5 Strategies for Getting More Work Done in Less Time

你用目前的工作方式來做事，事情會多得做不完。這裡有五個策略，助你每週節省數小時！

伊莉莎白．葛瑞斯．松德斯 Elizabeth Grace Saunders

究竟哪一種策略最適合，因人而異，也因情況而不同。但我身為時間管理教練，與我合作的客戶都必須用較少時間來完成較多工作，結果我發現了五種策略，即使只採用其中一種，也可以每週節省數小時。

1.釐清真正的期望

你承擔重大任務時，應該和每個關鍵的利害關係人討論他們對你的期望。也許他們需要一份簡報檔，也可能不需要。也許他們需要你把工作做到A+的程度，或者B+就可以了。也許他們需要完整的全盤計畫，或者只是初步的草案就行。

我協助的一位時間管理客戶在金融業工作。他明白在某些情況下，只需要足夠資訊以做出同意或否決的決定即可，因此省下了好幾天的工作。並非所有情況都需要進行深入的完整分析。

釐清真正需要的東西和需要做到什麼程度，你就可以在決定要做什麼和實際執行方面，省下好幾個小時。

2.重複使用以前的材料

重複使用和再度使用以前完成的材料，在不同情況下可為你節省的時間也不同，這取決於你的具體職責。但你應盡可能複製、貼上和編輯。可重複使用的包括電子郵件、簡報內容、訓練課程、提案，以及與你將要傳達的內容很相似的幾乎所有其他類型的活動

事實證明，我指導的客戶若是必須做簡報或教學，這個策略最有幫助。

如果你的時間緊迫，應努力克制想要完全更新或大幅修改材料的衝動，而應使用既有的東西來節省時間，製作出最佳內容。頂尖的演講人往往一再發表同樣的內容，因為熟能生巧。

3.製作範本和檢查清單

若要加速完成例行工作項目的處理速度，不妨製作或找出一些可使用的範本或檢查清單。例如，我有一份電子郵件範本，每年填寫一次，連同我的年終稅務資訊發給我的會計師。每月一次，我會查看按月結算的財務資料清單。

你可能需要範本的活動包括：彙整製作週報、簡報內容或會議議程。

此外，你可能會發現，檢查清單很適合用於每週規畫、一對一會議，或其他重複性的活動。範本和檢查清單都能讓你花較少時間完成工作，因為你不必花時間去記該做什麼，或決定下一步要做什麼。 你可以把這些範本和檢查清單保存在較複雜的系統中，但我發現，通常只需要把它們記錄在一個Word文件中就夠了。

4.採取對話方式

你也許可以透過口頭分享你已經做完的事情，來節省時間，這取決於你需要完成的是什麼工作。

例如，也許主管要求你研究某個主題。你可以做個筆記，然後在一對一會議中說明你的發現，這也許就能在較短時間內達成你的目的，不必撰寫正式的報告。

如果你必須溝通說明的是較抽象的概念，像是設計，這個策略也很有效。我指導的一位客戶發現，透過談話或畫出她的想法，能夠更快速向建築師溝通說明她的想法，遠比試圖把想法寫下溝通更快得多。

5.界定工作的時間範圍

最後一點，在較短時間內仍然可以把工作做好的一個策略，就是事先決定要花多少時間在某項任務或部分任務上，然後嚴守這個時間。

例如，如果你通常在研究階段投入過多時間，就應告訴自己：必須在一至二小時之後停止研究。或者，你若是很難構思出初步草案，不妨預先決定，你要花多少時間寫出一些內容。

設定時間，並不能保證你一定可以在規定時間內完成工作。但這絕對能協助你專注重點。而且，事先決定要投入多少時間，有助於讓帕金森定律（Parkinson’s Law）對你有利，這個定律指出，工作會不斷擴展，直到用盡設定的工作時間。

我們都有自己的局限，所以我無法保證一切工作都可使用上述策略來完成。但你若確實採用這些技巧，就可以用較少時間完成較多工作。

閱讀完整內容