應對訊息爆炸的專注工作技巧

生產力專家Merlin Mann在2004年於其部落格開始宣傳「清空收件匣（Inbox Zero）」的效益，但面對現在每天充滿更雜亂訊息的工作職場，收件匣的重點不在歸零，清空的意思也不是全部完成。重點是讓自己不需要陷入不斷查看郵件、訊息的惡夢中，可以更準確掌控下一步行動，並且不會遺漏事項。

「收件匣」存放的通常是那些因為交派、詢問而和我產生關聯的「可能」任務，但目前只是收到，還沒有明確排程，如果我沒有定期處理並清理，會導致任務永遠混亂不清。

「清空」，不是完成的意思，而是把這些可能任務從收件匣移出，進入到下一步行動的排程，或判斷不須行動。

「清空收件匣」，代表的是我對接收到的任務都做出有效的分派，而這就是確保我們脫離混亂工作的重要習慣。

　

操作教學

搭配Gmail的清空收件匣操作教學

Step　1

設定專門處理郵件的時間，每天選擇一個到三個固定時段（例如：剛上班、中午休息前、下班前）專注於處理郵件，每次處理都要做到把尚未判斷過的郵件做出分派，但避免全天候都在看郵件而分心。

前面兩次處理，目的是接下來利用上班時間推進郵件中更困難、更重要的任務。而一天中的最後一次處理，要達到「清空收件匣」，讓訊息、郵件都能有效分派。

Step　2

我們可以在任何電子郵件、即時通系統中達到清空收件匣，而Gmail內建了許多幫助我們達成有效清空收件匣的功能。

善用自動過濾，利用Gmail的「主要收件匣」功能，把廣告、通知、不必要來信自動歸類到各自分類，一開始就不需要花時間做判斷處理。

Step　3

針對Gmail「主要收件匣」中可能有用郵件，用「2分鐘法則」判斷每一封郵件應該是要：「刪除」、「封存」、「當下回應」，還是「延後到正式工作流程」處理。

Step　4

刪除或封存？不重要的郵件直接刪除，不需要處理的郵件選擇封存，讓他從主要收件匣移出。Gmail的「封存」可以讓郵件移出主要收件匣，避免干擾，但不會刪除，可搜尋找到。

Step　5

判斷可以2分鐘快速回應的郵件，立刻回應，然後「封存」這封已經處理完的郵件。等到對方有回應時，這封郵件自然會再次出現在主要收件匣。

Step　6

不能2分鐘回應的郵件，可以先通知對方自己收到了，然後排入自己之後的正式工作處理流程。

Step　7

Gmail本身也有「延後處理」的功能，可以把想要過兩天再處理的郵件，直接延後到那一天再出現，例如一些會議郵件、次要郵件，多多善用這個功能延後。

Step　8

更好的延後處理則是：重要的行程直接排入「行事曆」，重要的任務放入「正式的待辦清單」，重要的資訊直接寫進「筆記」，之後要讀的電子報放入「稍後閱讀服務」。

Step　9

通常你不需要分類郵件，因為一來可以搜尋找到，二來郵件本身不是重點，你的行事曆、待辦清單、筆記才是，讓自己在後面這些系統中處理工作，而不是在郵件中處理工作。

Step　10

上述判斷過的郵件，全部都可以「封存」，那麼我們的主要收件匣也就「清空」了，你不會在不需要的時候再看到他們。

Step　11

下一次打開清空過的收件匣，我們會更準確看到真正需要判斷、需要處理的新任務。

而那些處理中的舊任務，也已經放入更準確的行事曆、待辦清單與筆記工作流程了。

方法論反思與實踐

▪如何設計處理郵件的時間？

「為什麼要設定固定時間？我都是一有Email提醒就馬上處理，不是可以更迅速回覆嗎？」

但是，你可能也已經發現，經常查看電子郵件會打斷專注力。每次被新郵件通知打斷時，需要花費額外的時間和精力去轉換注意力，這稱為「任務切換的成本」。根據研究，當我們從一項任務切換到另一項任務時，我們的大腦需要進行「認知轉換」，這會消耗我們大量時間和精力，也就降低我們的工作效率。

再者，過度關注電子郵件可能會增加壓力。當看到大量未處理的郵件時，工作壓力增加，反而影響到這個當下真正要進行的工作表現。

首先提倡「Inbox Zero」的Merlin Mann 建議一天中應該有三個固定的時間來檢查郵件：

．當你到達工作地點時（剛上班）
．午餐時間前（中午休息前）
．你離開工作地點之前（下班前）

第一個時間點，讓我們不會錯失今天最緊急的意外任務，可以有時間安排到今日去對應。

第二個時間點，讓我們有機會關注一下早上出現的新通知，不會錯失重要客戶的詢問或機會。

第三個時間點，讓我們為今天的任務做一個結束，如果有還沒辦法處理的郵件，也可以先回應，再安排到自己明天的工作流程，讓自己安心下班。

有這三個時間，就不需要一直看郵件而導致分心，但反而可以更好掌控處理郵件、完成重要任務的流程。也可以避免自己下班之後還一直掛心工作，避免自己一直處在工作狀態，確實實現「下班off」的狀態。

▪練習對郵件說「不」

清空收件匣，核心關鍵在於「判斷」，而不是在於全部處理完成。所以比起回應郵件，更重要的是先判斷需不需要處理這封郵件，如果你所有郵件都要處理，那一定沒辦法做到清空收件匣，工作流程也很容易一團混亂。

我們可以從幾個角度與步驟，練習對郵件說「不」：

．不是一定需要看的電子報或通知，直接取消訂閱，或是設定自動封存。

．不是一定要答應的邀約，不是我最感興趣的合作，禮貌的婉拒。

．不是需要我處理的郵件，直接轉寄給更適合的人處理。

．不是需要馬上處理的郵件，一定先排入工作流程，延後處理。

想要清空收件匣，就要練習判斷如何「不處理」郵件，當我們愈多郵件不處理，就更容易掌控重要的工作流程。重點還是要回歸到個人身上，如何讓自己「斷捨離」不那麼必要的資訊，保護自己的注意力與能量。

收件匣（可以泛指郵件、即時通等接收訊息的窗口）是現代人一個很大的焦慮、壓力來源，混亂的郵件也影響了我們的專注工作流程，但是，我們又必須透過收件匣來接收各種任務訊息。

用最短的2分鐘法則，判斷完所有郵件，清空收件匣後，其實是幫助我們「自在的」「離開」收件匣，讓大腦不再焦慮在收件匣上。

實戰QA

解答：接收郵件是一回事，但回應重要郵件，是不是也需要我們專注的處理時間呢？所以即使是以郵件為核心的工作，我們也不一定要隨時接收郵件，反而一樣需要留下專注處理重要回應、問題與任務的時間。

但這時候，可以把查看郵件的間隔縮短，例如每兩個小時查看一下，每次查看做一次清空收件匣判斷。


解答：什麼情況下，郵件會不重要但又不能立即刪除呢？

．之後才要開始的任務，因為現在還沒開始，所以不重要。

．不需要馬上處理的要求，但如果協助處理會更好。

．某些參考資料，不需要回應，但或許有一天要查看。

這時候，你會發現上述三種郵件，如果不處理又不刪掉，就算留在收件匣中，其實也只是製造資料的累積，最後真的需要時，要不就是忘記，要不就是找不到。

那要怎麼辦呢？可以參考前面所說的，放入真正的工作處理流程：

．未來「重要」的任務安排到行事曆，時間到時提醒自己處理。

．把次要任務安排到待辦清單，記得有這件事情，空檔時處理。

．參考資料放入專案、任務筆記，真正需要時，才會準確找到。 閱讀完整內容