我靠三本筆記本，打造讓世界ＶＩＰ都滿意的一流工作成果

不僅能快速且確實的完成工作，還能取得他人信賴。

更能讓自己不斷成長，迎向未來。

我相信，稍微提升「筆記」、「手帳」、「App」的使用方式，就能實現以上目標。

這裡所謂的稍微提升，指的是「改變筆記和手帳的區分法」。

有些人或許會覺得「改變用法」有點麻煩，但實則不然。

我自己不過是稍加賦予不同的功能與作用，就因此大幅減少了失誤及糾紛。不僅如此，愈來愈多的客戶願意信賴我們。

而且正如本書開頭所提，我目前正在經營一間管家服務事業公司。十年前剛成立時，不管遇到誰，大家都說「保證失敗」、「太小眾」、「毫無事業性」，聽盡各種冷言冷語。然而我卻跌破大家的眼鏡，承蒙舊雨新知的厚愛，自創業以來新客戶也持續穩定增加。

就連《富比世》雜誌全球富豪榜前十名的富豪都注意到我們的存在，公司規模也以超乎預期的速度迅速成長。此外，新事業的靈感及相關措施也不斷擴張。

這些全是靠我將筆記與手帳的功用稍做區分所得到的成果。 　

各個應用術將在第一章以後逐一具體說明，以下且容我先介紹自己是如何改變這三樣筆記的功用。

第一本筆記：開會筆記

首先，我認為筆記是一樣可以快速且確實完成工作的工具。

筆記的另一項功能是可以「創造成果與建立信賴關係」。 　

我相信對所有人來說，在開會時做筆記是一件再理所當然不過的事。

因此，「寫什麼樣的筆記」——更具體來說，「筆記如何掌握精髓、記錄要點」，將會使工作效率及品質大有不同。

說來慚愧，我以前很不擅長掌握事物的本質，也沒什麼創意。想要隨機應變，臨場反應又不夠，工作常常陷入一片混亂。若真要分類，我以前是屬於「做不好」的那一群人。

不過現在的我藉由改變筆記的書寫方式，可以毫無困難的在短時間內抓住對方談話內容的重點，掌握事物本質，想出新點子。

也因而有幸從包括大富翁在內的客人口中獲得高度評價。

這完全是因為我能在開會過程中掌握客戶的重點，提出一針見血的意見——能辦到這一點，全憑我那本「開會筆記」的功勞，這一點我毋庸置疑。

筆記是一個可以大幅提升效率的「作業空間」

那麼我想請教各位。

你們如何定義筆記這項工具？

「可以記錄重點的東西」、「可以統整想法的道具」、「可以留下文字紀錄」等，我想全都是以「書寫」為前提。

但是，在此我想介紹的筆記，並非單純只是一件「用來書寫」的用具，而是用來思考「動手又動腦」、具有流動性的「作業空間」。

這裡我提到「動手」。是的，「手寫」是很重要的一環。

詢問關鍵要素→整理要點→掌握精髓→導出結論。

細節容我於第二章詳述，但要在電腦上執行以上步驟，有其局限在。這便是我強調「手寫」筆記的理由。在筆記的「作業空間」上，靈活的手腦並用執行以上步驟，才是確實導出重點的至要所在。

若能掌握事物本質，便能預知未來，了解下一步該怎麼做，加速行動，也就更容易交出成果。提升工作效率，當然也會提高品質，連帶的也能積極促成彼此間的信賴關係。

第二本筆記：目標手帳

另外，提到「手帳」，各位腦海中會浮現哪些類型？

我猜有行事曆與筆記欄裝訂成冊的筆記型手帳，抑或活頁夾式的萬用手帳之類。

我自己也是利用附有行事曆及筆記欄位的手帳。

不過，最重要的還是「區分功能與作用」。

我不會將記事本的「行事曆欄位」拿來管理我的行程，也不會在開會期間使用手帳的「筆記欄位」。我的手帳只會用來記錄：我為了改善未來，已實踐了哪些事項、以及想要吸收學習的項目。

手帳可以說是一本自己專屬的「聖經」，我個人認為手帳的功能是為了更美好的未來提供養分。

讓人意外的是，至今我所遇過的富豪，他們的手帳也都是用來改善「未來」而非管理「現在」，無一例外。 當然透過手帳讓「現在」更為順利也是極為重要，但是翻開手帳時，若能讓我們的眼光放得更長遠，著眼於「未來」，那麼「建立目標乃至達成目的」這件事，就會變得更加貼近我們的日常生活，自然而然的，我們就能創造出更美好的未來。

這是我觀察至今所服侍過眾多富豪後，所得到的深刻體會，更是我親身的經歷。

前文中我所提及的榮獲客戶好評，也是我將手帳視為「建立更美好未來的養分」，所帶來的成果。

那麼，為了讓手帳成為「建立更美好未來的養分」，我們應該在手帳上寫些什麼樣的內容？具體來說，大致如下： 　

在行事曆欄位該做的事

●用畫圈叉的方式檢查自己在這一天是否曾為未來付諸具體行動。

●為了建立更美好的未來，於每月月初明確標示目標。 　

在筆記欄位該做的事

●寫下想要讓未來自我擁有的知識、或是可以促進自己成長的思維見解。

●寫下打動自己內心深處產生共鳴的名人語錄、或是某篇文章段落。

我們也可以將手帳形容成是一本集結讓自己成長的「教誨」或「警示」詞庫寶庫，每次翻閱都能從中獲得提點、記取教訓，稱之為「聖經」，實至名歸。

如果我們每天都在渾渾噩噩中度過，便容易流於忙碌奔波。

全心致力於完成眼前的工作時，我們很難另有心思考慮「從今以後」的事，有時甚至會將邁向未來的行動往後遞延。

手帳的作用就是在替我們將「容易流於忙碌情境的每一天」畫上休止符，同時也可以說是讓我們重新回想起容易遺忘的目標、提高幹勁的重要提示。這就是手帳做為建立「更美好的未來」，為我們提供養分的最大功能。

第三本筆記：App行事曆

如果不將手帳的行事曆欄位用來管理行程，那麼我們每天的預定事項又該記錄在何處？

答案是行事曆 App。善用行事曆 App，還可提高時間管理能力。

詳細容於後述，總而言之，筆記與手帳適合「手寫」這種「類比形式」。

另一方面，行程管理則絕對適用「數位形式」，因為電腦或智慧型手機的行事曆功能，用起來既順手，也能大幅提升工作的效率及品質。

我從十年前設立公司以來，就維持使用數位行事曆的習慣。

這樣一講，大概不少人會說「我早就使用 Google 行事曆來管理自己的行程了」。

然而，光是將預定行程輸入電腦或智慧型手機裡的行事曆，並不算充分利用這些數位工具的優勢。

那麼怎樣才算是「充分利用」？ 　

我個人提到數位行事曆時，所想到的最大優點，是可以即時與他人共享行程的功能。

不用另行一一詢問，即可在數位工具上確認對方的時間空檔，迅速安排預約。此外，利用數位工具管理行程還有三大優點。 　

行事曆App是「可以免費使用又無失誤的優秀祕書」 　

第一，可以隨時綜觀即日起未來一年以內的所有行程計畫。例如，假設這個月是十一月，即可掌握到明年十一月的行程；如果是十二月，則掌握到明年十二月……，依此類推，可以隨時瞭解未來一整年的行事曆。

為什麼「綜觀」會是優點之一？因為綜合觀察整體，可以一眼看出工作排程的偏差。

了解工作的偏差，就能激發一些未來的想像，像是：「下個月工作排太滿了，再下一個月請特休去逛一逛老早就想去的美術館好了」、「這個月雖然霹靂無敵忙，但結束後就算告一段落，下個月找時間來打掃一直疏於整理的房間好了」等。 　

第二個優點是可以立即找出過往的行程。

再度和以前見過面的人碰面時，可以立即查出以前會面的時間、地點等資訊，做為雙方閒聊時的談資。

另外，或許這樣說有點市儈，但如果清楚「見過幾次面」，就能擬定對策，像是「雖然有見過幾次面，但對於公事合作上沒什麼幫助」、「下次聊聊那個話題好了」諸如此類。

如果是類比的手帳，想要找出以前何時、何地跟何人見了面，就得一頁一頁的慢慢往前翻，瞪大雙眼細細尋找。若想找一年前的行程，還得翻箱倒櫃找出以前的舊手帳。

這一點，數位行事曆只需要輸入對方的姓名檢索搜尋，不論是多早以前的資料，都能瞬間篩選釐清。 　

接著第三個優點，數位行事曆一定附有「通知功能」。換言之，就是可以預告行程即將開始的功能，像是在電腦螢幕上跳出視窗，或是智慧型手機的鈴響設定。靈活運用通知的功能，可以讓智慧型手機成為自己專屬的「優秀祕書」。

舉例來說，如果設定在出門前三十分鐘通知，就能避免過度投入在眼前的待辦事項、或是慌亂之中搞得太晚出門，而導致在下一個預定行程中遲到等情況。

基本上個人不太相信自己的記憶力或自我管理的能力。我的個性原本就偏懶散，若是有人問我能否單靠記憶，正確的完成所有行程，答案肯定是「No」。

儘管如此，我還是能夠面對一流中的一流客戶，從事以「信任至上」、「就算只是忘記一個小小的約定，都有毀約風險」為宗旨的管家工作，而且還長達十年。

為什麼我辦得到？因為我何時得去哪裡、做什麼事，全都靠我手上的「智慧型手機這個優秀的祕書」滴水不漏的提醒我。

以上先陳述數位行事曆的優點，之後再於第四章詳細介紹運用數位行事曆的「App 應用術」。

另外，除了善用數位行事曆以外，「行程規劃」本身也有技巧，這部分容第五章詳述。

想要提升工作的效率及品質，「隨時隨刻自行掌握主導權」這件事十分重要。這包含不受他人的時間左右，按自我本位來規劃未來行程的自主權。不妨讓我們一同學習，如何按自我本位安排，又不會破壞對方的印象，還可以取得他人信用的「行程規劃術」。

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