全通路營銷顧問，近20年零售營銷市場經驗。現任：中華自媒體暨部落客協會理事長；港台青年創意聯會副主席；匠心文創數位整合行銷總監。以行銷面向輔導新創事業和企業轉型。曾於政府部會、各公協會、各大專院校等近百個單位，講授品牌經營、網路行銷、創意商機等相關課程；現年專司講授自媒體行銷、全通路口碑行銷。

作者／鍾婷
匠心文化創意行銷有限公司　數位整合行銷總監 一場新冠疫情，讓追求「全球化、地球村」的各國，遭受無比的侵害。在病毒蔓延的恐懼中，人人自危，生活上保持著社交距離；工作上也思考並重視著遠端遙控、在家工作等行為模式。無論是企業或個人，「活著！」無非是2020年唯一追求的目標，「蛻變」是今年唯一的生存解藥。

水可載舟亦可覆舟，儘管新冠病毒帶來死亡與悲情，卻也刺激了我們加速數位轉型的動機。唯有將物質虛擬化、訊息數據化、消費場域化，才能真正打破時間、空間的限制，讓年輕人可萃取古老智慧快速成長；讓老年人能享用新科技帶來的便利。

24小時365天隨時待命的「虛擬特助」

1998年創立的Google，從搜尋引擎服務到現在眾多的雲端應用，是目前少有幾家能完整蒐集數據的科技公司，透過其提供的遠距服務，讓我們可輕易享用到各項雲端應用，及快速解決遠距工作產生的困擾。在專案管理的十大知識領域中，整合管理、範疇管理、時程管理、成本管理、品質管理、資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理及利害關係人管理中，每項都環環相扣，須有像Google這樣可貫通的整合系統，才能確保成效不會被打折扣。

2010年我離開舊東家，開始個人創業，萬事都得事必躬親，漸漸無法負荷工作量，幸好2014年開始啟用Google服務來整合及分擔工作所需的行政庶務，被我暱稱為「虛擬特助」—24小時365天隨時待命。這也是為何我在疫情爆發後，能立即將所有業務及課程都轉往線上發展來躲避風險的原因。以下就以過往經驗，從個人管理到多人協同發展的歷程上，來一一介紹自己所運用的Google雲端應用工具。

遠距工具需掌握—原則六效益

首先掌握的一大原則就是：智能工作。能讓我省時省力、增加工作效率為主軸，故我不追求太高深的技術及軟體，以自己的使用習慣「易上手」的優先採用。其次是軟體需達到六大效益：同步更新、異地備援、隨選隨用、資源共享、權限管理、及節省成本。讓自由工作的我，在使用上不受時間、地點及設備的限制，且可隨時將最新狀況同步授權給相關人員掌握，甚至接手後續工作。

以專案管理來說，時程控管是所有成員最直觀的基準。高效學習王牌作家呂宗昕教授曾提出「SMART」時間管理黃金法則，也就是：

Simple 簡單化

將事情化繁為簡，掌握核心即可

Main 重點化

依核心條列重點，確實執行

Action 行動化

規劃再縝密也不如起而行來得有成效，行動才是力量

Rapid 速度化

兵貴神速，唯有快速才有充裕時間、心力去應變

Timing 時機化

借力使力，善用潮流情勢，在關鍵的時間點上施力才能事半功倍

善用Google日曆掌握時序、專注本業

於是我依時間管理黃金法則劃分「時間四象限」，以重要性與急迫性去將所有待辦事項做分類。 專案小工具

分為：重要緊急、重要不急、不重要但急、不重要不急四大類。自己只做前兩類，後兩類會交由夥伴進行，或甚至取捨不做，讓服務的核心更專注在本業。

且我還運用Google日曆列了「講師授課一覽表」管理自己日常生活授課、輔導及開會的行程，也同步分享給合作的授課單位，便於協調邀課日期，大大降低洽談過程中的往返確認。此外，也依協會和公司的專案運作，列了不同的「專案進度日曆」，最後還有一個「未來日曆」記錄一些可能即將發生的大事件，例如：出差、參展和連假……等，預防可能撞期窘況，或一旦發生擠壓到既有行程，該如何應變？

遠距視訊Google Meet高效開會

我一向是個不太愛外出開會的人，嚴格來說是不愛開會。所以，寧可用email或LINE往來取代實體會議，一方面可節省交通往返時間，再者有文字紀錄可做事後查閱。若非不得已，我也會優先約對方到自家公司，為我自己爭取更多處理工作的時間。會議進行時，會用Google Recorder做簡單的語音辨識來同步進行會議記錄。

拜疫情所賜，大多數企業已漸漸習慣遠距視訊做交流，不再陷入「見面三分情」的實體迷思，我則能透過Google Meet，大夥兒均無須安裝任何軟體，只需各自登入Google帳號，即可異地同步進行視訊會議；運用Google日曆中的「時區設定」還可提醒在不同國家的工作夥伴們同時上線；也會用Gmail中的「預約發送」功能提醒自己，或避免半夜交辦工作變成慣老闆；並可隨時呼叫出指定的雲端硬碟裡相對應的文件進行同步修訂，減少文件往返等待、查核的時間，不僅可讓所有成員都確實掌握專案細節，也可大大壓縮作業時程。讓開會不再是件冗長又惱人的事！

凡走過必留下痕跡的企業知識庫

現今講求數位學習，企業往往對外邀請了許多專業顧問來授課，卻忽略最了解公司運作的其實是內部員工本身，所以應該從創意發想、團隊演練中，訓練他們自己找出問題，及解決方案，並將這尋找的過程記錄下來，傳承給下一位新進同事。所以，凡走過必留下痕跡這件事顯得格外重要。可將專案會議、執行過程、檢討報告等視訊影片上傳至YouTube；專案提案、結案報告可存放在雲端硬碟裡；將專案執行的工時記錄在Google日曆中；拜訪的客戶位置，可運用Google地圖標記，呈現最佳拜訪路線。

此外，Google Classroom能搭建企業內訓所需培訓環境，可將搜尋整理出來的的網頁、文件、影片匯集起來，便於組織內所有被授權的人員可隨時讀取；還可發放員工作業和進行測驗；讓主管清楚每位員工的能力程度及專案掌控度，以便後續的指導、培訓等協助。

以我自創的30天5G自媒體培訓計畫「講師自媒體菁英Online班」來說，就是以Google Classroom做基礎架構，依學員名單授權相關內容進行觀看，將學習目標切分為四大階段，分別錄製不同教學影片，或提供相對應的參考文件、學習檔案、自我測驗等。有任何疑問，可用當中的「訊息串」提問，所有學員也能同時獲取提問，和老師回覆的解答。由於此培訓環境是封閉式的，學員可恣意充分地進行交流，不受時間、地理環境的限制，隨時連線不限次數的觀看學習。

線上培訓，乍看之下是門極深奧的領域，似乎需運用許多軟體工具才能進行，但其實說穿了，它就是實體教室的縮影。如何簡單直覺式快速系統性地將知識傳承出去？讓學員獲取到最大的效果，才是最值得鼓勵的做法。 世上沒有絕佳完美的專案管理軟體，我們只能找出最適合自己的專案管理工具，讓一同並肩作戰的工作夥伴們不須經過太多繁瑣的學習或安裝，就能輕鬆上手，快速達到溝通交流、完成專案目標，就是最好的專案管理工具。

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