你的能力與價值,是否因為缺乏簡報力而不被看見?

02 以終為始:方向不對,努力白費

很多同學都有這個經驗:被交辦了一個簡報的任務,接著準備了好些日子,甚至還要熬夜早起準備。終於到了報告的那天,上台時卻講得零零落落,講完後還被主管或客戶說:這不是我要的,你幹嘛準備這個?每次聽到這個情景,我都覺得滿替他難過的。明明這麼認真準備,為什麼就是沒有打中對方要的點呢?

我上課的時候常問學生一個問題(請正在看書的你也一起回答):

如果你今天要去一個地方,選項有飛機、高鐵、火車、汽車、機車與走路,你會選擇什麼交通工具呢?

課堂上同學們會快速依照我所提問的選項指令舉手,通常是飛機和高鐵最多,你的答案是什麼呢?再想一想,是不是覺得哪裡怪怪啊,應該要先問要去哪個地方才對吧?是的,我每次在同學們舉手完就會說,其實我們要去的是巷口的7-11,最快的方法其實是走路。那為什麼大家都會先選擇飛機跟高鐵呢?因為在我們的印象中,這是相對快的交通工具。

簡報的盲點就在這邊,我們常常覺得簡報有一個(我們心中自個想的)模樣,於是就會努力的往「那個模樣」去準備,大家進入了找資料的環節,卻沒有去細想「我究竟為了什麼而簡報」。於是,我常常看到很多人在報告中呈現很多資訊圖表、詳細的資料與引用,但卻被聽眾認為非常無聊,甚至不知所云。

其實最重要的是我們要去思考:我要達到什麼目標?對方聽完我的簡報後要做什麼?這就是簡報的第一個心法─以終為始,如果一個簡報中沒有一個明確的目標,那就是一場失敗的簡報。

目標這件事不只體現在簡報上,生活中也很多例子。假設我帶我女朋友出去約會,我規劃了很多行程,每個行程都有必吃必玩的點。而我在路上不斷的思考和規劃下一個地方的走法,沒時間跟她講話,到了景點後就在趕行程,當她跟我說她有點累的時候,我卻跟她說我們還有很多點還沒玩到欸。你覺得她在這個過程中是很享受,還是很難過呢?

如果是這樣的約會,她應該會直接揍我一頓,因為出來玩的目的是要放鬆心情,要兩個人開心,出來玩只是為了達成這些目的的工具,而不是目的本身。

回到簡報來說,簡報只是讓我們達到目的的一種方法,而不是目的本身。這其中還有一個重點,那就是理解簡報的主要和次要目標。

有一次我去上Alex老師《一談就贏》的談判課,我跟同學分別扮演房東和房客。我們談判的氣氛很好,但最後卻沒有談成。因為我們兩個人都很在意彼此的關係,也在意價錢到底能不能更高/更低。其實我們都忽略了,目的應該是把房子出租/租下來,但我們卻花了太多時間在討價還價上。明明兩邊都是已經可以接受的條件了,但我們一直想要再多凹一點,反而最後兩邊都沒有達成。


簡報也是一樣,我發現很多人常常一開始做簡報就去找模板,找圖片,找資料。花費大量時間後,做出一個外觀真的很美,但內容不是大量文字的複製貼上,就是非常空洞或邏輯不對,這就是主要目標和次要目標設定的錯誤。

有效果的簡報:滿足聽眾的三大需求

針對不同類型、不同屬性的簡報,我們一開始思考的目標就不同,會產生不同的概念,甚至要給予不同的好處,才可能達到簡報的目的。

所謂的好處,即是滿足聽眾的需要,需要被滿足的好處不只是錢而已,我個人認為,簡報是否產生好的效果,關乎於滿足聽眾的這三大項:

1 利益

2 意義

3 情感

先說利益,這是跟自身或合作夥伴比較相關的,例如新產品能夠有什麼發展?市場多大?能帶來多少營收等等。如果是跟個人有關,也可以是自我的提升,或是用了這個產品能帶來什麼好處等等。

我對意義的定義比較公益,相對來說是跟全人類相關的。例如環保議題不會帶來立即的利益,卻是全人類共同關注的事,或是為偏鄉兒童募資等等,這就是意義。而情感比較是屬於用情感打動你的,例如家人、偶像、品牌、宗教等等。

這三者比較難分的是意義和情感,我的定義是,情感是渴望關係的,而意義只是希望對方變好。例如你資助家扶中心但可能不會去看望那個孩子,但如果你資助好朋友就是為了情義相挺。

特別要說的是,當你理解這三件事情後,你就會看懂為什麼對方能夠輕易說服你,如果同時照顧到了人的這三個需求,那麼這簡報一定是成功的。即便只是滿足兩個需求,也很容易脫穎而出了。但如果你一個點都沒有打到,那麼就很容易失敗。

簡報導航:目標行動檢核表

那麼,我們到底要怎麼設定目標呢?如果我說只要專注心法,你之後必成大師,你大概會恨我一輩子。所以接下來分享一個檢核表,是我參考很多大師和前輩大老做出來的導航系統。

導航的概念大家應該都很熟悉,只要你輸入目標,導航就會計算出你的距離和路徑。不過很可惜的是,在簡報的世界中,我們必須要自己思考。


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忘形流簡報思考術

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忘形流簡報思考術

張忘形

由 時報出版 提供