Stories　五色時間管理法小故事

「現代管理學之父」彼得‧杜拉克（Peter Drucker）在《杜拉克談高效能的五個習慣》（The Effective Executive）中提到了這樣一個小故事：某公司的董事長說自己的時間大致分成三個部分——三分之一用於與公司高級管理人員研討業務；三分之一用於接待重要客戶；其餘三分之一則用於參加各種社會活動。

但在實際記錄了六週後，跟他原來的估計比較，發現在上述三個層面，他幾乎沒花什麼時間。這份時間記錄是他祕書記下來的，當祕書把記錄遞給他看時，他簡直無法相信。後來祕書又做了幾次記錄，他才相信自己的「估計」靠不住，開始相信「那份記錄」的真實性。這個故事說明，人對時間的感覺是最不可靠的，記錄比感覺更可靠。

我自己的小故事則是在十年前，我一直都覺得父母很重要，親情很重要，但當我記錄自己的時間花銷時，才發現自己花在他們身上的時間實在是少得可憐，所以我開始有意識的將投入在父母的時間納入日程：例如給他們收集和發送段子、打通電話、選購禮物、幫忙做事和準備驚喜等，並將其歸為黃色愛的時間。

循著對時間流逝的高度敏感，我的暱稱從「小豬」變成了「曉一」。我在二○一九年吃了一百次火鍋，二○二○年吃了一百次燒烤，二○二一年跟不重複的朋友吃了一百次飯，並且沒有增胖；我從跑不了八百公尺進步成一個年跑量超過一千公里，可以跑半程馬拉松的人；做為兩個孩子的媽媽，我從每天焦頭爛額、疲於奔命變得遊刃有餘、從容自如；我從每年讀不到五十本書成長為每年讀超過兩百本書，並且輸出書評；我從總是睡不夠的「渴睡者」變成平均每天睡七小時左右且精力充沛的活力人。

時間管理是運用策略和技術，幫助你盡可能有效地利用你的時間。你的時間用在哪裡了？你的時間是否可以為自己的目標賦能？對自己的時間分配滿意嗎？「意識」是進行時間管理的先決條件，只有對時間的流逝保持高度敏感，才能成為一個有效的時間管理者。

1　記錄時間，讓時間可見

為什麼要記錄時間？

你記得昨天做了什麼嗎？你記得上週的同一天做了什麼嗎？你記得去年的同一天做了什麼嗎？「好記性不如爛筆頭」，如果你有一個記錄，便能對過去發生的事一目瞭然。

生命由時間構成，時間是人們最寶貴的資產。時間的供給沒有半點彈性，也是最稀有的資源。每個人每天都平等擁有二十四個小時，目前在世最長壽的人不超過一百五十歲。人與人的不同，取決於分配和使用時間的不同。時間無聲無息、無形無味，沒有任何器官能幫助感知，那該如何進行有效的管理？

彼得．杜拉克提出，人要做到卓有成效，富有生產力，第一步是清楚自己的時間用在什麼地方，而不是優先計畫時間。只有知道時間花在哪裡，是如何花掉的，才能持續優化自己的期程安排。

關於時間的使用情況，彼得‧杜拉克認為記錄比記憶可靠得多。記錄時間是一個神奇的即時回饋系統，讓時間看得見。記錄時間也是一個簡潔有效和低成本實現的系統，有張紙和一支筆就能夠進行。

《舊唐書．魏徵傳》中，唐太宗李世民說：「夫以銅為鏡，可以正衣冠，以史為鏡，可以知興替，以人為鏡，可以明得失。」那麼以時間為鏡，能幫助你了解時間準確的去向，提供一面即時反省的明鏡。

如何記錄時間？

現在你已經知道，關於時間的使用情況，記錄要比記憶可靠得多。那麼如何更好地記錄時間？時間記錄有哪些原則？有什麼方法？可以借助什麼工具？

①時間記錄的原則：首先將一天的二十四個小時分為四十八塊，因為成人的注意力一般是三十分鐘左右；接著在處理某個事的「當下」立即記錄，因為記憶是不準確的；最後按照「週」為一個時間段進行觀察。每週五天工作日，兩天休息日，有利於做到工作與生活的平衡，正如《易經》中說：「反覆其道，七日來覆。」

②時間記錄的方法：我一直在做時間記錄，每天結束時將當天的時間簡單覆盤，看自己如何使用每一個三十分鐘。每個「週一」對「上一週」的時間進行覆盤，釐清哪些重要的事情投入的時間不夠多，有哪些時間是被浪費掉，以下這些方法能幫助你把這一步做得更好——第一，明確當週／天要完成的重要任務，將其列入計畫，一開始建議控制在三件事之內；第二，預測每項任務完成需要的時間；第三，每完成一項任務就記錄其花費的時間；第四，其他不在計畫裡的事情所花費的時間也要記錄；第五，一天／週結束時，及時覆盤。

③時間記錄的工具：一是借助手機應用程式。我使用過「Forest記錄番茄鐘時間」「自訂版的aTimeLogger記錄事件時間」「時間塊記錄事件色彩」等。另外，我還用過包括「螢幕使用時間」或手機自帶的「健康使用手機」，它們會自動記錄手機使用時長、軟體使用情況以及碎片程度。

二是借助非手機工具來記錄時間。我先後用過紙筆、Excel表格和日記本，主要是用來記錄每半小時的時間花銷情況。

手機因為隨身攜帶，所以使用很方便，但非手機工具干擾更少，所以我一般是將二者相結合。

時間之船飛馳而過，好在，你可以成為這艘飛船的舵手。只要對你是最方便的就是對你最有效的，嘗試，選擇，堅持。

2　五色時間，讓時間繽紛

記錄時間說著容易，做著不易，很容易讓人放棄。做什麼事情能使這件小事堅持得長久呢——有意思的事情。將時間賦予不同的顏色和意義，可以讓時間記錄更有樂趣。

什麼是五色時間？

①藍色時間元：藍色對應的是水，代表學習（Learn）。藍色是海洋的顏色，海洋不拒細流方能成其大，我們要培養兼容並蓄的精神，不斷學習與成長。心懷「謙」，用藍色時間元提升「智」。

②紅色時間元：紅色對應的是火，代表終生事業（Lifework）。紅色是火焰的顏色，將自己的熱情傾注於如火的事業中，只有你喜歡的工作你才能做得優秀。心懷「勤」，用紅色時間元提升「勞」。

③綠色時間元：綠色對應的是木，代表生活（Life）。綠色是樹木的顏色，休字就是一個人靠在木旁，要擁有良好的身心健康，需要投入時間，比如鍛鍊身體、休息和培養興趣。心懷「趣」，用綠色時間元提升「體」。

④白色時間元：白色對應的是金，代表意義（Legend）。白色是白金的顏色，明確自己的定位以及想要什麼，對目標、人生都心裡有數，透過思考與內省，讓你與別人不一樣。心懷「清」，用白色時間元提升「德」。

⑤黃色時間元：黃色對應的是土，代表愛（Love）。黃色是大地的顏色，做為一個社會人，是廣袤大地的一部分，需要與其他人發生聯繫，良好的人際關係將帶來極大的幸福感。心懷「情」，用黃色時間元提升「美」。

五色時間，五彩人生，當用心學習，好好工作，好好生活，明確意義和真正的愛時，幸福就在手邊。提升五商，做德智體美勞全面發展的人。

讓時間繽紛平衡，有三個層次——

第一個層次：讓自己的生活有色彩，只要有五色的時間就記錄下來。比如以學習一個小時的藍色時間元為例，占一天二十四個小時的四％比重。

第二個層次：讓自己的生活五色化，即讓每天都有五色，各種顏色都要進行記錄。比如以學習一個小時、投入工作一個小時、運動一個小時、計畫總結一個小時和替人做事一個小時為例，合計占一天二十四個小時的二○％比重。

第三個層次：讓自己的生活平衡化，即讓「藍色＋綠色」等於「紅色＋黃色」，白色做調劑。可以根據自己的實際情況調整比例，只要保證等式兩邊相同即可。

每個人每一天都有很多色彩，你只需要將它們辨認出來。接著透過有意識的策劃，讓每天都能有五色且都能有所學習，享受的當下有一點自己的心得，有一些愛的傳遞。

最後再調整不同色彩的比重，達到生活的平衡，即「藍色＋綠色＝紅色＋黃色」，這時你的幸福度會達到峰值。

我們對時間的感覺取決於「正在做什麼」。當你在進行喜歡做的事情，例如看喜愛的綜藝節目或玩熱衷的遊戲時，你會感覺時間過得很快；相反當你上班快遲到時，電梯口的等待尤其漫長。意識到自己對時間的感覺，能使你更了解自己，一個人對時間的感覺，是了解內心真正激情所在的一個窗口。

用五色時間統計法記錄時間

如何更有趣的進行記錄？如何更容易的堅持記錄？我選擇用五色時間統計法：將時間看作錢。投資於藍色學習、紅色事業、綠色生活、白色意義和黃色愛五個方面，再到後來採用多種工具加以輔助，如此，我活得越來越有底氣，越來越自主，越來越繽紛。

我遵循對時間流向五色的客觀記錄，一點點地感受自己做各種事情需要花費的時間，以及各種時間投資所帶來的愉悅，在此基礎上提出了致力於充實而平衡的五色時間管理法，核心是「五色時間統計法」。

①什麼是「五色時間統計法」？

五色時間統計法是把每天的一千四百四十分鐘看作是一千四百四十（時間元），用記帳的方式統計時間的去向。五色時間統計並非要記錄所有時間的開支，而是只記錄讓自己幸福的時間用度，也就是那些為自己生活增加了色彩的時間開銷。能否入帳完全是主觀的，對時間的感覺取決於自己在做什麼，這就是說只要你自我感覺良好就行。

國內外很多專家認為，人的幸福取決於五個方面：學習（Learn）、 終生事業（Lifework）、 生活（Life）、 意義（Legend）和愛（Love），任何一方面的缺失都是不行的。如果我們擁有持續的成長、滿意的工作、健康的身心、明確的意義和良好的人際關係，就會覺得生活美好，人生可期。而這五個方面，我將其與顏色對應，即藍色學習（Learn）、紅色事業（Lifework）、綠色生活（Life）、白色意義（Legend）和黃色愛（Love）。

如果把人看作一個能量體，平衡是最理想的狀態，其中紅色事業和黃色愛是以能量輸出為主的，一個是創造社會價值，一個是創造情感價值；藍色學習和綠色生活是以能量輸入為主的，一個是享受知識的盛宴，一個是享受悅己的美好；白色意義是能量的中轉，活得清晰，獨立思考，能幫助你更好地輸入和輸出。生活需要儀式感，給自己的時間一點色彩，當能量的輸入和輸出所花的時間大致相同時，幸福感便是最強的。

沒有記錄就沒有發生，以幸福為基準，能夠帶給你幸福感的可以納入五色時間，讓你覺得不夠幸福的則納入潛能色，潛能色意味這些色彩的時間是具有轉化為幸福時間潛力的。對應到金錢的用途上分別是：投資和浪費。劃分的標準很主觀，如果回想自己對這個時間的使用，覺得值得且划算，就是投資；如果覺得不值得也不划算，就是浪費。

②為什麼要使用「五色時間統計法」？

「五色時間統計法」是眾多時間管理方法中的一種。之所以讓我實踐了十年，是因為它有三個明顯的優點——

綜合：集各種時間管理方法的精髓於一體，比如「四象限法則、要事第一和GTD」等。當我們透過把每一天讓自己幸福的事情相加，也許會發現有些時間莫名其妙消失，而這些消失的時間就是能優化的潛能時間。如果把它們好好匯整就會發現，很多時候並非時間不夠用，而是原來還有如此多時間資源能進一步的有效配置和充分利用。

直觀：讓自己對做事的時間成本有了直觀的認識，因為記錄每件事情的時間成本，便會開始留意事情的起始時間點，以及在行進過程中分秒流逝的時間。例如通勤需要的時間、例行公事需要的時間、看一千字需要的時間等。藉由記錄時間，我能更加了解自己，培養「感知時間」的能力。

有趣：用塗色的方式來標注時間的流逝，跳躍的色彩給人更多的鼓勵，有趣且容易堅持。生命本沒有色彩，都靠自己去上色。

五彩人生，其實由自己去規劃，每個人都能做自己人生的導演。五色對應五行，唯有五色俱全並且分配平衡，整個人生才能最富有光澤並且保有彈性… 閱讀完整內容