更拚命,還是變聰明?
在找尋職場的成長路徑時,更拚命、更努力、更多投入的工作方式,可能只是最初級且效果不佳的方式,從被動就學、轉變為主動求學,甚至偷學的學習模式,並善用科技與工具,才有機會找到更聰明的做事方法,成為能夠適應挑戰的職場贏家。
撰文/李東峰
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▲圖片/ Pexels
薛西弗斯(英語:Sisyphus) 是希臘神話中一位被神懲罰的人,他受罰的方式,是將一塊巨石推上山頂,但每次到達山頂後,巨石就會再次滾落山下,如此無止境重複的困境,在西方語境中用「薛西弗斯式的」(英語:sisyphean)來形容「永無盡頭而又徒勞無功的任務」。
理想狀況下,如果讓工作者選擇「更努力」還是「更聰明」工作(Work harder or work smarter? ),答案往往不言自明。但在現實中,我們卻經常看到人們希望聰明工作,卻又不得其法,且常陷入更努力卻仍不見成果的薛西弗斯困境中,因此,如何以聰明工作的方式來追求職場成長,乃是職場生存及發展的重要課題。
拚命加班的薛西弗斯迴圈
A陷入一個工作永遠做不完的困境,如果他比預期的時間還早完成工作,主管不是懷疑工作品質不佳,一再要求修改、增減,就是再加派更多工作,讓A覺得好像只有離職或是退休,才有機會跳出這無盡頭的工作循環,想要準時完成工作,唯一的出路好像只剩下無止境的加班。
善用科技聰明工作
B是企業總務部門的行政人員,在工作多年後發現,工作當中有許多依賴人工填寫的表單及資料轉換、勾稽流程,似乎可以透過表單的標準化、電子化,及跨表單的自動帶入交換和計算匯總來提高準確性及效率。在嘗試做出示範原型並向主管展示後,首先在部門內的流程進行資料串接。在取得成果且得到主管同意後,獲得了資訊部門的支援,將處級部門內的行政流程以自建的終端使用者運算(End User Computing)來增進準確性及效率,也提高了工作品質,這讓曾因對依賴紙本作業繁瑣的企業文化感到不耐煩,一度萌生離職念頭的B,重新找到工作的樂趣與成就感。
精簡流程創新變革
和B的情況相似,C在熟悉了工作的內容及流程後,也在熟能生巧的過程中,開始反思一些冗長的重複抄謄及檢查程序的必要性。在成為小主管後,他開始與團隊同仁檢視與思考工作文件合併、簡化及流程再造的可能性。他們將原本分散的記錄欄位重新安排在同一份文件中,簡化了重複檢查的功能。為了試驗新流程的可靠性,他們忍受實驗期間一件工作同時執行新舊流程的繁重負荷,但最終證明新流程和舊流程的成果完全相同,但工作時間和人力可以大幅精簡。
在向主管提出改善方案之前,他們小心翼翼地討論節省下來的人力工時可以用於那些工作,以免因提出改善建議反而被主管視為裁員機會而使員工受害。最終他們的方案獲得通過,使部門贏得公司的年度提案獎,不僅提高了員工生產力,也使工作氣氛從擔心出錯、重複檢查的消極避錯文化,轉變為積極思考提高生產力與服務品質的創新氛圍。
記錄歷程描繪學習曲線
D在某次聽演講時,學到了「學習曲線」的概念,並通過搜尋網路及查閱書籍資料,發現學習曲線也被稱為「經驗學習曲線」、「經驗曲線」或「改善曲線」,在釐清概念後,他決定用來檢視自己對於新工作的上手情況。
學習曲線是以圖形化的方式,記錄及呈現學習者對於某種任務活動或工具的學習速率。例如,經由記錄執行某項特定工作,第一次花X分鐘、第二次花Y分鐘、第三次Z分鐘的方式,來記錄任務執行速度的變化;或是以第一次錯了A處、第二次錯了B處、第三次還錯了C處的折線圖,來記錄嘗試錯誤的修正學習成果,就可以勾勒出自己對於某項工作的學習進度,是否做得越來越快、越好。
不僅如此,在和主管進行one on one 的績效檢視時,他還以自己記錄的學習曲線圖,主動提出希望在哪些工作項目上,得到進一步指導,這令主管對他積極主動的態度另眼相看,並同意指派同儕教練來協助他的學習成長,讓他成功在新職位上站穩腳步,也使他對自己在新公司的職涯展望更具信心。
發現短板找到成長缺口
E則是引用從管理會計學「標準成本制」延伸而來的時間管理方法,詳細記錄在執行每一項任務時,事前對所需工時的預估值,以及實際累計的工時,並分析造成差異的原因,以更全面地了解自己工作能力的強弱項,並針對自己的弱項向教練請教並努力學習,希望在努力發展能力長板時,也能及時彌補、提升自己能力的短板,以免陷入「短板理論」或「木桶理論」(Cannikin law 或Buckets effect)所指出的,最短的一塊木板會決定並限制整體績效表現水準的陷阱。
先磨斧頭再砍樹
F是一位工程師,他的座右銘是「工欲善其事,必先利其器」,奉行美國管理學大師史蒂芬‧ 柯維(Stephen Covey)在《與成功有約:高效能人士的七個習慣」一書中提到「砍樹前,先磨亮斧頭」的工作哲學。在接到新任務時,他不是一頭熱地栽進去工作,而是會花時間去思考、規劃,尤其會先檢視手上的材料、設備及工具,是否足以有效率地完成任務。一旦發現工具不完整,他還會設法先去取得或自行設計、製造所需的特定工具,甚至為了提升工作效率或精準品質而設計及製作治具。等到需要的材料、設備及工具都到位後,他才會動手執行,並以超乎他人想像的手法,高效率且高品質的完成工作。
當他成為工程部門主管後,更是積極應用經濟學「迂迴生產」理論的作法,鼓勵同仁對於將來需要重複生產的產品製程或任務,事先建構好所需材料、設備、工具、治具的管理表單,並在第一次執行時留下記錄,以便為後續重複工作舖好提高效率與品質的路徑。如此一來,即使一開始時為了思考、規劃的磨斧頭準備而使進度較慢,但可為往後的重複作業打好基礎,因為可以更快砍倒更多樹木,而得到更好的長期回報。
從就學、求學到偷學的職場成長術
G是黑手出身的創業者,因自幼家貧,早年的求學歷程充滿了半工半讀的艱辛,讓他對於學習有著獨特的體驗。在國中小階段,受家境及家長觀念影響,他的學習態度很消極,只是為了拿到畢業證書而「不得不去學校」,每天混日子,根本不在乎學得到或是學不到東西。
然而,國中暑假到鐵工廠去打工時,為了不被師傅打或被同事笑,他開始認真學習手藝,竟然發現自己動手做東西的喜好,尤其對焊接技術更是著迷,為了學好焊接,還用功讀了一陣子書,考進了高工機械科,開始了「為了想學而去上學」的新階段。後來為了參加技藝競賽,而去求老師傅傳授技巧,卻遭拒,讓他嚐到「求學而不可得」的苦頭。於是他念頭一轉,只要老師傅動手工作,他就蹲在旁邊「偷學」並且找到機會就練習。當時工廠的前輩們都討厭既熱又傷眼的焊接作業,反而讓他有許多機會可以練習。他還逐步經由取得不同等級的技術士執照,擠進大學的窄門,並習得後來創業的一身本事。
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這段求學歷程讓G體會到從被動就學、認真求學到主動偷學的三階段歷程,學習心態轉變所帶來的脫胎換骨效果。因此,他會要求員工不要老是抱怨前輩不傳授或是職場學不到東西,他說「學校是你繳學費去學習的地方,但職場是老闆付薪水讓你貢獻能力的地方」,有幾分能力才值得幾分薪水,沒能力就是薪水小偷。如果還抱怨別人不教你,那只能「回家吃自己」了。他鼓勵員工,找到自己的熱情所在,並為自己的學習成長負責,才能找到合適的職涯路徑及方法。
因此,在尋求職場的成長路徑時,即使更拚命、更努力、更多投入的工作方式,獲得的可能只是最初級且效果不佳的方式。從被動就學、轉變為主動求學,甚至偷學的學習模式,才有機會找到更聰明的做事方法,成為能夠適應職場挑戰的工作贏家。
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本文摘錄自
從就學、求學與偷學談職場成長術
張老師月刊
2024/7月 第559期
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