上班瞎忙、下班懶散?
時間的成本高昂,無法重來,請花在最重要的事
每個人出生背景、教育程度,掌握的資源不同,但只有時間,是對所有人都最公平的事──每個人每天都只有24小時。
時間本身就是成本,所謂的時間成本(time cost),指的是「為了達成特定目的,所需付出的時間代價」。例如,小明月薪5萬元,每月工作25天,一天工作8小時,那麼他每小時的時間成本,是5萬元除以25,再除以8,也就是250元。
當你了解自己的時間成本之後,你就會思考如何讓同一個小時發揮最大的效益。可想而知,時間成本會隨著你職涯晉升而攀升,CEO的5分鐘代價非常高昂。像是微軟(Microsoft)創辦人比爾.蓋茲(Bill Gates),會把時間分割到以5分鐘為單位,只要浪費了某個5分鐘(例如開會遲到),就得花其他地方的5分鐘來補。
不過,由於每件事情的效益不同,在估算時間成本時,很難把每項任務完全量化。就好比,你花了10小時研究投資,產生的長期效益,並不能和「每小時工作價值250元」來比較。
排出事情的輕重緩急先做最重要的事
另外,同一段時間做了A這件事,就不能做B,和機會成本(opportunity cost)(參見P.66)的概念很相近。《所謂時間管理,就是選擇性放棄》指出,在時間管理上,我們要掌握的是,要更看重自己的「選擇」,也就是做效益最高的事。很多時候,員工會被說「瞎忙」,指的是人們看起來在做事,實則做的事情無助於目標,就是時間控管出問題。
該如何妥善運用時間?管理學大師史蒂芬.柯維(Stephen Covey)在《與成功有約》提到,把「緊急」「重要」作為橫軸和縱軸,畫出時間管理4象限,在象限圖中,把該做的事情落入象限中,依據輕重緩急決定處理順序。
整體來說,重要又緊急的事(如工作的截止期限)要優先;重要卻不緊急的事(如投資理財),要長期規畫、按部就班來做;不重要卻緊急的事(如開會前影印資料),盡量交給別人處理;不重要也不緊急的事(如追劇、看漫畫),盡量少做,以免浪費時間。
如果你發現自己常常忙於「重要又緊急」的事,很可能是因為當這件事「重要卻不緊急」的時候,你沒有花心思做。「股神」華倫.巴菲特(Warren Buffett)就曾說,他會寫下25件重要的事,但當前5件事還沒做完時,他絕對不會花時間在後面的20件事情上。
《管理就是先決定不做的事》指出,判斷「不做某件事」,比「要做某件事」更重要。這屬於反向思考,因為人生中有太多可以做、想要做的事,不如優先決定「哪些我一定不做」更有效率。
至於要做的事情,截止期限最好由自己來決定。這是因為,透過自我承諾,人們會更專注在眼前事物。例如,你在紙上寫下,「一周內我要完成專案報告」,大腦就會開始運作、安排細節。相較於主管指派任務,你收到的資訊會比較倉促,出現「怎麼突然就到期限了」的情況。
換句話說,控管時間成本的第一大項原則,就是排定順序,在正確的時間、做對的事情。
安排下班後生活,培養高效習慣
然而,即使你寫下目標,安排好何時做什麼事情,還是有可能缺乏動力。因此,在時間管理上,第二步是想辦法提升效率,確實利用時間。
時間的特性是,它無法暫停,而且不可回溯。一般來說,工作的時間早已分配好,沒辦法做別的事,算是我們付出的固定成本,但下班後就有很多靈活選擇。
《原子時間》指出,想有效利用時間,最好的方法是在固定時段內,做特定的事,像是固定早起閱讀、午休規畫周末行程等。如果想確實利用上班以外的時間,首先是要確認並計算所有的「空白時間」(參見P.77圖表)。
例如,每天9點上班、6點下班,但要扣掉通勤1.5小時、吃飯2小時、睡覺7小時,以及其他必須做的家務(如帶狗散步、做家事),就能算出一天到底剩下多少空閒時段。
評估你想做的事情,需要花多少時間以及專注度。舉例來說,想要學習新語言,每天都要花2小時學習,且需要全神貫注,就是比較重大的項目。如果是初次嘗試,可以預留比原本多1.5倍的時間,以免自己做不完。最後,規畫時間表,記錄哪些時段要做什麼事,以及最終達成的比例。
讓生活更簡單,斷捨離「找回」時間
在管理時間的過程中,我們還會遇到一種情況,「明明很想把事情做完,但時間就是不夠用。」比方說,你延後拜訪大客戶,用這個下午趕老闆臨時交辦的企畫案,客戶不高興、老闆也不滿意成果,兩邊都得罪了。面對這種情形,就算擁有時間成本的觀念,知道如何把時間效益最大化,也防不勝防。
《原子時間》指出,懂得放棄,讓生活更簡單,也是時間管理重要的原則。這借用了「斷捨離」的概念,原本的斷捨離指的是「斷絕不需要的東西、捨去多餘的物品、脫離對物品的執著。」當你割捨掉一些事情,也許就會發現時間多了出來。
你可以設定工作和生活的最低限度,假如你是YouTuber,決定5年內都使用同一款錄影設備,就不用整天花時間煩惱,到底要不要添加新器材。
臉書(Facebook)創辦人馬克.佐克柏(Mark Zuckerberg)的衣櫃,整排都是一樣的圓領T恤,目的就是省去穿搭的時間。斷捨離要你靜下來思考,如果時間不夠的情況一再出現,「到底是時間被塞滿」,還是時間規畫出問題,「做了太多無意義的事,缺少勇氣做真正該做的事」。
做自己想做的事,是與時間共處的真諦
如果沒有管理好「內心」,就算做了諸多規畫,做的時候還是可能分心、散漫。《所謂時間管理,就是選擇性放棄》舉例,在職場上,很多人會感到迷茫,這是因為他們不曉得自己到底該做什麼。
當你詢問自己,「未來想成為什麼樣的人」「接下來要學習什麼新技能」「下一份工作要做什麼?」等問題,就能慢慢了解,自身所在意的人事物是什麼。接著,才更有機會付諸行動,把目標分級處理。
美國心理學家亞伯拉罕.馬斯洛(Abraham Maslow)就曾說過,做自己想做的事情,並把它做好,即使沒有堅持到最後也沒關係。因為,重要的是傾聽自己的內心,追尋當前最熱切的目標,這才是與時間共處的真諦。
擬定「晚間計畫表」,有效運用下班時間
上班是固定的「時間成本」,不上班就沒有薪水,但下班就不同。善用每天的晚上,也就是下班後到就寢前的空檔。寫下晚
間計畫表,鞭策自己有效運用時間。
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本文摘錄自
時間的成本高昂,無法重來,請花在最重要的事
經理人月刊
2021/第204期
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