留白工作法

你不需要更多時間,而是需要更多空間。處在這一個永遠塞不滿的瞎忙過勞年代,每一個人都需要建立策略性停頓,用一分鐘思考時間,為自己創造並完成真正重要的事。

文/茱麗葉.方特

缺席的元素:我們偷偷渴望空間


我們的工作與生活的構成元素中,少了一樣東西,但還有可能加回來。

我小時候一直沒學會生火,畢竟那不是紐約曼哈頓人的核心技能。我是否學會在萬聖節搭電梯,一樓一樓玩「不給糖就搗蛋」?這還用說。我能否熟練折疊 Ray’s 披薩,在大快朵頤前,先讓所有的油流到餐巾紙上?三歲就難不倒我。還有,中央公園的垃圾桶與髒雪堆之間,那個五呎高的斜坡,我當然學會了靈巧滑下。然而,對於住公寓的小孩來講,除非真的快要世界末日,要不然你永遠沒機會學生火。

我在成長過程中,仍然沒學會這項技能。我交過熱愛戶外活動的男友,一度嘗試在海灘或營地與篝火為伍,但不曾掌握讓火燃起的能力。多年後,我生了三個小孩,有一次和先生帶著兒子,住進大熊湖(Big Bear Lake )旁的小木屋,地點離我們在洛杉磯的家不遠。那是一次典型的開車出遊,幾個小孩擠在後座,輪流玩兩個遊戲:「你寧願選哪一個?」(Which Would You Rather?;遊行過後舔街道或吃牙籤?)以及永遠受歡迎的加碼比賽:「這會痛嗎?」(Does This Hurt? )

那次的小木屋值得特別驅車前往,屋子有著巨大觀景窗,藏在一片美麗林子裡。此外,屋內有一個城堡般的石頭大壁爐,如果不燒點什麼,感覺實在太浪費。幾個孩子想到可以生火,興奮極了,跳上跳下,但不幸的是,我們沒木柴,也不懂生火,我先生又去鎮上了,也因此我和都市人一樣,碰上任何不懂的領域時,解決之道是找教練。

三隻小熊之家(Three Bears Lodge )鋪著蕾絲墊的桌上,放著一個小小的說明牌:如需柴火,請寄簡訊!十分鐘便送達。(牌子旁是名字一語雙關、令人難忘的地方資訊報《脊柱》〔The SpinalColumn〕。)我立刻拿出手機,想不到居然有訊號,我寄出簡訊,接著就像變魔術一般,柴火瞬間出現。

我們都懷疑,服務人員是不是就躲在角落待命。查理敲了敲門,一身裝扮像是伐木工,神態則很像天塌下來都不怕的衝浪愛好者。查理告訴我們母子,生火的時候堆成一層一層,最容易成功:先在壁爐裡放一點紙、一些乾松針,再來是幾塊火種,再加兩種木材─軟木很容易起火,硬木則燒得久。三個孩子點頭如搗蒜,複誦流程,摩拳擦掌,準備好要生火了。然而,查理忘了提到一個關鍵元素:生火需要空間
我們小心翼翼架起柴火,把世上能燒的每一種東西全放進去,接著丟入一根又一根的火柴,但二十分鐘後,火還是燒不起來,接著我先生回來了,瞄了一眼密密麻麻的木炭後,和善地抽走我手中所剩無幾的火柴,重新設計我們的火堆。他鬆開松針,撥了撥火種,接著把柴火堆成三角帳篷形狀,好讓氧氣得以自由流通,助長火勢。接下來,我先生只劃了一根火柴,火就燒了起來。孩子烤完一整包的棉花糖,我也學到寶貴的一課。

燃料之間要留空間,否則火燒不起來。

空間讓柴堆得以著火,一直燒下去。然而,我們在壁爐外的人生每一個領域,全都忘了這條自然的法則─工作上尤其忘得離譜。我們的行事曆塞得密密麻麻,毫無空隙,有如俄羅斯方塊破關後的最終螢幕畫面。我們腦中多到滿出來的事,流向數十個記不全的備忘錄app,缺乏讓火燃燒的氧氣。我們劃了一根又一根的火柴,急切地想要點燃自己,盡情燃燒。然而,如果要提升工作,我們真正需要的資源,其實是一丁點的喘息空間。

要是少了空間,我們便無法持續燃燒自己,無法拿出最佳的工作表現,也因此錯過改變全局的突破性點子。那樣的點子不曾大駕光臨,因為忙碌擋住了門。此外,我們錯過人生的緣分,沒機會認識別人,因為根本不存在交流的時刻。

如果要完整了解我們的損失有多慘重,可以想像元素週期表少了一兩格。假如氮或鈉莫名其妙消失,植物將失去顏色,萎靡不振,世上的每一根薯條也將永遠不完整。光是失去一樣東西,就會引發漣漪效應,整個世界都會受影響。這種事其實已經發生。隨著我們永遠強迫自己多做一點,便失去了自由的彈性時間,一天之中的緩衝時間被剝奪。開放時間的元素消失了。

過勞的年代


由於缺乏留空,我們讓自己在生產力幻象中奮力衝刺完每一天。我們不去管每件事究竟有多少重要性,反正就是得做,整天像陀螺一樣轉個不停。有空隙的每一秒都塞進工作,甚至和票一樣「超賣」,大部分的時間不只安排一件事。我們在非得馬上去做的催促下,承受四面八方的日常壓力。然而,我們似乎不可能找出時間,解決事情多到做不完的問題。就是這麼可笑,我們忙到無法想辦法減少忙碌程度,接著在凌晨三點焦慮到失眠,獲得一天之中唯一沒安排行程的思考時間。

典型的職場工作日缺氧情形,一般像這樣(請下背景音樂〈大黃蜂的飛行〉):手機鬧鐘響了,那是起跑的訊號。我們跳下床,一邊收信和瀏覽社群媒體,一邊差點踩到家裡的小狗或小孩。只有在幻想中,才有時間坐下來吃早餐。殘酷的現實是你一手抓了能量棒,另一手抓鑰匙,就出門了。接著一邊用膝蓋開車,一邊找播客節目,一邊趁紅燈停下時,檢查副駕駛座的小桌子上、當天第一場會議的PowerPoint投影片。下車後,衝進辦公室,加入壓力、恐慌與文書工作已經在跑的人流。即便在家工作,通勤時間較短,只需要從廚房移到工作的小房間,但不曉得為什麼,我們和其他的上班族一樣,依舊每天體驗著相同的瘋狂生活。
一天之中,有八小時、九小時、十小時(或是十二小時!),我們被大量的電子郵件、會議、訊息、報告與干擾所轟炸。只要停下一秒鐘,心中就會湧出不確定的感受,渾身不自在又焦慮。行事曆上有空白時─天啊,怎麼可以─我們塞進更多的待辦事項,堅定不移地認為,沒規劃行程的時間是一種浪費。我們整天忙得團團轉,最後奄奄一息地走回停車場時(或是回到住處),發出靈魂拷問:「今天忙了一整天,所以呢?

「忙得要死」到底帶來了什麼,我們通常毫無頭緒。我們每天早上醒來後,很努力要大放異采,但卻缺乏讓火大旺的空間。我們在潛意識深處想著:「要是能三思而後行就好了。」「要是開口前先動動腦就好了。」「要是再度上工前,能先休息一下就好了。」然而,我們辦不到,因為現代工作在我們耳邊擺著大聲公,催促我們往前走,只要中間稍微出現銜接的空檔,例如搭電梯或等電腦開機,我們就會拿起手機做別的事,填滿那個時間。你是否曾疑惑,為什麼加油站的機器要裝電視?因為加油站認為,萬一你在等加滿十二加侖的油時沒電視看,你會無聊到死。

此外,還有罪惡感的問題。我的客戶來自各行各業,不論其職稱或位階是什麼,有毒的莫名罪惡感都啃食著他們的心。我們感到內疚,居然還沒解決自己過忙的問題。我們內疚,誤以為只有自己長期進度落後。我們內疚太愛用3C 產品,抱歉沒能阻止海嘯。我們不停反芻思考,認為自己忽略了家人,也擔心弄壞身體。我們感到恐懼,因為這輩子不斷努力跑在前面,卻沒什麼成就,前方是漫長又空虛的未來。

敏蒂正是這種模式的受害者,我幫她取了「花生醬經理」的綽號。

典型的辦公室用品清單上不會有花生醬,但是對敏蒂來講,那個能隨手拿起的方正罐子,和耳機一樣不可或缺,因為敏蒂不吃午餐。這位雙眼炯炯有神的女性熱愛工作,她是頂尖的銷售員,販售營養針給無法進食的病患。敏蒂因為突破銷售目標,獲得升職的獎勵,但她卻告訴我,升官讓她的人生降級。

敏蒂的行事曆,先前只是風風火火,如今變成分秒必爭,否則會被土石流活埋。套用她的話來講,吃午餐像是「浪費時間的愚蠢行為」。敏蒂的辦公桌上,開始永遠擺著一罐花生醬,以免血糖過低。(太諷刺了,她的工作內容就是全力協助終端的使用者獲取所需的必要營養素。)

接下來,缺乏喘息空間明顯影響到敏蒂本人,她帶的團隊也受影響,與客戶交涉時開始出錯;敏蒂的健康亮紅燈,永遠在頭痛和失眠。團隊也一樣,明明奮發向上,擠出能工作的每一分每一秒,沒日沒夜地隨時在工作,但不管拚成什麼樣子,績效最多也就那樣。

皮特也一樣。皮特絕對懂火焰與氧氣的互動關係,他可是緊急救護技術員(EMT ),受過急救服務的訓練,和火打了三十年的交道。此外,皮特精通壓力管理辦法,平日負責執行「壓力免疫訓練」(stress inoculation ),協助現場急救人員逐步適應愈來愈困難的關卡,準備好接受生死一瞬間的任務。皮特也把相關技巧用在自己身上,認為就算碰上「會完全擊垮別人的複雜議題,自己照樣能挺過難關。」

然而,一間大公司買下了皮特擔任區域主管的小公司。新老闆帶來的龐大壓力,讓這個強大的男人也撐不住了。皮特開始一天收到兩百封電子郵件,緊迫盯人的上司會在星期日晚上十一點寄信,而且必須秒回。皮特表示自己的工作生活「有如洗牌一樣」,和家庭生活整個混在一起,最後因為壓力過大,呼吸困難,被送進急診室。我在輔導時,總會問相同的最後一個問題,而皮特的回答令我鼻酸。「你還有想補充的嗎?」皮特想了想後問我:「我只想知道一件事,這種日子有盡頭嗎?」

我遇過成千上萬的敏蒂和皮特。他們忙到爆,不管走到哪,都會一下子耗盡所有的空氣,一有空就塞更多事。這樣的人士,甚至大都不認為自己碰上問題,還以為工作一定就得那樣,心甘情願地接受。各位朋友,那就是最大的問題所在:我們同意這麼做,自己加害自己。

無所不在的忙碌


義大利的莫茁內(Motrone )有三十位居民─我家造訪的那星期,變成三十五個人。要去莫茁內的話,會先路過中世紀的城鎮盧卡(Lucca ),穿越蜿蜒的五哩路,爬上樹林那一側的陡峭山坡後,才會抵達。那條雙向通行的小山路只有一輛車那麼寬,雙向會車的時候,其中一台必須小心翼翼貼近林中,好讓另一台車通過。冰淇淋車一天來兩趟,最好祈禱別在路上碰到它。

招待我們的B&B屋主傑夫與珍妮,在我們抵達的頭一晚,邀我們共進晚餐,也在用餐時刻分享他們的故事。傑夫十一歲時,離開英國的母親,跑到紐西蘭和爸爸住。傑夫當年是搭船去的,在海上待了七星期。有一天,他站在甲板上,覺得好孤獨,熱淚開始湧出。船上一名乘客要他振作:「孩子,別哭了,吃下這顆蘋果。」傑夫照做,也在那一刻長大了。

傑夫學會抓袋貂,一隻兩先令。很快的,同齡人中只有他闊氣到能在街角商店買奶昔請女生喝。傑夫嘗試過各行各業,但在某次造訪時愛上義大利,感到這才是他這輩子真正該做的事。傑夫在莫茁內當起農夫,和珍妮一起飼養羊、鵝和蜜蜂。

在莫茁內的超迷你村莊,沒有任何商店或餐廳。屋主夫婦早上七點就開始忙個不停,大喊救命,一直要忙到晚上七點。事實上,傑夫開車帶我經過危險的山路去採買火腿與起司時,一路上還在查看手機(沒錯,那條連會車都有問題的路),喃喃自語著:「今天忙死了,忙死了。天啊!忙得要命!」

忙碌無所不在。

海內外的人都很忙,男女老幼都很忙,甚至不管有沒有在上班都很忙。有一次我在休士頓演講,一名容光煥發的年長女士於會後找我說話。她所經之處,濃烈的香水味四溢,有如香奈兒的噴藥飛機降下煙霧,但她的行為舉止十分迷人。女士說我講的話振聾發聵,她已經努力慢下生活好多年,卻一直沒成功。我問她從事哪一行,怎麼會這麼忙。女士露出大大的微笑,有點自嘲地笑出聲:「喔,我退休了!」

經濟學家茱麗葉.修爾(Juliet B. Schor )大書特書我們的生活與工作是如何處於消費主義與時間壓力的陰影下。修爾認為我們選擇過著「表演式的忙碌」人生,1再也沒有「他們」在逼迫我們。從企業高層到綿羊農場主人,再到退休人士,我們已經完全內化了往前衝的步調與壓力。不論走到哪,我們會自動逼自己。然而,即便多數人被灌輸絕不能停下的觀念,但我們心中有一個小小的渴望:有一個好小好小、幾乎聽不到的聲音在說,請給我時間思考,一分鐘就好;我需要一分鐘的喘息時間。而有的時候,我們會獲得意外的啟發。

對待沉思的態度


想像一下,今天是星期日,沒有太多要補做的工作,可以專心把心力放在週間不可能做的困難任務。上班日太匆忙,要處理客戶的問題、回應客戶的需求,但太好了,今天孩子不在家,出去和朋友玩了。你的收件匣凝結在時光裡,四周靜悄悄的,宛如教堂。一旁沒有同事,也沒有任何干擾,你停下來整理思緒─因為這一刻你能這麼做。接下來,你展開一種非常特殊的工作,真真正正的工作。那種工作長期被排擠,因為你每天忙著處理危機、會議與緊急需求。這是你通常會在正式的工作日結束後,才會做的工作。

在這個不受干擾的環境中,你有空間思考,可以三思後再採取行動。你仔細思考問題,一旁沒人探頭探腦。當身體需要休息時,你便休息。心流的感覺太美好,僅僅兩小時過後,你起身伸展一下,原本需要週間好幾天才能解決的事,這下子搞定了。也難怪你火力全開,畢竟氧氣充足。

我們在平常的工作日,依舊可能捕捉到這種星期日的感覺。唯一需要做的事,就是多給自己一點思考的空間,奪回讓自己燃燒的能力─或是首度發現這樣的能力。第一步是主張「思考是值得花時間做的事」閱讀完整內容
big大時商業誌 2023/3月 第79期

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