學會使用高效的番茄工作法

Mary在大學時期養成了一個不好的習慣,平時把任務一再推遲,總是自我安慰:「沒關係的,還有時間的啦!」到了時間快要截止的時候才開始拚了命地趕。大學時期的Mary發明了一套自己的學習方法:平時上課滑手機、作業隨便弄,然後到了期末考試臨近的時候通宵複習,窄窄的抽屜裡堆滿了各式各樣的袋裝咖啡。
靠著不錯的頭腦,Mary的成績還算過得去。她甚至開始沾沾自喜,對室友說:「看吧,我平時不用學也能拿及格分。」表面上Mary輕輕鬆鬆,其實背後卻付出了很大的代價。因為平時沒有認真聽教授講課,導致很多基礎知識都弄不明白,只能自己上網查資料,常常累得筋疲力盡,甚至有時候通宵複習,沒有一點休息的時間,身體幾乎撐不下去了。

最可怕的是,Mary把這種不良習慣帶到了工作中。每天上班時間優哉遊哉地逛網頁、做其他的事情,到了臨近下班時間便開始瘋狂趕任務。當同事們梳理一天的日程,準備回家的時候,Mary還在孤身奮戰,有時候要加班到很晚。

Mary很不解,「我都把休息的時間用來工作了,為什麼還是效率不高呢?」

生活中有很多像Mary一樣的人,他們在片刻的沮喪和懶惰之後會全身心地投入到工作中,但工作對他們並不客氣,在緊張急迫的情況下完成任務的品質並不高,而且身體上幾乎是殫精竭慮、非常疲憊。

這種「把大規模任務集中到一起解決」的工作方式並不值得提倡。人的身體並非機器,在一段時間的緊張運轉之後是需要短暫休息的。而那種「放任自我式」的長時間休息也不科學,「勞逸結合」其實是一件很值得考究的事情。

「番茄工作法」就是一種很好的方法,幫助人們在工作與休息之間找到那個平衡點,最大效率地完成任務,且不會過於疲憊。

「番茄工作法」是由法蘭西斯科‧西里洛創立的一種時間管理的方法,這個方法早在一九九二年就問世了,至今為人們傳承。其特點是簡單易行,非常容易理解和實踐。具體來說,「番茄工作法」的內涵是:選擇一個待完成的任務,將番茄時鐘設置為二十五分鐘,專注工作,中途不允許做除了工作以外的其他任何事情,直到時鐘響起,然後在紙上畫一個*表示休息五分鐘,如此輪迴四次可以多休息一會兒。如果中途不得已被打斷,則需要重新開始計時。

你或許會好奇:為什麼「番茄工作法」有如此神奇的魔力呢?其實,這與我們人體的運行機制有關。當我們開始做一件事情的時候,注意力呈曲線狀,等到過了最集中的那個點注意力就很容易被外在因素分解,此時就需要片刻的中斷,然後開啟新的一段努力,第二十五分鐘就是那個最合適的時間點。
「番茄工作法」有以下好處:

提升注意力,勞逸結合

看上去無邊無際的任務總讓人感到壓力巨大,而在「番茄工作法」之下,你只需要集中精力做滿二十五分鐘,是不是變得容易多了?

減輕焦慮感,加強決心

越是繁冗複雜的任務越是讓人心生焦慮,而「番茄工作法」可以有效改善這一點。你的心中會始終有個信念:只要我按部就班地做下去就一定可以完成任務,原本規模浩大的目標被支解成了一小段一小段,只要完成了眼下的二十五分鐘就會感到成就滿滿,焦慮感於無形中消失了。

改善任務流程,減少干擾因素

在平常的學習或工作中,難免會被身邊各種各樣的事物打擾到,而「番茄工作法」其中有一項機制就是:當任務不得已被打斷時,終止計時,重新開始一段番茄時間。試想:二十五分鐘本就是一個不算長的時間,一般人是願意排除周圍一切專心致力於工作的。

盲目地付出精力有時候會適得其反,瞭解人體規律、科學地制定工作方法才是我們應該做的。「利用時間是一個極其高級的規律。」恩格斯如是說。

需要注意的是,「番茄工作法」中提到的時間長度設置並非要固定不變,二十五分鐘只是一個建議時間,每個人可以根據自己的工作習慣和體能狀況調整。 計量時間的工具也不一定要用專門的「番茄鐘」,可以用普通的時鐘、手錶或是沙漏,但不建議用手機。現代人接觸手機太過頻繁,造成了依賴性,而「番茄工作法」的作用之一就是,幫助我們避免手機等干擾因素。

保持辦公桌的乾淨整潔


「桌子好亂啊,很煩躁,都不想工作了。」

「唉,周圍全是雜物,頭腦裡也是一片混亂,不能靜下心來思考問題了。」

不知道你是否經常發出這樣的感慨:辦公桌上堆滿了各種雜物,水杯、筆筒、衛生紙,甚至還有沒來得及丟掉的便當盒。這些雜物占據了我們的空間,干擾著我們的工作。

事實證明,混亂的環境會瓦解人的意志,使人變得煩躁不安,做事效率低下。相反,乾淨整潔的辦公桌會讓人心情愉快,從而以更積極的精神風貌面對工作。網路上有一句話:年輕人打掃房間不僅僅是為了乾淨,這背後的邏輯還有「爽」。而我們每天近距離接觸的辦公桌,更是重中之重,乾淨整潔的辦公桌給人井井有條之感。

Y是一名自媒體公司的編輯,每天的工作除了審稿和寫文章之外,還要整理和分析後臺資料。Y平日裡沒有勤收拾辦公桌的習慣,同事給的聖誕蘋果,吃完後包裝、禮盒就丟在桌上,街邊掃碼送的小禮品、前幾天拆開的藥盒,還有許多紙質的文件,也胡亂堆放著。一個星期下來,桌面上堆滿了雜物,甚至挪動鍵盤都不方便。

Y看到這亂糟糟的辦公桌就心煩意亂,更別提集中精力工作了,業績也是一塌糊塗。窘境中的Y下決心改變現狀,他挑了一個風和日麗的日子,把桌上堆積的垃圾和無用檔全部清理掉,清清爽爽的桌面讓他的心情頓時明朗了起來。

極簡生活能讓人把精力放在重要的事上,收拾辦公環境能夠讓人集中精力,提升效率,不至於為了找東西而耽誤時間。

在日常生活中,如何保持辦公桌的整潔乾淨呢?

‧ 各種檔案、書籍分類擺放。
‧ 用收納工具整理文具,諸如筆筒、書擋、資料夾等。
‧ 定時篩選、丟掉廢棄紙質文件和其他垃圾。
‧ 保留必需物品,其他的全部扔掉或者贈送給有需要的人。


其實這幾點建議都涉及一個概念:斷捨離。日本雜物諮詢家山下英子認為,所謂「斷捨離」就是通過收拾家裡或者工作場所的雜物,也整理心中的雜物,從而讓人生變得開心和放鬆的方法。顯然,開心和放鬆的狀態更有助於我們集中精力工作。
斷,指的就是斷絕那些不需要的東西。比如網購額外的贈品、化妝品包裝盒等等。這些與工作無關的東西不應該出現在辦公桌上。

捨,就是要捨棄多餘的廢物。比如過期的檔案、用不到的文件資料,放在桌上也是徒占地方,不如直接丟掉。

簡單來說,「斷」就是拒絕一些物品進入辦公場所,而「捨」就是大膽地把一些物品丟進垃圾桶。

離,指的是脫離對於物品的執念。這是一個相對抽象的概念,我這樣說就很容易明白了:幾本工具書放在辦公桌上,總以為某一天查資料時會用到它們,所以一直捨不得帶回家。事實是,幾個月來一直沒打開過。

拋棄了對物品的執念才能獨立思考,理性地做出選擇,保持辦公桌上永遠只有必需品,可以最大限度減少對工作的干擾。打掃辦公場所、整理桌面,看上去只是清理物品,實則是與拖延之間的一種抗衡。雜亂的工作環境會分散我們的注意力,有時候忍不住要先收拾一番再開始工作,如果能在日常生活中就保持著整潔乾淨,就會省去很多麻煩。

小陳是一名普通的都市女白領,她有個習慣,就是每隔一段時間就徹底清潔自己的生活環境和工作環境,這種「殘風卷落葉」式的大清潔讓她的幸福指數常常飆升。在整理雜物的過程中,無數個日日夜夜積累的壓力得到釋放,與其說清掃是為了乾淨,不如說是為了治癒自己每天被拖延症和強迫症輪番轟炸的心臟。當她一打開辦公室的門,看到辦公桌前整整齊齊的景象,心中一片舒爽。

要知道,我們所做的這一切都是為減少拖延服務的。人只有在由內而外都舒適的環境下才能夠充滿激情和愉悅,從而迅速投入到工作狀態。保持辦公桌的乾淨整潔,本質上是對「斷捨離」和「極簡主義」的踐行。

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為什麼越重要的事越不想做?

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為什麼越重要的事越不想做?

舒婭

由 時報出版 提供