提升生產力1──因式分解


　　現在是星期二下午，你委託一位總是看起來很忙的部下製作資料，這份資料只有他會做。請問當你提出請求時，那位部下的反應比較接近下列何者呢？

　　或者將立場反過來，假如上司委託你製作資料，這時你的反應比較接近下列何者呢？附帶一提，你估計自己這一週的行程將會十分忙碌。

①說明這週工作很忙，委婉拒絕；

②先了解資料製作的難易度，再思考行程表；

③確認內容與交期，思考該如何回應；

④確認內容與交期，告知目前的工作狀況，確認優先順序；

⑤其他。

　　請從①～⑤中選擇最接近的答案。如果是選擇⑤的話，請具體寫下是什麼樣的反應。

　　你是上司，委託工作給部下時，部下的反應接近（　）。

　　你是部下，上司委託工作給你時，你的反應接近（　）。

能力強的人，都會用「工時」去思考工作

　　接下來，我會解說在這個案例中，如何才能在每天的工作中實現Speed is Power。

　　在此例中，是以部下「總是看起來很忙」為前提。在這種情況下，部下典型的反應是否都是①或②呢？說不定也有「因為這週很忙，所以連說明也省略就拒絕」的情況，與①是換湯不換藥；②的情況則是即使拒絕，最後還是得接受，因此必須加班來完成工作。

　　另一方面，回答③的人（依據內容與交期思考如何回應的類型），是相對來說做事較為井然有序的類型；回答④的人（會確認內容與交期，從目前工作的整體狀況重新安排優先順序的類型），應該可以說是生產力更高的類型吧。換句話說，相較於回答①或②的人，回答③或④的人大多是屬於生產力高的類型。

　　①②與③④有何差異呢？區別其中差異的關鍵字，就是「管理交期」與「管理工時」。圖4整理出「管理交期」與「管理工時」的差異。能不能理解這兩者的差異，是實現Speed is Power的必要條件。

　　所謂「交期」即「截止日」，就是必須在什麼時候之前執行那個任務才行的日期。在這次的個案分析中，就是必須在「星期五下午一點前」完成資料。

　　再來，「工時」則是花費在任務上的「預估時間」。在這次的個案分析中，就是「花四小時製作資料」。如果進一步想像實際的業務，還可以細分成「設計一小時」、「搜集資料一小時」、「製作草稿一小時」、「檢查三十分鐘」以及「修改、完成三十分鐘」等等。

　　我把這樣的分解方式稱為「因式分解」。「因式分解」是實現Speed is Power很有效的技巧，後續會有更詳細的說明。

　　總而言之，「管理交期」與「管理工時」的差異，就是用「截止日」管理任務，或用「預估時間」管理任務的差異。各位又是用哪一種方式來進行工作管理的呢？

　　根據這一點，若按照交期來整理這次個案分析的回答，會得到圖5的結果。換句話說，①②的類型是「只管理交期」的類型；至於③④的類型則是「管理交期」同時也「管理工時」的類型。

　　未實踐Speed is Power的低生產力者，大多都只有「管理交期」而已；相對的，生產力高的人則是「同時用交期與工時進行管理」。

　　你屬於何者呢？

　　在這個案例中，如果上司與部下是只管理「交期」的類型，他們在溝通時會上演什麼樣的戲碼呢？以下用「上」代表上司、「部」代表部下。


　　上司利用自己身為主管的立場，強硬地將工作交代給部下。部下前後說了三次「沒辦法」。這在現實的職場上或許是很常見的一幕。也有可能因為太常見了，所以已經感覺麻痺，認為「這是理所當然的事」。

　　不過像這樣委託或交代工作下去，部下只會覺得上司每次都硬塞工作下來。上司也會覺得明明是該做的工作，這個難搞的部下卻總是三番兩次拒絕。日後這些疙瘩還是會持續存在於彼此心裡，不難想像兩人的關係會越來越差。

　　那麼另一種管理「交期」與「工時」的上司與部下，又是如何溝通的呢？


　　怎麼樣呢？從兩人的對話可知，他們不僅從一開始就提到星期五下午一點的「交期」，還有製作資料所需的時間，也就是同時用「工時」進行管理。尤其，用「工時」討論不僅可以確認行程的空檔，還能確實掌握到不會影響到其他工作的事實。

　　如果從行程表上找不到預期的空檔，以此例來說就是兩個小時工時的話，又該怎麼辦呢？

　　解決的方法有兩個：一是重新檢視與其他工作的優先順序，調整出空檔即可；另一個方法就是與其他人分擔工作。

　　在這次製作草稿一小時、檢查三十分鐘，以及修改、完成三十分鐘的兩小時任務中，想想看如何與其他人共同分擔吧──哪個部分比較難委託給其他人呢？看起來應該是根據拿到的資料「製作草稿的任務」那一小時比較困難。因此，只有這個部分由部下負責，至於給上司檢查與修改、完成的部分則交給其他同仁，在此例中可以像這樣思考每個環節。

　　這樣各位是否理解了？無論選用哪一種方法，只要用工時這個「數字」進行管理，即可提高生產力。

　　好的，在預估工時的時候，有個很重要的關鍵字，就是「把行李分解為能夠搬運的大小」。接下來，我就來說明這個重要的思考法吧。

如何把行李分解為能夠輕鬆搬運的大小？

　　前文提到Speed is Power，即提高生產力，重點是「用數字做記錄」，而且「不僅是交期而已，也要用工時進行管理」。在預估工時的時候，重要的關鍵字就是「把行李分解為能夠搬運的大小」。

　　明明是在講預估工時，卻出現「行李」二字，或許會有人感到納悶吧。這裡說的「行李」，只是一個用來比喻的例子而已。

　　每當被交派重大的「課題＝工作」時，往往會令人無所適從、不知道如何是好。這樣做也不對，那樣做也不對，到頭來什麼事也辦不成。

　　那麼究竟該如何是好呢？關鍵就是拆解重大的「課題＝工作」，將之分成一小塊一小塊，然後逐一解決它們。也就是持續解決這些規模較小的工作，到最後就能解決掉原本規模較大的工作的思考法。我稱之為「因式分解」。

　　預估工時也是一樣的。在預估大件行李，也就是需要耗費長時間的工作時，很容易有較大的誤差；如果要預估時間的是自己沒有經驗的工作，更容易把時間估得很長。因此才需要分解為自己能夠預估的行李大小。

　　你可以把它想成是實際搬運大件行李的工作。因為體積太大，無法輕易移動，所以要分解成自己或同仁能夠搬運的大小，分工合作進行搬運。我把這樣的想像描述為「把行李分解為能夠搬運的大小」。

　　在我曾任職過的職場，有一位很擅長「因式分解」的領導者。他是推廣海外事業部門的負責人，極度擅長「把行李分解為能夠搬運的大小」。

　　他一天的工作時間大約是八小時。他會在那八小時內，將優先順序高的工作安排妥當，不僅是自己份內的工作而已，連一起工作的同仁也不例外。因此，他會配合同仁的技術或經驗，適當地變換「行李的大小」。

　　舉例來說，即使是同樣的任務，若交由資深的A來做可在一小時完成的工作，交給菜鳥B來做的話需要兩小時，而他可以憑著過去的經驗，加上手中持有的資料（預估工時與實際工時）來掌握這一點（※）。

　　他會一邊參考那些資料，一邊調整任務量。對於預估菜鳥B需要兩小時的任務，他會進一步將之因式分解成兩個一小時的任務，或是再細分成四個三十分鐘的任務，才交派下去。如此一來，菜鳥程度的B就能夠以三十分鐘或一小時為單位，確認工作的進度。對於B本人來說，也比較容易測量自己的速度。

　　我向這位領導者確認後得知，他很清楚地自知「自己的核心競爭力是因式分解，也就是配合對方把課題分解為適當的大小」。他憑藉著這項技能，帶領公司內部，乃至與海外合夥企業的合作等，在各類的重責大任中達到高度生產力。

（※）他使用Jira軟體（用於計畫、追蹤和管理專案的軟體）進行任務管理，因此可以輕易掌握「行李的大小」。

　　這種「因式分解」的技巧不僅適用於預估工時，也是實踐能夠活用在許多場合中Speed is Power的共通技巧。以下就來介紹其中的一個例子。

學會「因式分解」，人的行動力就會大幅提升

　　「如果要成為某個領域的高手，必須經過一萬個小時的錘鍊。」這句話出自麥爾坎．葛拉威爾（Malcolm Gladwell）的暢銷書《異數：超凡與平凡的界線在哪裡？》。

　　假如一天學習八小時，「一萬個小時」則需要耗費五年的時間。如果平均一天學習四小時，計算下來就需要十年的時間。古人有云：「在石頭上也要坐三年。」（意思是，即使是再冰冷的石頭，在上頭坐三年的話也會變暖）而一萬小時遠比三年還要長，不是所有人都能輕易投資下去。另一方面，最近透過IT或各種資源來熟習一項技能，所需的時間也縮短了。這樣一想就不免令人懷疑，是否真的需要耗費一萬個小時。

　　舉例來說，在我們小時候，學騎腳踏車對父母來說是一大工程。首先，要在腳踏車後輪兩側安裝輔助輪，讓腳踏車無論往哪一側傾斜都不會倒下來。等到孩子稍微能踩著腳踏車前進以後，再拿掉其中一側的輔助輪。孩子會一邊踩踏板，一邊學習如何在快要摔倒時，調整姿勢傾向有輔助輪的那一側。等到這個動作也適應後，就來到最終階段──把另一側的輔助輪也拆掉。

　　然而，接下來輪到父母上場才是最辛苦的。父母要追在腳踏車旁邊，以便在孩子快要跌倒時扶上一把。持續練習幾天後，孩子會在某個瞬間學會自由操控腳踏車。那是相當令人感動的一刻，只是在那之前，孩子會摔倒好幾次，父母則必須以半蹲的姿勢追著腳踏車跑，非常折騰。即使是運動神經發達的孩子，大概也需要花上一週的時間適應吧。

　　然而，現在的父母卻不用這種方式教孩子騎腳踏車，而是把騎腳踏車因式分解＝「取得腳踏車的平衡」×「踩著踏板前進」。

　　首先是拿掉腳踏車的踏板，也就是改成像滑步車的形式，然後一邊用腳踢地面一邊保持平衡，訓練孩子按照自己的意志「前進」或「轉彎」。大約練習三十分鐘到一小時以後，孩子就能自由操控沒有踏板的腳踏車。他們會在這個階段學會從地上抬起腳來控制腳踏車的方式。

　　然後進入到下個階段，也就是安裝踏板、踩著踏板前進。由於已經能夠抬起腳來取得腳踏車的平衡，因此只需要短短三十分鐘到一小時，就能夠踩著踏板，自由地騎乘腳踏車，也不會像以前那樣跌倒擦傷腿。只不過是改變練習方式，就得以大幅縮短學習的時間… 閱讀完整內容