你平常會是鼓勵他人的人嗎?在今天的會議中，對其中一個夥伴送上你真誠的讚賞與鼓勵，讓我們也成為團隊中，讓正向漣漪擴散的一份子。

撰文／汪士瑋

「老師，我們公司開始遠距上班，我從早上八點就開始打開電腦一場接一場的會議，在電腦前坐到連尾椎骨都開始痛了，眼睛也常常感覺很累，連睡覺都覺得眼睛沒辦法放鬆，怎麼辦呢？」

「老師呀，我被疫情害慘了。大家不想出門都改用線上購物或是外送，我們公司訂單接到手軟。以前根本不用訂定每天接貨的上限也不會滿載呀，現在各地區的冷藏倉根本不夠。好多人打來罵，我現在一聽到電話鈴聲響，心臟都會揪一下，得倒抽一口氣才有勇氣接電話，真的壓力好大喲⋯⋯」

「老師，我們居家上班一個月了，我的工作時間變得好長。以前大家還要問一下你的會議時間，還可以事先安排自己的行程。現在大家看到雲端行事曆上你時間是空檔就直接來敲你會議了。我每天從早到晚，除了開會，還要等大家下班才能把自己的進度趕上。這不是跟在公司上班天天加班一樣嗎？」

「老師，因為疫情，我們公司的員工招募後沒辦法讓他來實體報到。只能讓他先用自己的電腦，線上登入我們公司的系統，一上班就要開始遠距了。第一次帶人遇到這種狀況，從招募到上班都是遠距進行。我覺得要讓他融入我們團隊的節奏，需要另外帶領的方法，你可以給我一些建議嗎？」

從實體辦公走向遠距辦公

今年因為疫情，各行各業都面臨了很大的衝擊。這是大家都前所未見的考驗，雖然各國已經有各種應變的做法可以做為我們的參考，但很多事情，沒有自己面對，是沒辦法想到這麼細的。於是隨著疫情的變化，我也陪伴許多主管與員工，一起面對這些疫情造成的種種改變。

像是業績飆升到比過年還忙的物流業、外送行業⋯⋯，他們在儲運能量上面對的巨大挑戰；而餐飲業，需要立刻朝向外帶、外送的方向進行轉型努力；商場、零售業，入場需要控管人流與實聯名制，還要安頓常常在第一線與客戶接觸的員工所承受的身心壓力；也有更多的產業，開始實施居家上班或是異地分流上班的方式，也要尋找能夠遠距關懷客戶與員工、開發客戶的方法。

盤點一下上述這些狀況，從實體辦公走向遠距辦公的改變，幾乎讓工作場域、合作方式、作業方法等各個層面均有很大的差異。

如何提升遠距辦公的效率

首先，因為工作場域不一樣，遠距工作的你需要思考：「你打算讓工作在你生活中『如何發生』」。是的，怎麼讓工作在你生活中發生。因為居家上班，工作變成生活的一部分，你需要好好思考一下，怎麼讓自己能在這樣的狀態下，持續維持產能並且保持生活步調的舒適。

可以的話，讓家中有個區域，例如書桌，或是餐桌的一角。這個區域只在你辦公的時間使用。每天上班前，還是讓自己換下居家服／睡衣，穿上上班的服裝，讓自己準備好進入一天工作的開始。

因為在視訊會議中通常只看得到對方的頭像，會比面對面會議，缺乏許多對與會者的肢體語言、坐姿、鏡頭外的動作等非語言的資訊。因此，更需要做好充分、明確的準備。

如果你是會議主持人，不妨運用結論法，讓大家一開始就很清楚的知道，今天聚集在此的目的是麼，要解決甚麼問題、預計多長時間、因此要進行那些討論？讓大家能夠有節奏感的向前推進。而且，最好會議時間要短，會議內容能有具體結論，讓大家能感受到自己對會議有實際的產出與貢獻。

如果你是主管，遠距的狀況下如何讓同仁能感受到你的溫度與關懷呢？我們可以在線上召開一個軟性的聚會，主題可以活潑多元，例如部門迎新、慶生、居家甘苦談⋯⋯讓部門同仁各自準備一杯飲料，大家用這一個小時的時間，來吐吐苦水、彼此支持一下。讓通訊工具，也能在巧思下嶄露一些關懷與溫度。

對於一直收到的各種會議通知，你以前在辦公室上班也會收到，只是以前會面對面溝通的，現在也變成要用預約會議的方式來進行。這就讓會議變得多了起來。收到會議通知，你可以先評估一下，要參加這個會議，自己要花多少力氣準備，與自己本週的核心業務是否相關？這個會議是討論型的會議，還是產出型的會議。會議時間可能控制在一個小時左右，至多不超過一個半小時嗎？你對這個會議的產出與貢獻會是甚麼？先做好這些思考，幫助自己在參與會議的過程，可以更加聚焦。 居家／遠距辦公的兩個時鐘

在家辦公，你還需要兩個時鐘。

一個時鐘是訂好每五十分鐘，提醒自己要站起來動一動、喝水、休息一下的時鐘。在辦公室還會有同事走動，提醒你要活動一下，在家裡沒有同事，有的朋友甚至開玩笑地形容自己，像是一盆盆栽一般，整天坐著不動的辦公。

在家辦公，你需要刻意提醒自己「中場休息」的時間，這時間就不要滑手機了，好好讓眼睛從3C 產品移開，按摩放鬆一下，起來動一動，也可以避免身體長時間因維持在同一姿勢造成的耗損與疲勞。

另一個時鐘就是「下班鐘聲」。設定好自己下班的時間，給自己一個下班的儀式，讓自己準備好離開辦公的空間，回到身為媽媽、爸爸、先生、太太這些家庭的角色當中。有些夥伴會使用學校的下課鐘聲來提醒自己，不管什麼聲音都好，只要固定使用自己喜歡的一種提示音，把上工與下班區隔開來。如果原本家人下班、下課後，彼此會有擁抱、問候的習慣，也可以與家人說好繼續維持，讓儀式性的問候成為夜晚家庭生活的開始。

讓自己化身為不滅的正能量

在心態上，持續維持自己正向積極的心態是很重要的。因為，抱怨無法讓我們成長，但是持續學習進步可以！互相鼓勵、彼此關懷可以！

像是前面那位業助同仁，原本她只要負責接單，出貨，但面對突然爆量的客訴，讓她開始學習接起電話的時候，要多一份體諒對方的心。「是啦，如果我寄的東西，我也是會很著急的。特別如果訂的是需要恆溫、易壞的東西，當然會更擔心呀。」當她轉念一想，雖然一樣是面對客戶的查詢電話，但她開始可以多一份體諒，將原本的壓力，轉化成對客戶的關心。

面對外界的變化，企業存續與否的關鍵，常常就在企業因應外界變化的彈性，應變的方向、做法與調整速度。這時候，企業裡的每一個員工，都是非常重要的角色。如果彼此能夠相互鼓勵打氣，一起激盪創新的方法，貢獻自己擁有的資源，這樣的企業，不但面對衝擊存活率更高，也是更加令人敬佩的。

你平常會是鼓勵他人的人嗎? 或者你通常是接受別人鼓勵的人呢? 不論過去的習慣是什麼，你可以在今天的會議中，對其中一個夥伴送上你真誠的讚賞與鼓勵，讓我們也成為團隊中，讓正向漣漪擴散的一份子。

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