Hi我是Linda：

我在一家大型企業擔任PM，由於專案的會議很多，常常也會覺得開會非常惱人，尤其是遇到這些團隊成員都非常忙碌的狀況時，更會覺得難以控管。

有些人不出席會議也不通知、有些則是不承認會議上說過的話、有些事後還會推翻原本的結論，種種情況令人沮喪。

想請問老師這邊是否有比較好的方案可以幫助解決這些問題呢?

Hi Linda：

妳問得一個好問題，我也感受到妳角色上的一些衝突與困擾。身為PM 的妳有義務要追蹤會議中的議題，必須要比較嚴厲但又不能失去人緣，團隊成員也各自有各自的工作要處理，不見得都能夠很專心的投入在會議及其後續相關的工作中，所以你才會覺得辛苦。

會議開得好，心法不可少，讓我先告訴你「會議八法」，再一步步教你如何進行：

一、訂規矩，立投名狀取得共識
二、排議程，井然有序議題控制
三、邀參與，重要人士必須出席
四、掌時間，議題發散強制拉回
五、下結論，形成共識主席定案
六、立待辦，日期執行壓好照辦
七、頌紀錄，嚴防裝死人人有責
八、嚴懲戒，警惕人心增加效率

光有心法你可能還是一知半解，現在我就逐一解釋每個心法如何操作，以及其重點方向，這樣你會更懂得要如何運用在你公司的例行會議上。

立投名狀取得共識

要產生一個好的會議結果，首重建立規範的開始。缺乏了組織的會議，產生的過程也不會令你太滿意。

週期性的會議，不論會議的規模大小，一定要在招開這系列的第一次中

● 清楚說明會議的主要目的
● 明確溝通想達成的成果
● 闡明每個人的角色任務
● 確認任務分配與回報方式

溝通好這一切也取得參與者的了解後，你就完成了會議規則的建置了。有了首次的承諾後，後面的實際執行會比較容易取得進展。

井然有序議題控制

每次的會議招開前一定要事先安排該次會議要討論什麼，也就是議程或者可以說議題，在每個議題下，如果能夠安排好要討論的時間，那就更棒，範例如下：

以上是一個很簡易的議程安排範例，事先規劃並在會議邀請時同步寄送給參加人員，這樣與會者就可以非常清楚自己要準備的內容與範圍，在實際會議發生的時候，就比較不容易產生焦點不明的狀況。

重要人士必須出席

會議的人員組成可以很簡單，也可以很複雜。一般來說應該會有主席、參與者、紀錄，這是最簡單的類型，複雜一點的類型還會有招集人、列席、計時……等角色。但儘管這麼簡單，還是必須要抓到關鍵！某些參與者對此場會議是關鍵角色，意思就是說這些人必須出席才有辦法提供其專業的建議給予主席用以參考判斷。

比如說今天開一場MRB(Material Review Board)會議，如果所有人都到了，但負責品質的角色沒有到，如何提供主席有關品質可否採用的建議呢？採購沒有到如何了解應該對供應商進行何種處置呢？

所以與其開場沒有品質的會議搞得品質低下，不如在沒有關鍵角色參與的情況下取消會議，重新來過。

議題發散強制拉回

很多人一定有開會開到離題討論的狀況經歷過，有時候被一個想法一拉就全部人都關注在非本次討論的重點上，或許該項議題非常值得討論，但不要忘記單次會議有單次會議的重點，把時間花在其他議題的討論就會導致本次的會議失去效用。比如：說本次會議明明是MRB，重點是進料的材料如何處置，但會議中卻岔題討論品質檢驗的標準是否要調整，或覺得現在的品質標準有問題，而導致無法形成共識進行材料是否採用的決策，這就不是一個好的會議進行方式。

會議主席必須採取行動，對時間的掌控考慮下必須將討論的主軸拉回到本次的重點，在有限的時間資源下將本次最該處理的議題討論完畢。很多會議成效不好都跟主席掌控時間能力有關係，主席必須有意識的注意時間這項寶貴的資源，在第一時機處理議題發散的現象。

形成共識主席定案

「會而不議，議而不決」大家一定常聽到吧。開會最怕流於形式，大家來打打嘴砲後就散會了，這樣的會議型態久了就會失去會議的初衷而導致成效不彰。一個好的會議最重要的莫過於能夠產生決議，進而引發行動。這邊所說的是一般日常解決問題型的會議。如果是討論、找出真因型的就要獨立思考，或許不是短短一兩個小時，或一兩次會議可以處理好的，也不容易在當次議程決議。當大家在會議中理性的提出各種面向的影響後，最後就得由主席來拍板定案下結論，並把這次的結論記錄下來。

有了結論後就往結論的方向直行並追蹤調整，當然不是說結論就不可以改變、調整，但在沒有被提出異議挑戰的情況下，所有成員就應該往同一個目標去邁進執行。

日期執行壓好照辦

會議缺乏效率通常還有另外一種情形，也就是會議的結論需要有執行者去處理才有辦法追蹤成效，但主席卻沒有指派這項任務的負責人與需要完成的時間，等到下次開會你會發現一切都還在原地打轉。記得，一個好的會議細節缺一不可，有些任務適合給熟悉狀況的人去運籌，有些則建議給能夠大刀破斧的開創者去革新。主席心理面應該有清楚的用人地圖，盡量的用人唯才，才能有比較甜美的果實。當然，有時候理想很豐滿，現實卻很骨感！你的團隊都是撲攏共，你也只能從爛蘋果中挑一兩顆咬起來比較不澀的吃。

但就算在這個情境中，你還是必須讓他們中較為恰當的那位來執行任務，雖然你可以預期效果不會太好，你還是必須勇敢地指派並期望事情能得到改善。

嚴防裝死人人有責

如果你都依照以上流程走到了最後，別忘記行百哩路半九十。很多會議參與者大部分時間都在分心思考其他事情，可能也沒注意到他∕她被指派了任務，且要在有限的時間內完成，為了防止這種事情的發生，別忘了在會議的最後一定要將剛剛的結論以及任務的指派再覆誦一次，只是短短的兩三分鐘但效用卻是最大的。把結論再次做個確認最大的好處就是不論是集體共識或是主席決議，經過最後的覆誦大家都不能再說不知道會議產生了什麼結論，任務的被分派者如果對任務有異議，則必須要在這個時間提出，會議結束後就必須執行會議的結論。

做到這，其實已經具備了一個效率會議的基礎，不斷的落實上述的會議作法就會是持續精進的基石。

警惕人心增加效率

我們期待大家可以自動自發，在快樂愉悅的環境下完成對應的任務及待辦，但其實卻不是都處在一個具備共同目標的團隊中，就算是一個專案團隊也不是所有人想法都一樣，對目標的認定也不一致。有些人只想交差，有些人手邊有更緊急的事情等待完成，有些人在其他專案內部受到的壓力更大，還有些對完成事情的要求跟你的要求完全不一樣。所以缺乏管理追蹤與警惕制度下，對會議的成效就會大打折扣。與其當個爛好人交不出績效倒不如當個公事公辦的人，保住工作績效來獲得及成長的人。

利用各種的回報與設計制度讓這一切受到重視，不要輕易地讓與會者抱持著，反正我沒交你也奈我何的心態得過且過，勇敢的舉報出其中的老鼠屎吧。

以上就是會議的天龍八法以及實際使用的方式，希望掌握了心法也懂得該如何執行的你能夠找到好的機會施行，也透過施行的成效增加你的工作表現，脫穎而出。

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