當生成式AI變成人工智慧的代名詞時，身邊也越來越多人，討論該如何使用AI？彷彿一個不小心沒跟上，就會被打入職涯深淵，一輩子無法翻身。這股風潮不禁讓我回想起30年前網際網路剛開始準備起飛的時代，也想起20年前電商席捲世界的年代；而才不過15年前，App剛成為智慧手機的核心；再隔幾年，區塊鏈技術熱度炒翻全世界的電腦機房。這幾十年來，數位技術的進步，已將我們的生活帶往越來越科幻的日常，也許哪一天，我們會突然發現許多人已經習慣在家工作，沒錯，即使是廚師也只需要遠端控制廚房內的機器人做菜了。

但是，回過頭來看看目前的生活，你也許會發現即使工作被逼著要用更新、更方便的工具，但AI還沒取代人類大腦之前，我們仍然要肩負起「決定做什麼」的關鍵角色。也許很久之後的某一天，AI也會接手「決定做什麼」，但到那時，人類也會再次進化（或退化）到扮演「決定採用什麼成果」的評估者角色。

或許，有人會擔心這個進化（或退化）很快就會到來，因而對於「工作會被AI 取代」的焦慮越來越高，這股聲音就像200 年前工業時代初期一樣，將會越來越大聲，引起各種團體的重視。但200 年前並沒有近乎無限延展的網際網路，也沒有像現代一樣，對於知識的傳播與學習有豐富的經驗，然而隨著更多AI 工具被開發出來之後，你漸漸會發現：「當初花了大錢和時間學AI，根本是浪費金錢和時間。」我會這麼說，其實是因為我們的生活終究離不開各種AI 技術，只不過你沒意識到而已。

先不談最常見的搜尋引擎和購物廣告推薦，還有排班排程系統（例如：智慧生產設備）、大型運輸規劃系統（例如：貨櫃運輸）、先進藥品研發（例如：抗癌藥物），一直到電腦遊戲、美顏濾鏡、圖片去背、語音助理、語音與文字轉換、語言翻譯等，這些背後都運用不同的AI在提供服務。因此，除非你想要當衝在最前方的前浪，不然只需要知道在對的時機用對的工具就好，也就是，如何選擇在不同用途上採用對的工具，來加速工作效率。

資料統整

以專案管理來說，在專案啟動時，最重要的是了解專案最大價值是什麼。以商業專案為例，會了解市場現況，並分析客戶、供應商、競爭對手、自身資源等因素，再將分析結論以簡報方式，呈現給利害關係人，其目的就是要提出支持專案必要性的「實際證據」，但一般來說，這份工作需要花費龐大心力、經驗與資料統整分析的時間，才能完成一份「還過得去」的報告。

但在生成式AI（簡稱GenAI）蓬勃發展的趨勢下，已經有各種AI平台可以解析結構與非結構式資料，包含網站、PDF、影片、圖像和聲音等，並且創作出各種圖表、影片、文字、聲音、音樂，甚至是完整的簡報資料。因此，我們可以將AI（例如：ChatGPT）當成自己的助理一樣，告訴它「該扮演的角色」、「你想要的資料內容」、「你期望的產出格式」等「提示文(Prompt)」，讓AI幫你從海量的網站資料中，找出最適合、最支持專案的資料，並根據你期望的資料和格式，產出一份合適的報告。而練習寫出適合的AI提詞文，將會是用AI產出報告的必要技術之一。

風險估算與報告產出

有了起始評估報告之後，我們開始規劃專案；而這個時期最重要的兩件事情是—時程和資源，但這兩件事往往是互相衝突的。想要較短的專案時程，可能就需要更多資源；較少的資源，則可能造成較長的專案時程。在整個專案執行過程中，專案經理通常需要發揮協調溝通的技巧，讓適當的資源在對的時候加入，並且能夠協調其他專案資源衝突。

AI在這個階段能扮演的角色，就是時程規劃、資源排程和移動路徑規劃……等，例如：運輸規劃專案、自動化製造專案、投資專案。甚至是產出客製化合約（例如：生產查驗）、各種風險的財務損害估算（例如：法務法遵）、收益估算（例如：原料採購）、法規遵循要件（例如：企業法遵）、規劃蒐集環境資料（例如：碳排放量）等，都可以透過適合的工具得到完整的即時資料，快速反饋、監控都能協助專案推進，並且成為未來的決勝關鍵。

提升專案品質與效率

當專案依照計畫開始運行之後，專案經理會因為專案類型的不同，而進入不同程度的監控模式，例如：站立會議、行動管理、定期與不定期的會議等。不管是哪種監控模式，大多數的情況下，都是行禮如儀地更新進度、檢查計畫細節、調整資源分配、因應可預知的風險狀況，這些行動雖然在控制得宜之下，有助於取得適合的專案資源，進而推動專案前進，但卻不一定有助於專案品質的提升，所以為了提升專案品質，可以思考如何導入AI來協助執行人員，將寶貴的精力用在最關鍵的事情上。

以我熟悉的軟體專案來說，近幾年透過AI來協助程式撰寫，已經不是什麼大新聞了，不管是程式指令的編寫建議、自動產生程式碼片段，或甚至是完整的小型程式，在AI協助下，過去許多要花上一整天思索如何撰寫的程式，現在只要下一串合適的提詞文，AI 就能產生可直接使用的程式碼，例如：將投資組合的技術指標轉換為程式碼。

可見在未來，每個人都要去適應「我的助手不是人」的情境，在各種AI融入日常的工具後，光是Word、PowerPoint這兩個最普遍的文書工具，就會對每個人的工作效率帶來天差地別的改變。同時，只要能在執行過程中，導入流程管理工具，並將原本依靠人力彙整報告的流程，轉換為透過AI 自動產生報表與報告，再進一步整合工具與流程，專案經理就能將寶貴且有限的注意力，放在風險最大或最需要小心謹慎的關鍵點了。

專案經理的AI價值

這些技術雖然聽起來很方便，但再強大的工具，也要執行人員願意採納與接受，專案主管必須協助每位參與者，一點一滴地將適合的工具融入到工作當中，並且配合實際情況增加或刪減工具的使用方式與採用程度。雖然在工具採用初期，一定會有流程轉變的陣痛期，但只要能渡過這個時期，專案品質與效率將會獲得大幅提升，而這不只是老闆需要接受過渡期，專案經理在轉型過程中必須領導、溝通、協調、鼓勵，並協助團隊適應即將來到的未知。

如果你也同意AI將在未來扮演很重要的關鍵角色，那麼何不從現在開始做起？打開ChatGPT或其他AI平台，寫下你的提詞句：「請以部門主管的觀點告訴我，專案經理在AI時代能貢獻的最大價值是什麼？」你可以試試看，將「部門主管」、「專案經理」與「提問內容」修改看看，將會得到許多很有趣的答案。 閱讀完整內容