閣員告白:政府KPI如果玩假的乾脆廢掉!

要改革政府,究竟有多困難?五十一歲的陳吉仲,本來是農家子弟出身的農業學者,積極投入社會運動,兩年前,《商業周刊》開始體檢政府KPI(關鍵績效指標),他就參與評審作業。一年前,他接任農委會副主委,當時,他滿懷雄心的說,「KPI不該從『做得到的』去想,而要問「『政府存在的目的』」,他承諾,將針對農委會的服務對象——農民和消費者,全面改造農委會KPI,譬如提高農民收入、提高農產品抽驗數等。

然而,這位蔡英文「新農業」政策的最核心幕僚,在進入政府一年後,誠實的告訴我們,他為何做不到:

為何只能應付交差?

「難在改變公務員的想法觀念」


去年一上任,國發會就要我們提中程計畫,八月得交KPI,坦白說,我就只能像例行公事一樣交過去了。

你問我,三個月為什麼無法翻轉KPI指標?

以我在推動學校營養午餐用國內食材(為例),哇!這事引起多大反彈!你很難想像光這事,工作量有多龐大。我親自主持內部或跨部會協調的會議就超過五十場,底下同仁參加的則超過幾百場。如果沒有親自下去和同仁交心,耐心的一步步慢慢討論,不騙你,這個政策就倒了。

我們是想要翻轉整個農業,但難在改變公務員的想法及觀念。我再舉整合四種農產品標章的例子,原先CAS(優良農產品標章)相關處室從頭到尾都很反對,我開了N次會,才說服他們。因為他們長期以來都習慣和協會、委託單位等(停頓)……正面說是「密切合作」啦(編按:標章是發包給外部單位執行)。

我得很深刻的說,寫政策容易,但若執行沒到位,就會出問題。沒到第一線,你都不知道問題出在哪裡。

我手上這一份,是四月底才跟總統報告進度的「新農業創新推動方案」,這才是我care(在乎)的KPI(編按:部會網站公開給全民的是另一套KPI,即《商業周刊》調查所本)。

我要問,國發會管考我們的(即網站公開版KPI)目的是什麼?如果只是行禮如儀,是玩假的,那我建議廢掉好了。

原來,農委會竟有兩套KPI。一方面因為國發會配合立法院預算會期,倒推施政計畫和KPI的審核時程,使得新首長一上台,只有三個月時間熟悉所屬業務、研擬策略目標;另一方面,因為部屬一開始抗拒新政策,不希望改變,碰到軟釘子的首長,得費心費時說服捧著「鐵飯碗」的公務員。

商業周刊 第1541期

為何小英最在意政策未入列?

公務員老實說,怕達不到目標值


於是, 他任內交出來的第一份KPI,為了應付形式、時程,變成「玩假的」。
同樣玩兩套的,還有經濟部。

今年經濟部的第一項KPI,是代表產業升級的「製造業附加價值率二六%」,呼應《商業周刊》連續兩年的建議。但經濟部官員卻告訴我們,「這是只能放在心上的指標,無法真的操作」。

經濟部工業局產業政策組組長胡貝蒂,從厚厚一疊資料中,抽出原本壓在下面的一本「智慧機械」報告說,「我們真正管考的是這個。」裡面包括智慧機械的推動時程、產官學研各單位任務、出口值全球第一等目標。

如果智慧機械推動成功,那麼製造業的整體附加價值率,不就成長了嗎?「對,照理是這樣,我做的東西沒有偏離這方向,但我努力了半天,最後可能因為不可控的因素,例如油價波動,(附加價值)數字反而下降。」

她說出公務員真正的心聲,原來,因為擔心達不到目標值,不敢把能夠反映整體產業效果的指標, 列為國發會管考的KPI。於是,我們看到經濟部今年最重要的十六項KPI之一,就是「蒐集新興市場商機二萬八千三百則」這類瑣碎的例行業務。

「 玩真的」 那一套智慧機械KPI,變成臨時性的體制外管考,不必在年終時,與各部會攤開來評比。

怕無法達標的心態,於是,勞動部的KPI裡, 沒有總統蔡英文高舉的「降低勞工年總工時」;經濟部的KPI,沒有閣揆林全自稱最重要的「提高就業」;連交通部的KPI,也沒有任何一項反映要舉債四千多億元的前瞻軌道建設。

於是,整個政府疊床架屋,為了執行新政見,在既有機關上堆疊了「食安辦公室」、「能源及減碳辦公室」等等,一年來增設十幾個任務編組,想要繞過既有科層體制,加快效率。

無關痛癢的指標怎麼訂出來的?

「就寫幾條正在做的業務上去」


但政府只會加法,不會減法,各部會例行的KPI制度、流程, 照舊進行,公務員累積出越來越龐大的填表、文書作業,行政效率日漸低下。

「政策峰迴路轉,但去年訂的指標,沒有跟著轉,該慶幸嗎?」以公務體系青年為主的「公務革新力量聯盟」,在臉書上幽默的解嘲,「還好,我們都訂了一些無關痛癢的指標。」

這是一套什麼樣的流程呢?每年五月,國發會就會發出一紙公文,要求各部會提交施政計畫及績效指標。公文裡要求,為聚焦關鍵核心業務,各部會必須根據總統治國理念、行政院施政方針,訂出各項KPI。

收到公文,身為各部會內部管考單位的綜合規畫司,即會轉下去給各業務單位,請他們根據自己的業務,訂出KPI後送上來。

「呼!又來了,」每天被繁瑣表格、細碎事務纏身的某業務單位公務員告訴我們,他一心只想快快打發掉這份交辦工作。「我們戰鬥單位真的很不care什麼KPI,就寫個幾條我們正在做、有計畫項目的業務上去。」

「不難訂啦!像投資額,我們例行都有掌握投資案,大概知道哪些行業在未來一年可能投資的金額及計畫有哪些,做一些盤點,再用過去經驗推估,就能抓出年度投資金額(的KPI),」工業局組長胡貝蒂說。

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但在企業界,訂KPI從來不是一件輕鬆的事。

「要想進行革新,第一步就是要抱持高目標,」日本優衣庫(Uniqlo)董事長柳井正以自己三十多年的經營經驗歸納,唯有設定「以常識無法想像的高目標」,才能從現有做法的思維框架中解放出來。優衣庫的刷毛、發熱衣產品,都是這樣開發出來的。

部會KPI基層來訂?

十部會,僅一個部長參與審查會議


相反的,我們的政府KPI,卻常見種種「以常識無法想像的低目標」,可想而知,執行者的消極度日心態。

最不可思議的是,這整個KPI的設定流程,竟然違反常態,是由下往上,由最基層的單位開始,一路往上層層應付,在交回管考單位彙整後,通常提交到由次長召開的審查會議討論。最後,蓋了部長大印的公文,就會發到國發會,再經行政院院會核定,成為民眾在國發會及各部會官網上看到的施政計畫報告(含年度KPI)。

那部長的角色在哪?何時跟他的團隊溝通討論KPI?

我們逐一詢問十大部會,結果只有一個部長,親自參加了部內的審查會議。其餘部會多是由次長在最後階段參與,甚至還有一個部會,從頭到尾沒有開過一場會,只靠書面作業交差。

「無論如何,最關鍵的方向,真的要top-down(由上而下指揮),底下的人才會把執行方法細緻的想出來,」對企業KPI鑽研多年的台大會計系教授劉順仁說。

簡言之,KPI代表組織最重要的績效目標,為的是確保企業能將有限資源做最有效率的運用,因此必須由領導者帶動,根據年度策略、大方向再往下推展。但,在我們的政府,卻是由下而上,思考整個部會方向的大事,變成局長甚至科長在制定。

經濟部長李世光在去年剛上任時,明快的對《商業周刊》談他給自己的三個KPI,包括讓經濟部所屬財團法人如工研院、資策會轉型;推動綠能產業的同時,做到不斷電;以及修正公司法,鼓勵新創事業。

一年後,我們詢問李世光,為何當時的目標完全沒有出現在今年的KPI裡。他的答覆,是分別來自技術處、能源局、商業司三個科長的書面回函,只用官式語言解釋著前述政策都有在做,卻無法回答為何不列入績效考核。李世光像是自動放棄了一個部會領導者的角色。

 

如果連部長都不關心代表自己績效目標的KPI,人民如何期待政府改善效能?

一年前,內政部長葉俊榮上任時也回應了我們,要積極改革KPI。一年後,他再次面對我們,誠實指出了另一層困境:

一年前,他對《商周》承諾改革

「要改善,第一步是誠實一點」


你們《商周》關心KPI,但現在每一個首長,每天,他是在關心什麼?他每天在面對什麼樣子的問題?(指各種大小新聞、危機處理)

有人認為政府KPI是假的,有人認為改善不夠顯著、沒有認真對待KPI。我覺得政府也好,社會也好,大家要同步真誠。但是,如果不夠了解,很容易不敢真誠。我不能假設所有的人對KPI這制度,都已經了解到可以真誠的地步。他(首長)原來的專業背景要看是什麼,突然要去了解KPI,也不是那麼容易啦!

現在要改善,第一步是要勇敢、誠實一點,(提出)我這個政府最重視哪十件、二十件事情,不要太去管每個部門都照顧到(指KPI包山包海)。這困難在於,你要有leadership(領導力),做部長的要去了解,要去給方向。

商業周刊 第1541期

從部、次長到基層公務員的訪談中,我們發現,政府這台龐大的機器,因為抗拒改變、害怕高目標,以及最根源的,領導者的態度——或是輕視績效管理,或者缺乏形成策略的專業,於是,這套制度就成了「玩假的」。

持平而論,經過《商業周刊》連續三年度報導,政府並非沒改進。例如,十大部會今年的KPI項目總數,已從去年的二百七十五項,大幅降為一百五十四項。因為國發會通令各部會最多只能提出十八項KPI,以促使施政方向更聚焦。

但逐項檢視KPI內涵,今年「不K(不關鍵)」項目占比雖從去年的過半數降到約四成,可惜,邏輯不通、無法有效衡量績效的「不P」,以及目標值太低、欠缺挑戰性的「不I」,三者合計占比仍高達八四%(詳見第八十九頁圖)。

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蔡英文在就職週年談話中,說她「選擇在第一任、第一年,就推動最困難的改革」。但困難度不輸年金改革的「政府效能」,也是她五大政治改革的政見之一,至今卻仍未見她投入。

進入執政第二年,謹以柳井正的一句話贈予執政團隊:「以破釜沉舟的氣勢,樹立高遠的目標,方為革新之母。」··· 開啟APP閱讀完整內容

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閣員告白:KPI如果玩假的乾脆廢掉!

商業周刊

2017/6月 第1541期