以價值觀決定如何度過今天,一天就是一生的縮影

你不需要更多時間管理祕訣

以價值觀決定如何度過今天,一天就是一生的縮影


整理.撰文|林庭安 編輯|張玉琦

「時間是你唯一擁有的貨幣,只有你可以決定該如何使用它,小心別讓別人替你花掉。」3度獲得普立茲獎的美國詩人卡爾.桑德堡(Carl Sandburg)曾如此說道。道理很簡單,但真正能貫徹的人有多少?

當你準備下班赴約,主管突然指派一件緊急任務,你有多大的可能回絕他?又或者,你原本計畫一段專注工作的時間,突然有客人來訪,你會選擇接待,還是完成工作?多數人能理解,要以自己為重,但在面對他人緊急、突如其來的需求,都會不自覺回應,導致想做、該做的事一延再延。

管理學大師史蒂芬. 柯維(StephenCovey)在《與時間有約》裡,把這種狀態形容成「時鐘與羅盤」,兩者都有指引功能,時鐘代表的是我們用時間來做什麼,以及管理時間的方式;羅盤則象徵價值觀、原則、方向等,是我們重視的事物與生活方式。

當時鐘與羅盤出現落差時,意味著我們在做的事,並非內心所重視的事。對某些人來說,會覺得自己被困住,似乎永遠都在應付危機、處理雞毛蒜皮的小事,挪不出時間做真正重要的事,就好像我們過的不是自己的人生。這種掙扎、痛苦,最後會讓我們陷入兩難:因為自己沒做某些事而感到愧疚,但也不喜歡現在正在做的事。

柯維認為,時間管理的出現,就是為了消除時鐘與羅盤的落差,且一代一代不斷演進(參見圖表)。時間管理確實為人們帶來不少好處,比如提高效率、決定優先順序,但把事情做得更快,並不能取代做對的事,也無法帶來更豐富的生活。


「時間」的出現,其實是為了「管理」人

為什麼市面上有許多關於時間管理的工具與書籍,但人們似乎還是無法妥善運用時間?要解答這個問題,必須回到還沒有「時間」這個概念的世界。

在農耕時代,農夫日出而作、日落而息,一天的長短要看季節,對他們來說,要解釋某件事需要多長時間,就是拿它跟既有活動相比,比如「一盞茶的時間」(指喝一杯茶的時間)。這樣的生活方式,人們不會想要一天就擠完一個月的牛奶、心急地做完每件事,因為農人的工作日復一日,永遠有下一次收割、擠奶的時候。

不過,這樣聽天由命的生活,在要協調更多人的行動時,就沒有一個溝通基準。各地計時概念的起源,多半與宗教有關,因為得讓所有人在規定的時刻起床,這樣的需求漸漸促成時鐘的發明與客觀的計時方式。

到了工業革命,工廠必須協調數百名人力,時鐘的出現,讓工人在固定時間工作,並且不斷輪班,讓機器持續運轉。時間管理的概念,直至20世紀初才慢慢成形,福特汽車(Ford)為每項工作設定截止期限、教導員工追求高效率,讓產值翻倍。

最後,時間管理的概念從工廠管理擴展到個人生產力,以致現代社會發展出以「效率」為重的文化。甚至有些人只認同有助提升效能的休閒娛樂,連「多多休息」與「好好睡覺」,都變成是提高績效的處方籤。

《人生4千個禮拜》指出,在時鐘發明以前,時間只是讓生活展開的媒介,它組成了生活;但在時鐘發明以後,時間跟生活在多數人心中變成不同的2件事,時間就變成你利用的東西。而當時間變成可利用的資源後,人們就會開始有壓力,因為外在與內在聲音都會叫你善用時間。

時間管理的悖論:效率愈高,就有愈多事待做

一旦你感覺到自己浪費時間時,就會開始自責,也會不斷尋求以更好的方式利用時間。這時,很多人會以為解決這樣的困境是增加效率、大力鞭策自己,或是花更多時間工作、在同樣的時間裡,做更多的事。

這種看待時間的方式,會產生一個陷阱:你永遠不可能覺得自己做得夠多,只會認為自己應該再多做一點。《反時間管理》寫道,如果你創造更多可以使用的時間,就會有更多工作要完成,這就是「完成工作」的悖論。

簡單來說,這些年來我們試圖掌控時間,最終時間卻掌控了我們。我們無時無刻都在決定如何運用時間,但當我們在做的事跟內心出現落差時,會認為自己都把時間花在不重要的事物上。

因此,柯維提出「第四代時間管理」,他想傳達的概念是,不要管理時間,而是管理自我與人生價值觀。他認為,生活有許多事物構成我們的整體目標,讓生活變得更精采、有意義。

第四代時間管理:以自己、原則為核心

他將人們的活動分成4個象限,第一象限是「緊急又重要」的事,比如近在眼前的截止日、安撫客戶或小孩等,這些事件如果出現,我們不太可能忽視;第二象限則是「重要卻不急迫」的事,像是訂定長期計畫、學習新技能等,如果對這個象限置之不理,第一象限的業務就會爆增。

第三象限則是「急迫但不重要」的事,很容易「騙」人去做,像是手機來電、會議等,這些活動通常都是對他人重要,但對自己不是很重要。第四象限則是「既不急迫,也不重要」的活動,可以說是垃圾象限,通常是因為疲於應付第一跟第三象限的事物,用來逃避現實而做,例如追劇等無須動腦、可能上癮的事。

急迫性與重要性,是所有人在決策時會面臨的問題,但如果把兩者混為一談,你就有可能一直在救火、處理緊急的事。第四代時間管理,就是要你以「重要性」與價值觀為原則,把時間花在第二象限。

《與成功有約》指出,當你擁有人生的核心價值觀與原則時,在面對他人時,你就能以原則、價值觀出發,優先從事對你來說最重要的活動。當你每天的決策都符合自己的價值觀,你就能感到滿足、自在。 閱讀完整內容
經理人月刊2024/1月 第230期

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【主題學習】以價值觀決定如何度過今天,因為一天就是一生的縮影

經理人月刊

2024/1月 第230期