動變革、重新構思工作模式和領導力、使人才和企業變得更好的經驗,幫助彼此的團隊更快進化。

2.思考福利和制度的公平性:盡量讓遠距和在公司的同事,感受到一致的待遇。比如領導者可能無意識的只找在辦公室的成員開會,或是僅提供到公司的員工免費午餐,都可能讓在家工作者認為被冷落。

3.準備足夠的配套措施:有了新的工作制度,不可避免需要開發新的技能。例如新員工隸屬於遠距為主的團隊,如何讓公司其他人有機會認識他?主管要思考如何遠端提供日常指導,進而提升領導和管理的能力。

另外,辦公室也可能需要重新設計。不少公司將辦公隔間改為開放空間,方便回公司的人開會,有些企業則決定縮小總部的辦公室規模,在鄰近城市成立更多「衛星辦公室」,減少員工往返負擔,也降低市中心的開銷。

5個配套措施,協助員工接軌未來工作趨勢


當疫情趨緩,除了制定是否回到公司上班的規則,組織還可以提供以下5種支持措施,才不會讓員工感到無所適從。
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經理人月刊第202期

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有人想進辦公室、有人想在家,領導者只能擇一嗎?

經理人月刊

2021/第202期