辦公室溝通協商術

南北戰爭期間,美國前總統亞伯拉罕.林肯(Abraham Lincoln)在一場演說中對南方陣營表達同情,遭到一名愛國的北方人士譴責:「總統先生,您怎麼敢對我們的敵人表示善意?這時候您應該一心想著摧毀他們。」林肯回答道:「當我把他們變成朋友時,不就等於摧毀了敵人嗎?」

當我們在組織中感到行動處處受阻,或事情發展不如預期,可以問問自己,是否將同事或主管當成假想敵?或是害怕被拒絕,讓心理門檻成為自己最大的溝通阻礙?當你認知一個人無法完成所有事,組織要運行得當、要發揮個人影響力,必須透過協商找尋彼此的共通利益,創造雙贏。

企畫|高季芃 採訪.整理.撰文|《經理人月刊》編輯部 美術編輯|陳姿伶 攝影|侯俊偉 圖片來源|Shutterstock


大方給、大膽要,懂協商交涉,沒有職銜也能有影響力


整理.撰文|高季芃 編輯|張玉琦 圖片來源|Shutterstock

《上下管理,讓你更成功》中提到一個故事:重新定義絲線公司(Threads Redefined)的創辦人兼執行長柯蒂.桑琪絲(Codie Sanchez)的第一份財務相關工作是在一家全球大型企業裡,結束競爭激烈的訓練後,正當她考慮要投入交易、銷售或銀行相關業務時,她看到一個機會,於是主動向主管提議要增設一個職位,一方面可以累積她夢寐以求的國際職場經驗,另一方面也能幫助主管在他的上司面前有好表現。

後來主管接納建言增設這個職位,卻將職缺給了其他人。理由是,主管聽到其他同事說她是「會踩著別人的屍體往前衝」的人。她繃緊神經為工作賣命,卻忽略經營同事情誼,這使她的主管認為他不適任。

桑琪絲痛定思痛,開始積極參與團體活動,找到表現自己的方式,職涯也才愈來愈順遂。

需要資源或協助前,先做好價值交換的準備

當你有想要達成的目的,無論職涯晉升或開拓業務,並看到組織中有資源或其他條件可以協助你完成,便需要溝通協商的技巧來獲得助力。雖然桑琪絲的工作態度認真、提出的建議受到青睞,卻沒有完整考量主管的顧慮、缺乏團隊信任,因此沒有如願以償。

《向上管理.向下管理》中提到,組織當中除了職位權力,也就是依據頭銜而來的權力,還有「個人權力」,是指本身影響他人的能力,後者和同事間的信賴程度有關。

例如,當公司凍結人事,你並非公司高層、無職權可規避公司政策,但若曾經管理過小而精實的團隊,便有可能以公司的利益為前提,說服主管核准錄用新人,這就是個人權力發揮的作用。

你以過往實績為籌碼(bargaining chips,談判中用來交涉的有價值條件),在同理經營者的考量下提出要求,藉此達成自己或團隊的目的,也迎合了公司的利益。

史丹佛大學商學研究所研究組織行為學的教授法蘭西斯.福林(Francis Flynn)在2003年的研究中發現,在組織中頻繁與人交換恩惠,與地位、生產力呈現正相關。證實愈是嫻熟溝通協商的技巧,愈有助於職涯發展。

然而,就像前述桑琪絲的例子,許多人寧願把自己的事情做好,也不願意與他人溝通協商。原因可能有幾種:抱持本位主義,認為其他人的事與自己無關,或是覺得自己人微言輕,認定會有別人去做等等,種種原因使我們不敢、不願開口,無意間阻擋自身的職涯發展。

打破「人微言輕」的認知,透過協商交涉達到目的

管理大師拉姆.查藍(Ram Charan)提出「個人貢獻者」與「組織貢獻者」的概念(參見圖表)想要成就更多,首先要轉換思維,從做好自己分內事的個人貢獻者,向放大自身價值,更有影響力的組織貢獻者邁進。

若認為自己處於基層,就無法影響他人,容易自我設限。透過溝通了解其他人的需求、居中協商為他人解決問題,影響力會隨之而來。當你具備更多影響力,也愈能施展溝通協商的技能。

《杜拉克談高效能的五個習慣》中提到:「我們不能透過看一個人有沒有部屬,來判斷對方是不是管理者,只要是能對身邊同事的工作方向、工作內容、工作品質及工作方法等施加積極影響的人,哪怕是基層員工,也是管理者。」

尤其《高影響力習慣》提到,組織中的領導力是流動的,意思是我們有時要領導別人、有時會成為被人領導的跟隨者。為了掌握流動的領導力,更需具備溝通協商的能力,以便在不同情境中適時發揮一己之力。

最後,如果你做事勤奮也具備實力,卻常常擔心說錯話而延遲開口,或者認為自己不擅表達而放棄開口要求,明明覺得自己值得更好的待遇,卻持續隱忍,溝通問題最終可能會造成工作壓力、職涯瓶頸。透過學習組織中的溝通協商術,善待認真工作的自己!


學會調動資源、連結他人,才能放大個人價值

管理大師拉姆.查藍(Ram Charan)提出「個人貢獻者」與「組織貢獻者」的概念,前者是指專注提升個人業績的基層員工;相對的,後者不只埋首自身業務,還能為組織帶來貢獻,讓我們發揮更大的價值。《領導不需要頭銜》中進一步整理兩者的能力、工作方式及理念: 閱讀完整內容
經理人月刊2023/4月 第第221期

本文摘錄自‎

辦公室溝通協商術

經理人月刊

2023/4月 第第221期