今天下午五點之前，主管必須收到你做完的報告。但這份報告超級複雜，所以你只好提前一小時抵達公司，好在所有人都進來之前，可以先安靜地趕工一段時間。結果你的手機卻一直響個不停，而且現在根本還不到早上九點。
打開信箱，每一封新郵件都是一個新任務。你同事凱倫每次經過你的座位，都要跟你聊一件瑣事。除此之外，你今天要開三個會，卻沒有一個跟你直接相關。還有，隔壁會議室正在幫艾倫慶生，你也得露個臉。
面對這麼多紛擾，到底該如何有效率地工作？
你盡了最大的努力去處理這些干擾，確認每一則訊息通知、回覆每一封信，還聽凱倫講了三個故事，只因為不想要太失禮。你又盡責地參加了所有沒意義的會議，最後試著忽略慶生活動。
在例行職責和接二連三的干擾之間，你的報告幾乎沒寫半個字，於是你不禁感到恐慌。大家紛紛踏出會議室，周圍的噪音逐漸減弱，終於有時間好好寫報告。但是……已經四點了！
你閉上眼睛，揉揉太陽穴，起身走向咖啡壺。「我應該又得熬夜了。」
找出問題根源，設計解決方案
辦公室本該是個讓人能好好工作的地方，但對多數人來說，情況正好相反。這裡儼然是生產力戰場，我們全都得拼了老命地爭取時間，才能在一天結束之前完成某件事——任何一件事都一樣。
當時針指向下午五點，許多人甚至都不知道自己今天到底完成了什麼，為什麼會這樣？因為無數的干擾破壞我們的注意力、劫持事情的優先順序、踐踏了既定的計畫，難怪大家都這麼痛苦。
每個人都在職場上面臨這些問題，在我的管理課程中，我一直見證這一點，所以你並不孤單。然而，成功人士就是有辦法持續完成手頭的任務，怎麼說？多數人無法把事情做好，都是因為同一個問題，那就是：無效的時間管理。
但情況是可以改變的，只要往下探究找出根本原因，就可以設計出適合自己的解決方法。雖然這看起來是一項艱巨的任務，但收穫會讓你感到值得，若能有效管理時間，就會提高生產力，壓力也隨之減少，最重要的是，你不會再浪費任何時間。不僅如此，你還能將時間投入到工作中最振奮、最有影響力也最重要的層面上。
那麼，究竟要如何著手診斷自己的時間管理問題，並開始嘗試成為一位時間大師呢？一同來探索時間大師的做法吧。
記錄任務。會用一套封閉系統紀錄與接收任務。這套系統方便知道該完成哪些事，因此身邊同事們也可以仰賴系統記住代辦事項、細節和截止期限，如果你經常忘記該做什麼、何時該做，那就表示你的任務追蹤系統沒有正常運作，將在第二章討論如何修復這套追蹤系統。
評估時間。能準確評估一項任務需要花多久的時間完成，以及自己是否有空。藉此知道何時該向同事或主管取得更多相關資訊，而如果當下沒有辦法負荷某件工作時，也知道如何說「不」，或說「現在不行」。如果這對你來說有困難，或者你的任務評估系統沒有正常運作，代表你可能還需要練習溝通技巧，那麼在第二章，也會說明如何改善與人交流。
並會重新審視任務的重要程度。只要有新的工作出現，就會盡速確認該怎麼將事情依序排入工作當天、當周之中。他們往往先執行最重要的任務，並確保自己主動與同事溝通，了解各方的時間需求，如果你覺得這很困難，那麼就是你的優先排序系統沒有正常運作，第三章會討論該如何解決這個問題。
消除干擾。會盡力消除工作環境中的干擾，但也很清楚有些干擾是不可能完全除去的，所以發展出一套幫助自己保持專心的技巧。如果你覺得很難專注，第三章將介紹提高注意力的方法。
時間大師也會受到許多意料之外的外在干擾。只不過，這些干擾都無法影響其工作效率，會避免讓時間規劃太過僵硬，以免突發狀況出現。也就是說，會事先預想到可能的干擾，並制定出可以隨時調整的靈活計畫。如果你很難做到這一點，那表示你的計畫系統沒有正常運作。將在第四章中探索該如何加以修復。
嘗試不同方法直到有效。時間管理有許多方法，但並非每一種都符合你的需求。時間大師會知道哪些策略並不適合，哪些需要反覆嘗試或值得堅持下去，透過嘗試不同的方法，直到找到一套有效的系統為止。在第五章中，你會學到該如何建立出系統的首次運作模式，接著評估這個模式是否有效，再加以調整。
常見五種干擾元凶
現代世界中充斥著各種各樣的需求和干擾，使我們無法專注於最重要的事情上。人類大腦天生就比較擅長尋找食物、住所和同伴來維繫生命，而不會「管理時間」，因此，學習時間管理，就是學習成為「人」。
當需求比以往都還要多，一天二十四小時裡，要顧及工作、進修、家庭、友誼和休閒，這是不可能的，但這也正是所面臨的挑戰，導致常常發覺自己錯過最後期限，無法交出最高品質的成果，或者感到疲倦不堪。
擔任時間管理教練的這些年裡，我發現效率問題的根源都有相似的模式。在我的學生中，無論是剛畢業的新人，或是經驗豐富的高階經理，時間管理上都有五種根本上的錯誤，即便每個人的問題看起來都不太一樣，但問題的根本總是相似。
以為時間充裕但其實低估所需時間。各自身上都背負著許多急迫且千奇百怪的任務。即便盡了莫大的努力，也很難準確預估每項任務需要花多少時間完成。你當然知道自己今天共有三小時的會議要開，但有沒有把其他事項一併考慮進去？會前的準備、會議上難以中斷的談話、離開會議時的十八相送、會後的電子郵件，還有你答應對方當天會提供的資料？你是否曾經不小心埋頭苦幹了七個小時，但其實你明明只有五個小時可用？
未能確立出有效的優先事項。每天都必須應付大量的會議、訊息和「剛好路過」的同事。而每一次工作中斷之後，待辦事項就會增加，在這種情況下，的確很容易讓人感到不知所措，更難以決定哪些任務需要立刻去辦。於是就這裡做一點、那裡做一點，卻沒有在任何一個任務上取得較大的進展，以至於當一天結束後，卻沒有完成任何一件事。
未能有效利用科技工具。科技工具可以幫助工作上保持組織力、制定任務的優先順序，以及持續專注。但更多時候，這些設備也會分散我們的注意力，讓人感到心慌意亂。每當收到新郵件、簡訊、電話或即時訊息，手機都會發出通知，而且只要點擊幾下，馬上就會看到最喜歡的網站或社交媒體平台。手機螢幕上有好多通知，於是也忍不住點擊、點擊、再點擊，以免自己錯過任何「重要」的資訊，而時間就這樣過去了。
受到負面情緒和壞習慣的阻礙。當習慣了自己的行為、感覺和生活方式，就算明知道有些習慣和想法不太好，甚至會造成糟糕的後果，還是無法改掉。比如說，你可能加班到很晚，因為害怕無法達成主管的期望，結果搞得自己筋疲力盡。你還會答應某個不切實際的截止期限，只為了讓同事對你印象深刻，結果卻沒能如期完成，最後導致對自己失望，並且侵蝕你的職業聲譽。
無法應對「意料之外」的狀況。德國早期名將毛奇（Helmuth von Moltke）的書中，曾經寫過一句軍事名言：「所有作戰計畫在首次接敵後都會失效。」就算是平民老百姓，也會面臨同樣的問題。你可能之前就已經發現，自己有時操之過急，有時又太過鬆散，並且對於意料之外的任務毫無準備，偏偏它又是如此緊急且無法忽視。或者是，你可能已經投入了一套極為嚴格的時間安排，導致你沒有辦法塞進任何一件新任務，即便它同樣重要，並且也是優先事項。
簡單的步驟就能對生活產生很大的影響，我的學生經常對這一點感到非常驚訝。清楚掌握自己每天的時間和精力應該集中在哪些事情上，能使人產生平靜感並減少拖延，使生活不再如此教人手忙腳亂。試想，如果你能徹底破除阻礙，生活會是什麼樣子。
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