毫無自覺的錯誤表達，害你難出頭

無論是誰，每天生活中都會與人交談，並且從中獲取或提供新知，「溝通」在這個世界上可說是無所不在。不只是面對面的交談而已，與工作往來對象、甚至是相距千里之遙的人，也會透過電子郵件等方式進行「對話」。

坦白說，人生在世想和他人毫無牽扯，根本不可能！

◉「所以，你到底想說什麼……？」

我每天都必須與人交談，或以電子郵件聯繫。然而在這樣的過程中，我發現當溝通交流的方式變得愈加簡便時，有個狀況愈是令我感觸良深。

舉例來說，有個老愛長篇大論的合作者，或許因為自己為了公事而冒昧打手機給我感到過意不去，電話一接通就先彬彬有禮地致歉，並噓寒問暖一番。然後，不知不覺中再慢慢談起公事，但整個溝通過程，我根本搞不清楚他這通電話到底為何而來。

於是，我一邊敷衍答腔、一邊聆聽，直到快掛上電話前我才終於明白，原來對方希望我把幾天前交出的稿件，刪減兩百字左右。

電話那頭的我忍不住想，一開始他只要簡短快速地做出指示，就不至於浪費彼此的通話時間。刪減兩百字文稿並不會令我不悅，比起那通不知所以然的耗時電話，刪減稿件字數反而更加快速容易。

此外，電子郵件也會發生類似的狀況。

雖然對方信上寫了長長一篇，但我並不清楚他到底想表達些什麼。讀取這樣的郵件不僅累人，由於多半得回信給對方，所以往往會被我先擱在一旁，有空時才會予以回應。其中，對於該如何回信才好而感到猶豫不決、難以下筆的情況，也不在少數。

諸如這樣的狀況，應該不只發生在我身上吧，這種經驗想必人人都有。甚至包含我在內的任何人，都可能打過那樣的電話，或是寄過那樣的電子郵件。

◉ 多數人踩著「地雷」在溝通

我們之所以開口說、動手寫，都是為了向某人「表達」某件事、某個訊息。不過，就算我們努力表達，要是方法不當，對方便無法理解。如果對此還缺乏自覺，溝通便會發生障礙。

「明明已經告知了呀！」

「什麼？信上是那樣寫的嗎？」

就如同以上兩句對話，明明和對方進行溝通了，卻因此造成彼此誤解，就商務往來而言，的確相當不利。

事實上其實不僅是商務往來，在私人事務方面，要是隨意寄出的電子郵件內容顯得自以為是，極有可能因此被貼上「難相處」的標籤而遭到疏離。

不過，處在當今這個年代，比起強調表達的內容，更重視回應速度及頻率的效率主義思維其實十分氾濫。而背後的因素，或許就是通訊方式變得更加便利的緣故吧！

向對方表達的速度與時機掌握固然重要，不過，要是遇上必須說服對方，或是必須針對事態嚴重的事件進行報告時，讓對方確實理解自己想要表達的內容才是最重要的！只靠耍些小聰明，並無法打動對方的心。

如同過度重視對方回應的速度及頻率一樣，我認為大家對於「表達」，其實有著天大的誤解。而所謂的誤解，我先舉幾個例子：

•「說明時，只要流露感情就能表達己意。」

•「按照事件發生的時序進行說明，一定淺顯易懂。」

•「為了對方著想，表達時一定要提供大量資訊。」

•「溝通時，不應該讓對方想要提出反問才行。」

我相信，有以上這些想法的人，應該不在少數。

◉ 報告訊息愈完整，主管愈不耐煩！

打個比方來說，假設某天直屬主管因出差而全天不在公司，隔天一早就得向他報告前一天單位內部的狀況，這個時候……某些人可能：

「唉，昨天實在是忙壞了！有關A公司的簡報資料，對方提出修改的要求，雖然我們盡了全力嘗試修改，卻改得不是很順利……。」

一開口，部屬便意圖表現出自己和同事們是何其努力地投入工作中。

希望對方明白自己的努力，其實是一種感情的宣洩。不過，表達自己努力的程度並不算資訊，至少不是對方想要知道的資訊。可以說，這名部屬根本不了解對方想知道的是什麼。於是，接著會說：

「上午和B公司的會議，是由我和佐藤先生共同出席，可是對方的反應挺冷淡的。回到公司，當我們正打算對此開會討論時，卻收到A公司要求修改簡報資料的通知，然後就……」

諸如此類，部屬從早上的工作開始，依照先後發生的順序一一說明。結果聽取報告的主管，聽到一半就厭煩地心想：「到底要講到什麼時候？」然而部屬並未察覺主管的反應，又接著說道：

「順便向您報告，A公司的業務負責人從山本先生換成田中先生了。」

由此看來，部屬打算將所有的訊息全塞進口頭報告中。

A公司的業務負責人由山本先生換成田中先生，是足以成為昨天頭條的大事件嗎？

如果是的話，就該先報告這個訊息。不過這個例子的情況並非如此，因為部屬認為：「一次呈報大量資訊全是為了對方著想」，所以才會以「順便」、「順帶一提」的說法，來附加報告一堆瑣事。

其實，會像這樣狂塞資訊給對方，全是因為傳達者心存著：「溝通時，不應讓對方產生疑惑、不可使他們提出反問」的強迫觀念使然。換言之，對部屬來說，絕不能讓對方見縫插針，受對方質疑就等同表達不夠確實，這些成見或許深深地影響了他吧！

雖然以上案例只是其中一例，但想必大家應該有所了解。像這樣對溝通的天大誤解往往充斥於各種日常場合中，因此，表達的內容總是既冗長又複雜。愈想要表達得清楚，就變得愈冗長、愈拐彎抹角。

雖然「表達」屬於非常稀鬆平常的動作，但卻需要相當程度的技巧。

然而相對於此，想要找出徹底學習表達技巧的機會，竟然寥寥無幾。於是，大家都在無意中做了「表達」，卻在毫無所覺之處犯了錯。針對這種狀況，非得設法解決不可。

抓不出重點？套用四句模式，立刻釐清

請大家試想一下，自己身邊感覺善於表達者，他們的電子郵件和言談方式，多半都相當簡潔。

並不是因為他們將內容簡化而顯得簡潔，而是懂得省略多餘的資訊，只歸納出最精簡的重點。溝通感覺上，並不會覺得他過於平淡，也不致於冷漠，這時候總是會認為「這個人的電子郵件一向清楚易懂」。

那麼，所謂的「傳達」究竟是怎麼一回事呢？每當想向對方表達些什麼時，腦中到底如何運作的呢？

想要把表達的內容變得簡潔，首先得讓自己的腦袋清晰，這時候大腦進行的動作就是──抓重點。

◉ 聰明人懂得抓重點

我長年從事大學、入社應考等申論題撰寫的指導工作，不如就以此經驗為例進行說明吧。所謂申論題應試，就是針對某個題目，將自己的想法合乎邏輯地加以說明的考試。

為了能寫出合乎邏輯的文章，我一向指導學生使用自創的「邏輯模式」＝「四段構成」。其實不只是申論撰述而已，舉凡商業書信等各種寫作或是對話的場合，都可活用這種四段模式的技巧，將想要表達的內容合乎邏輯且精簡扼要地予以歸納。

所謂的「四段構成」如以下所述：

第一段：拋出問題→「……嗎？」

這是為了表達自己已針對題目的問題點，進行思考整理，並準備針對該項議題陳述意見的開場。

「雖然題目如此主張，但這是正確的嗎？」諸如此類，將題目轉換成「是非題」藉以拋出問題作為開場。

第二段：表達意見→「固然……不過……」

針對自己拋出的是非題，表明個人選擇的立場。這時候，通常會引述「反對意見」，先說出「固然……」；隨即再以「不過……」論述加以反駁，表達出自己的意見。

第三段：展開論述→「背景原因是……」、「畢竟……」

針對自己為何持有如此意見，闡述個中背景、原因、歷史原委等，此為申論時最重要的部分。

第四段：結論→「因此……」

整理全文，最後再次明確表示自己的主張為贊成或反對。

雖然各所大學的應試申論題不盡相同，但通常申論文作答的限定字數為八百到一千字，要在如此限定的篇幅下，最好以四段構成來撰寫。

而且，我們平時經常寄出的商業電子郵件等書信，多半篇幅更短。如果在這種狀況下，試著套用四段構成作為書寫架構，將會變成以下內容：

第一段：拋出問題

新商品「〇〇〇」真的適合於九月發售嗎？

第二段：表達意見

固然大部分的企業向來都在九月，規畫推出新商品，不過在氣候快速暖化的當今，若顧及消費者需求，應該將發售日往前訂在更早的日期為宜。

第三段：展開論述

雖然尚未得到確定訊息，不過業界中都在盛傳，我們的競爭對手A公司和B公司皆準備提早發售，各大媒體也緊盯著他們的動向。

第四段：結論

參酌以上這些狀況，我認為應該搶先A公司和B公司進行發售為妥。

以四段構成歸納而成的文章，由於展開的論述十分合乎邏輯，因此不僅能說服對方，還能讓對方心生共鳴。

舉凡公司或家裡的一切事務、腦中思緒等世事，往往十分複雜，難以一言蔽之。不過要是有了這樣的思考模式，大量的資訊內容就能精簡地整合歸納出完整的陳述。而此模式的極致，就是接下來談的──「四句」歸納法。

◉「簡短歸納」很困難？訣竅在──四段構成

以申論題為例，再來說明一下。

有許多從未寫過申論題的學生，無法突然文思泉湧、寫出八百字的文章。這時候我會先依照「四段構成」的邏輯模式，指導他們將接下來準備擬寫的內容以「四句」來歸納，換言之就是：

• 針對題目所言，表示贊成還是反對？

• 為什麼會有這樣的想法？

• 還有其他的想法嗎？

• 最終的主張為何？

能依照前述要點來歸納己見的學生，在這個階段將十分清楚腦海中想要寫什麼內容，全文架構已成形。接下來，只要稍加潤飾經過重點歸納的短文，立刻就能寫出八百字的申論題作答。而且還能隨心所欲地發表自己的主張，將想法傳達給閱讀文章的人。

不過，有些學生就是學不會抓重點，無法將該寫的重點歸納成簡短的文章。像這樣的學生往往會漫無目標地寫出內容鬆散、拖泥帶水的八百字文章。

想當然耳，由於從文中看不出撰寫者的主張為何，因此這篇申論文肯定無法合格過關。換句話說，這些學生可能無法思考關鍵：想做任何表達時，最小單位為「四句」。

比方說論文寫作，往往需要先釐清自己的研究主題為何，然後針對主題闡述假設觀點；接著寫出足以佐證的實驗結果，以及相較過去的研究結果，為何自己的研究略勝一籌的要點；最後，再根據前面所述導出文章結論「因此我反對〇〇說法」。

其實歸根究柢來看，論文就是以這樣的「四句」邏輯堆疊架構而成的文章，不是嗎？

若以此模式思考，小說也是一樣的道理吧。主角內心浮現某個疑惑或疑慮，但卻苦惱著「真的是那樣嗎？」就在此時，他忽然巧遇以前的友人而靈光一閃，或是發生了平常不會發生的狀況，導致他發現了什麼重要的線索，最後他終於確信「自己的猜測果然沒錯」。

所謂的「起承轉合」同樣以四個段落來構成，這和我所說的「四段構成」極為類似。

就此看來，其實所有想要傳達給他人的事物，基本上都屬於「四段構成」，換言之不就是「四句邏輯」嗎！更進一步可以直言，世間萬物的構成，就是由所謂「四句」的小積木一一堆疊而成的。

基於此故，養成以「四句」思考、書寫、說話的習慣，正可謂培養「表達力」的捷徑… 閱讀完整內容