鑽石5步驟，讓聽眾無法Say No的簡報

一場簡報成功與否，90％在上場前就已經決定了。鑽石五步驟從清楚具體的目標出發；接著用聽眾的角度和高度，深入了解目標聽眾；再設計講者的論點與訊息，用聽得懂、記得住的結構，獲得聽眾理性與感性的雙重支持；精美的視覺投影片幫助加深印象，最後藉著Q＆A清除聽眾的疑問和異議。 這樣準備簡報的方式，便是用思考力作基礎延伸出影響力，簡報之後聽眾當然會願意做出簡報者要求的動作，而不會SayNo。 步驟一：目標陳述

每一場簡報一定要有目標。我們要求簡報者具體定位這場簡報的類型，以及做完以後聽眾要做出的動作。不僅如此，而且目標達成與否必須是能夠驗收的。接著，簡報者要對聽眾做出評估，分析聽眾目前的態度和所有可能拒絕的原因，接著評估聽眾的立場、態度和情緒。

「目標陳述」幫助我們制定精準的簡報目標，並且考慮到所有可能失敗的風險。

步驟二：論點與訊息

在步驟二，我們要決定「說什麼，不說什麼」，也可以說是制定簡報的策略。

論點是有說服力的證據與論述，針對聽眾的關鍵議題提供知性的解答。

訊息是講者希望聽眾感受到的想法及態度，針對聽眾的立場情緒提供同理心的連結。

論點配合關鍵議題，而訊息則與立場情緒相呼應。

步驟二做得好，聽眾心裡的疑問和成見都會得到解答。我們也教導簡報者如何正確定位自己在不同簡報形態的角色，找出每一種簡報形態成功的要件。

步驟三：內容建構

我們會根據第二步所決定的論點和訊息，開始思考「如何說」。事實顯示，不管簡報者準備的論點有多好，聽眾對大部分的內容要不是沒聽到，就是聽了也沒記住；所以，講者敘述論點的方式將直接影響聽眾記得多少，認同多少。這個過程就好像導演拍一場好看的電影一樣。

在步驟三的章節裡，我會說明如何有效的開場，如何用金字塔結構建構主體內容，如何結尾；也會教導讀者如何善用故事和例子，如何轉接，以及運用心智圖法來幫助我們準備簡報。

步驟三做得好，簡報者一定會得到聽眾理性和感性的雙重支持。

步驟四：視覺輔助設計

精美的投影片能幫助簡報者有效傳遞訊息，為簡報增色加分。反之如果投影片的製作不精美，會讓聽眾分心。

人類對於圖像的記憶能力，遠超過文字和聲音，因此優質的口語簡報如果能再加上設計精緻的投影片，就會有畫龍點睛的效果。

但是投影片的製作，遠遠超脫美工的領域。講者心中最大的困惑，經常在於「我應該準備幾張投影片」，「投影片應該精簡還是詳細」，以及「該不該事前先提供講義」等等。

在步驟四，我會回答以上的問題，也會說明製作投影片的觀念和技巧，讓簡報者能把想要傳遞的訊息用最有效的方式呈現出來。同時也收錄了十幾張我過去工作時所製作的畫面做為研討的範例。

步驟四做得好，聽眾會得到完美的「聲」、「光」享受，對簡報者和簡報內容留下深刻的印象。

執行步驟四，讀者可以使用市場上通用的電腦製圖軟體，例如：微軟的PowerPoint、蘋果麥金塔的Keynote、或許多專業人士使用的Illustrator等軟體，以及參考知名的商業期刊。

步驟五：Q＆A回答問題

講者做完簡報之後，如果聽眾還不願意作出講者要求的動作，才有必要執行Q＆A。如果聽眾同意講者的要求，就不需要有Q＆A。所以，Q＆A並不是一場簡報必然存在的步驟。當有必要時，我們將針對聽眾最後還不甚明瞭或者還不完全同意的部分，提供說明和解答，最終的目的還是要求聽眾做出講者需要的動作。

鑽石五步驟的第一步和第二步如果做得很紮實，在最後階段應該已經沒有什麼令聽眾產生疑惑或異議的問題。

Q＆A提供與聽眾互動的機會，讓講者補充說明或澄清，所以簡報者應該抱著積極正面的態度歡迎聽眾的提問。

在處理問題或異議的時候，態度和內容同等重要，在步驟五中會指導讀者處理問題或異議的正確態度以及有效方法，也會討論如何處理不友善的提問。

做好步驟五就清除了聽眾不願意SayYes的最後障礙，而達到簡報者最初設定的目標了。

鑽石五步驟由五個重要的部分所組成，分別是：「目標陳述」、「論點與訊息」、「內容建構」、「視覺輔助設計」、以及「Q＆A回答問題」五個部分。這五個部分環環相扣，一步一步引導講者邁向成功的簡報。

鑽石五步驟的次序非常重要，使用這個架構工具的講者一定要按照這個次序來做才會達到最好的效果。但是這個次序的觀念不是單一方向的，簡報者在準備的時候，一定會經驗一種狀況，就是走到了第二步才發現自己的目標不夠明確，對聽眾的了解還不充分，這個時候就應該再回到步驟一修正目標陳述。

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