混合辦公實務6問

因為疫情緣故，許多企業不得不開啟遠端辦公模式，一推動才發現，實務上出現許多問題。我們整理了6個常見困擾，提供「遠距前輩」們的經驗法則，或許能讓工作調整更順暢。

Q1 混合辦公後， 團隊的福利與薪資該調整嗎？

疫情前，市場上有很多公司都是高薪聘請遠距員工，原因是這些人是業界頂級人才，能請到他們已經很幸運了。《遠距工作這樣做》指出，遠距工作者跟一般工作者應該要同工同酬，若「同工不同酬」，多半有刪減成本或逼退員工的意味。《遠距工作模式》也強調，企業應該以大城市水準的薪水聘用員工，這樣不只能找到更好的人才，還能讓他們覺得自己被重用。

Q2 只有特定的產業和職務 才適合遠距工作？

台灣IBM諮詢企業策略轉型服務副合夥人游復興認為，每個行業都有機會做到混合辦公，差別只是虛實的「比例」。《遠距工作革命》（暫譯，英文書名為《Remote Work Revolution》）指出，高度複雜或需要創意思考的工作，如軟體工程師、圖像設計師、編輯等，在家工作效率會更高；工作複雜度低、不太需要實體與人互動的工作，如電話客服中心也是如此。不過各職務的資淺者，需要貼身汲取前輩經驗，較不適合遠距。

Q3 團隊採用網路工具增加資安風險？

過去在辦公室，許多公司會規定只能用內部伺服器，但遠距團隊會透過網路工具工作，導致資安風險。《遠距工作這樣做》建議，團隊可以先讓協作回歸到安全層級較高的軟體裡，等到協作架構逐漸成形後，再建置內部規範。比方說，低風險業務的密碼禁止用通訊軟體傳遞、公司檔案禁止放在外部的雲端硬碟；高風險業務在外連網路要透過VPN、重要機器限制IP登入等。 Q4 每個人進辦公室時間不同，該怎麼聯繫團隊感情？

《遠距工作模式》發現，團隊一周只有10∼20%的時間需要協作，其他都可自行作業。如果團隊每天都有4小時的重疊工作時間，不只能避免作業延遲，也會增加凝聚感。企業也可考慮舉辦年度實體會議，讓員工深入了解公司願景。《WFH在家工作的成功祕訣》提及，這種一年一度的度假式活動，兼具教育訓練和同事培養感情之效。

Q5 如何說服組織、主管嘗試或延續遠端工作？

《啟動遠距工作，設計你的理想生活》指出，要說服老闆延續遠距工作，必須站在公司的立場，思考主管在乎、擔心的是什麼。首先，提出哪些工作可以遠端作業、遠端工作能為公司帶來什麼效益，告訴老闆你為什麼「需要」遠距工作，而非「想要」。再來，可以拿相關資料與數據佐證，證明遠距工作的實質好處。

Q6 需要討論協作的時候，什麼時候要視訊？什麼時候用電話會議就好？

在洽公時，讓對方看見自己，更容易建立關係，而且也能觀察對方的表情、情緒，所以許多人會選擇用視訊會議。不過，大量視訊帶來長時間的眼神接觸，會造成「視訊疲乏」（zoom fatigue），耗費大量心力。《WFH在家工作的成功祕訣》建議，將視訊電話留給外部溝通、概念發想，或是必須討論敏感話題的時候。至於不用開鏡頭的電話會議，可以留給已培養出默契的工作團隊，或是短時間的工作回報。

閱讀完整內容