掌握「七大守則」，變身工作效率達人
本書中設定了最實際的目標，介紹「七大守則」，讓讀者確立自己該進行的整理術。在每一章節中講解一個方法，並敘述執行架構或具體施行措施。 以下先提列「七大守則」給大家參考。 守則1 掌握文件存放位置的整理術 守則2 將新文件確實分類的整理術 守則3 每天進行管理與檢查的整理術 守則4 適時丟棄不需要物品的整理術 守則5 整頓腦中資訊的整理術 守則6 彙整資訊以激發創意的整理術 守則7 善用電腦歸納分類檔案的整理術 這「七大守則」的基本用意，就是為了提高工作效率。 它並非只是為了減少找東西的時間，而是要我們秉持自主性來管理資訊，整理周遭的物品來提高產能，自然就能創造出投入工作的時間了。這麼一來，我們就不會一直處在被時間追趕的窘境，而能提升自主推展工作的程度。 「整理」是一種自主推展的工作技術 所謂「整理」，以廣義來看，可說是把自己碰到的所有東西嵌入自己所訂定的秩序中，不需要的話就丟棄的工作。因此，迅速判斷優先順序、放置的場所等，是非常重要的。 「解決必須做的事情」，也是一種「整理」。例如，早上進到公司，一坐到自己的位子上會馬上想到現在該做些什麼，這便牽涉到時間管理、行程管理等問題，也就是訂定自己的計畫。 不要被資訊的漩渦吞沒、不要被時間追著跑、不要過著消耗殆盡的生活，而是根據自己的計畫，以自主自發來推動一切事務才對。 能夠達到這種效果的整理術，當然不會花太多工夫。好比說，我們會以為圖書館的藏書系統只要努力整理過一次，之後的管理就會很輕鬆，但實際上，平時要維持系統運作也是很花工夫的。 為了提高工作效率、符合實際狀況，「能夠活用」也是一個重要因素。如果規劃了太過嚴密的系統，就很難因應新的工作或周圍的變化，所以不要過度要求細節是很重要的。 本書歸納七大守則的整理術，即使是常被大家說「少根筋」的人，應該也能輕鬆達成。老實說，我也算是一個粗心的人，不過我知道要把所有東西整理到十全十美是不可能的，況且我也不想那樣做，只要能生活得很愉快就好了。 想要有所改變的時候，最重要的是要下定決心。不要認為這是義務，或甚至感到焦慮，而應把它當作「自己想做，所以去做」的事，便能開心地朝向目標邁進。千萬不要想得太嚴肅，要找出嘗試新事物的樂趣，如此應該就能有愉快的新發現。 三橋志津子
掌握文件存放位置的整理術
不管怎麼整理，沒多久周遭又一團亂的人； 老是在堆積如山的文件前迷失方向的人⋯⋯ 請不要輕言放棄。 首先學習「守則1」的整理要領， 讓自己隨時都能拿到需要的文件資料！重點不在好不好看，而是能一拿就到手
所謂「妥善管理」，到底是怎樣的狀態呢？ 其實關鍵重點就在於，「馬上知道什麼東西放在哪裡」。 如果能在必要時刻順利取得所需的東西，那麼工作就會進行得很有效率。 「沒辦法好好整理！」、「根本整理不完！」有這類煩惱的人注意了，請試著想像自己坐在辦公桌前工作的情景—— 假設現在必須整理一份隔天開會要用的資料，這時客戶剛好來電詢問，於是你毫不猶豫地拿出參考文件，沉著地回應對方的相關問題。 掛上電話之後，換同事來找，請你給他看另外一份文件。 當下只花費幾分鐘時間，你就找出那份文件交給他，然後再回頭製作隔天要開會的資料。 能快速應付處理如上狀況，必定對相關文件放在哪裡一清二楚，才能順利達成各方需求。 若只是「約略知道」文件擺在哪裡，就會影響後續的處理效能。 打造二十秒就找到 所需文件的環境 不擅長整理的人，經常會辯稱：「看起來很亂，不過什麼東西放在哪裡我都知道。」但其實大多數人只是自以為知道放在哪裡罷了。
▲只要能在二十秒內取得所需文件就OK了！
