透過三步驟,解決工作上所有艱難與困擾

提升工作成果,良好的溝通要很重要。那麼,為了溝通順暢,需要什麼樣的思考方法,又該如何培養呢?這個問題的答案很清楚—從正確認識事實開始。

所有工作都從「認識事實」開始。不管是什麼行業、職務、立場,邏輯思考的第一步都是「認識事實」,這適用於每一個人。如果對事實掌握不足,就無法進行邏輯思考,溝通便容易出問題。想要溝通順暢,必須將事實正確傳達給對方知道,同時也要確認自己掌握的事實和對方掌握的事實。

所以,關鍵就在於正確認識事實,以及正確傳達事實。

傳達事實需要的三種技術

事實是你根據目的選出來的法則、案例、資訊和數據。這些事實往往都是模糊、零散的狀態。溝通時要把事實正確傳達給對方,需要「整理」、「分解」、「比較」這三項技術。只要能活用這三項技術,溝通問題自然大減,也能夠提升工作成果。

何謂「整理」?

整理就是「正確掌握每一件事實」。把事實一件一件分開來,正確掌握每一件事實的規模和內容,這就是整理。來看看具體的例子。


在思考商品A 的促銷計畫時,「在現有通路,商品A 的銷售額已經面臨瓶頸」這個問題是事實,「和B 公司合辦活動,招攬客戶,提升產品知名度」這項計畫也是事實,「總預算為300 萬日元」這個概算數字也是事實。

這些事實有大有小,舉例來說,「商品A 的促銷計畫」是一個事實,不過,這是「公司今後三年的事業策略」這個更大的事實的一部分。「商品A 的促銷計畫」和「公司今後三年的事業策略」都是事實。

換句話說,就像在收拾房間裡四處散亂的玩具,必須按照大小一一放進箱子裡。面對許多模糊不清的事實,要整理,就必須抓出每一件事實。這就是事實和整理的關係。

此外,我們也可以把幾個小事實整合起來,當成一個大事實來處理。

 

何謂「分解」?

分解就是「把大事實劃分成小事實」。依據某種角度,把「事實」分成幾個小組。


分解的相反詞是整合。大事實可以分解成幾個小事實;相反的,把這些小事實整合起來,可以還原成大事實。在事實的分解和整合之間,關係是可逆的。

舉例來說,在思考「以社會人士為對象的新商品行銷」時,從「總收入」的角度切入,就是一種分解的方法。按照「年收入未滿500萬日元」、「年收入500 萬以上、未滿700 萬日元」、「年收入700萬以上、未滿1,000 萬日元」、「年收入1,000 萬日元以上」來區隔,任何對象都會歸於其中一組,而且不會同時歸於兩組,這就是分解的法則。

在分解事實時,「沒有遺漏、沒有重複」是不二法則。

何謂「比較」?

比較是「把大小一樣的資訊放在一起比較」。也就是比較相同單位的事實。


舉例來說,如果要比較A 公司和B 公司的獲利情況這項事實,就要把「A 公司的營業獲利」和「B公司的營業獲利」放在一起比較。

如果是比較「A 公司的營業獲利」和「B 公司的最終獲利」,將無法得到正確的比較結果。關鍵在於,你拿來比較的事實,單位必須要一樣。

透過比較,兩項事實之間的差距就能清楚的呈現出來。舉例來說, A 公司比較自家公司的銷售情況:「現在的營業額」為1 億日元,「三年後的營業額目標」為3 億日元,兩者之間有2 億日元的差距。這麼一來,大家自然會去思考要如何填補這段差距,試著提出相關的計畫和策略,例如推出新業務,或是把資源投入成長性的業務。這就是事實和比較的關係。

經過這樣的說明,你現在應該能夠了解,所有工作都奠定於正確認識事實,以及整理、分解、比較這三項技術。把原本散亂的事實一件一件的整理,分組之後,重新排列再進行比較,可以協助你導出新策略、計畫、行動,讓你更接近「答案」。

接下來,我們再深入探討「事實」。

只要三步驟,奠定所有工作的基礎

先看圖3。這張圖簡單畫出事實和整理、分解、比較的結構與關連。

圖的左半邊是事實A,右半邊是事實B。把事實A 整理、分解之後,得到A1、A2、A3。事實A 是一個事實,從事實A 劃分成的A1、A2、A3 也都是事實。同樣的,事實B 也能分解為B1、B2、B3 三個事實。

接著, 比較A1 和B1、A2 和B2、A3 和B3。別忘了,先決條件是A1 和B1、A2 和B2、A3 和B3的單位要一樣。

以上就是事實和整理、分解、比較的結構與關連。

根據這層關連,可以看出兩個關鍵:

第一是關於事實A 和事實A1、A2、A3 之間的關係。剛才我已經說過,A1、A2、A3 是事實A 經過整理、分解之後得到的結果。如果我們把A1、A2、A3 相加,一定可以還原成事實A。寫成算式的話,就是「事實A =事實A +事實A2+事實A3」。如果這些分解而成的事實,加起來無法還原成事實A,有任何遺漏之處,就代表分解做得不正確。

第二是分解的方法。分解的時候需要一個劃分事實的主軸,如果沒有正確的切入角度,就不可能得到正確的分解結果。分解的基本原則是「沒有遺漏、沒有重複」。

落實「沒有遺漏、沒有重複」

「沒有遺漏、沒有重複」是分解的基本原則,在企管顧問界,這稱為「MECE」(Mutually Exclusiceand Collectively Exhaustive)。

「沒有遺漏、沒有重複」的概念可以協助我們,把整理好的事實依據有意義的主軸,有效的分解,之後才能夠正確進行比較。

一直以來,許多企管學者和企管顧問提出各種思考架構,以作為思考的工具。這些思考架構新舊流派為數眾多,其實都遵循「沒有遺漏、沒有重複」的概念。

舉例來說,行銷的基本架構「4P」,就是遵循「沒有遺漏、沒有重複」概念的典型範例。

思考行銷方法時,必須組合產品(Product)、價格(Price) 、促銷(Promotion) 、通路(Place)這四個要素,這就是所謂的「4P」。具體來說,必須從這些觀點思考:

● 產品有讓顧客願意付錢購買的價值嗎?

● 價格能讓顧客接受嗎?

● 廣告宣傳和促銷方式會讓顧客想購買產品嗎?

● 通路能適時把產品交給顧客嗎?

銷售方的能力和環境條件也得一併思考,在「4P」之間取得平衡,訂定行銷策略。將行銷策略分解成四個要素,沒有遺漏,也沒有重複。

再舉一個例子。「SWOT 分析」是分析環境、推導策略的有效分析架構,同樣也是遵循「沒有遺漏、沒有重複」的概念進行分解。

「SWOT 分析」可以用於許多情況,從企業擬訂策略,到個人處理工作,都能派上用場。

具體來說,「SWOT 分析」是從優勢(Strengths)、弱點(Weaknesses) 、機會(Opportunities) 、威脅(Threats)的觀點,分解企業(或個人)身處的環境,找出自己的長處和問題、助力和阻力。以這四種組合思考自己應該採取什麼行動:

● 優勢╳機會=積極攻擊

● 優勢╳威脅=差異化

● 弱點╳機會=加強弱點

● 弱點╳威脅=防衛

「SWOT 分析」的分解方式同樣沒有遺漏,也沒有重複。

整理:掌握每一件「事實」

做任何工作,都要先正確認識事實,再運用整理、分解、比較的技術。只要做到這些,幾乎可以處理所有的工作。正確認識事實之後,才能夠自由的發揮整理、分解、比較這三項技術。

以下就用一個具體範例來說明,你就會了解這個道理。

只靠三條規則,就讓會議大不相同

一份有說服力的資料,必須包含「證據」、「主張」、「論證」這三項要素。請看下圖。

我擔任企管顧問的一家企業,「制定了三條會議規則,開會時變得更有效率」—這個事實就是證據。

所以說,「只靠三條規則,就讓會議大不相同」—這是主張。

因為這三條規則「消弭難以發言的氣氛,形成自由開放的場合,讓對方可以暢所欲言」—這是論證。

這三條規則可以統整為一個大事實,也就是「這家企業的會議規則」。來看看它的內容:

● 規則①—不要批評

● 規則②—量勝於質

● 規則③—善用空白

這三條會議規則,分別以小事例說明:

「不要批評」代表「歡迎大家提出任何想法」、「在心裡也不要批評」。

「量勝於質」代表「計算提出多少想法」、「跳脫框架思考」。

「善用空白」代表「貼便利貼」、「把想法寫在白板上」。

在前面圖4中,「只靠三條規則,就讓會議大不相同」這個「主張」底下是規則的具體事例,也就是「證據」。至於圖表下方「消弭難以發言的氣氛,形成自由開放的場合,讓對方可以暢所欲言」的部分就相當於「論證」。

想要表達的主張、具體的事例,以及認為「消弭難以發言的氣氛,形成自由開放的場面,讓對方可以暢所欲言」的想法都是事實。最後一句「對方本來就有許多點子」相當於「論證」,這也是事實。

換句話說,事實有大有小,把幾個小事實整合起來,就可以當成一個大事實來處理。

正確認識每一件事實,再整合成容易處理的大小,就算整理完畢。

一言難盡的時候,就將事實分組

不管是任何工作,都可能會有多種見解和想法,也常常有新的點子隨機出現。原本想用一句話來描述每一件事實,卻覺得很難做到。也就是說,要了解每一項資訊的重要程度,整合成容易處理的大小,順利解決問題,其實並不容易。

不過,即使沒辦法簡單用一句話來描述每一件事實,我們可以將事實分組,以更大的單位,掌握每一組事實。只要能從每一組事實中看出主要的主張,就能掌握更大的事實。

即使是廣泛的問題或格局很大的問題,只要我們耐住性子看清事實,依序處理每一組事實,不管面對的是什麼樣的困境,都能迎刃而解。

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big大時商業誌 5月號/2018 第22期 (問題解決術)

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問題解決術

big大時商業誌

2018/5月第22期