高效的秘密:停辦事項比待辦事項要緊

中國哲學家老子曾建議:「為學日益,為道日損」。這項建議雖已有數千年歷史,卻符合現代。減法不僅是人類的生存技能,也是方便我們面對資訊時代的生活秘訣。
人們都知道這個問題。我們常討論資訊疲勞和資訊過量,也會嘗試資訊節食(也就是科技節食)。但如果節食無效,我們或許會尋求「資訊清除」。

現代人常使用「資訊過多」(Too Much Information)這個片語,「TMI」縮寫不僅出現在簡訊和口說語言中,甚至進了舊媒體的字典裡。諷刺的是,TMI縮寫本身就充滿資訊,把原本需要按鍵盤二十次的流程濃縮成三次。

資訊過多威脅我們的精神健康,像是收到一連串電子郵件而感到厭煩,或在購物時面對太多選擇而不知所措。資訊過多也影響了正常民主制度所需的全民參與,民眾被太多或好或壞的資訊淹沒,因此很難把「訊息」和「雜訊」分開來。

我們可以系統性的考慮或了解每個候選人提出的政見細節,但我們在一個時間點只能處理一定分量的資訊和應付一個情況,意思就是:人們沒辦法一心二用。

減慢加法,忽略無效數據

不同於化石燃料或公共資源,「資訊」用之不竭。儘管如此,想讓資訊改善地球或其他層面,我們就需要運用資訊。除了整理之外,我們也可以減慢加法的速度。

無論目標是重建社會,還是管理電子收件匣,「 選擇」都要求我們分辨哪些是瑣碎數據,何為資訊。被垃圾信件過濾器攔下來的電子郵件大多都只是「數據」,而非「資訊」。
在某些案例上,數據和資訊之間的差異是由使用者決定。例如對大多數同事來說,一封警告「是誰把三明治留在茶水間的冰箱裡」的電子郵件,當然只是數據,最簡單的選擇過濾器就是:如果你用不到,那它就絕對不是資訊。

而在另一些案例上,問題不是數據或資訊,而是某一筆資訊是否值得被儲存。我們的減法能力能協助這些決策。

不管是書架、收件匣或大腦,刻意並定期對資訊進行減法,遠好過另一種下場,例如我們如果不睡覺,大腦會因負荷過重而效能降低。如果在清醒時不刻意選擇資訊,下場就是資訊過量負荷造成焦慮。
少寫筆記,自動修剪資訊

好消息是,若從心智儲藏室裡刪減一些資訊,思考能力就會提高,就像關掉電腦裡一個很耗費記憶體的程式,效能優化後,我們就能產生新知識,甚至將其提煉成智慧。

想在這方面更有效率,我們就必須像大自然那樣,同時採用加法和減法。當然,我們也需要對自己的心智模型添加細節、刪減一套系統中的諸多元素,把比較沒用的想法修剪掉,重要的想法就能成長茁壯。

「刻意進行減法」是上上策,但我們也可以將「資訊修剪」自動化。我最喜歡的一個生產力技巧,是少寫一些筆記,這就像把衣櫃裡已經一整年沒穿過的衣服全都丟掉。

你會被迫從「不重要的內容」中,過濾出「重要內容」。如果一件毛衣很有價值,我一定會常常穿它;如果一個想法值得被保存,我會常常想到它,不用筆記簿也能記住。

我現在還是會寫下待辦事項,這是為了整理想法,但會把更重大的想法交給大腦。打從我開始少寫筆記,就不再浪費時間整理一些舊想法,它們是我的潛意識本來就會修剪掉的內容。這讓我有更多時間處理好想法。我也不認為自己忘掉了任何重要的東西(雖然如果真的忘了,現在也不會知道)。

把瑣碎概念修剪掉,過濾掉比較沒用的資訊,也能保護我
我們試著把現況變成自己期待的模樣時,都忽視了精簡。
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商業周刊第1765期

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高效的秘密:停辦事項比待辦事項要緊

商業周刊

2021/第1765期