達人專訪》日本按讚、最會用數位工具辦公的官員

最近才被日本媒體報導「 三十八歲IQ一八○的台灣天才IT大臣」，讚揚其在防疫上透過大數據及人工智慧，製作專業口罩地圖及防疫路線，為台灣防疫把關。她是行政院政務委員唐鳳，擁有超過二十年的遠距工作經驗，也是目前最擅長用數位工具做遠距辦公的官員。 四年前，唐鳳就提出在家工作會是未來的工作大趨勢。如今，她認為這趨勢產生何種量變與質變？身為資深遠距工作者，她如何克服孤獨感，並拿捏工作與生活的分寸？以下是唐鳳接受商周專訪摘要：

排解強烈孤獨感方法「每週固定時間，走出家到共同空間」

商周問（以下簡稱問）：這次因為疫情，開啟全球企業進行在家工作的實驗，其實妳很早就這麼做，妳認為現在的在家工作和以前比較，有什麼不同？

唐鳳答（以下簡稱答）：我確實是資深遠距工作者，包含到現在都還是遠距工作，但不是在家工作，在家工作只是遠距工作的一個形式。

三年前聽到遠距工作，大家都會想到在家工作，但是三年後像我自己遠距工作時，常常都待在仁愛路的創新實驗中心，一個禮拜會在那邊多待幾天，因為開到晚上十一點。有好吃的、網路很快，一直有各種不同團隊進駐，給我一種家的感覺。

這有點home away from home（賓至如歸），雖然它並不真的是我家，但是大家在這樣共同工作空間裡還是有家人的感受，這種形態因為寬頻發達而普及。

問：過去談在家工作，大家覺得缺點就是強烈孤獨感，但是當場域不受限制，不一定非得在家工作時，孤獨感就會降低？

答：對！像我們社創中心通風條件很好，現在通風條件比什麼都重要！（笑）網路也快，有了這兩個條件，旁邊還有團隊在積極做事情，孤獨感比較沒有。

問：以前還沒有這種共同空間時，在家工作的孤獨感怎麼解決？

答：之前我跟另外一位同事做的東西，就是讓大家遠距工作的工具。自己做的產品當然要自己用，我們很快就發現兩件事：主要是孤獨感，另外就是沒有下班時間。

我們怎麼解決？我跟同事每週約一天去坪林咖啡店一起工作，不但跟老闆還有常客都能有一些社會上的互動。光是我開車去咖啡店的過程，也是讓我走出家裡。所以每週挑固定時間一到兩次，走出家裡到共同空間裡，等於是衛星辦公室概念，這是很有效可以緩解孤獨感。

適時營造共通點「製造點同樣食物、喝同種酒的經驗」

另外，我跟一位資深遠距工作者（友人），他還會從美國加州專門郵遞紅酒過來，也不是昂貴的酒，只是這是他會喝的酒。我們就開視訊，一起喝同一批酒，一起社交。

雖然空間不同，但是同步的感覺不是只看到一層玻璃，也能點一樣的食物，就有至少相同的類似社會經驗。

在家工作會有孤獨感，除了工作外，我講別的，對方都沒感覺。例如你說今天天氣很好，事實上他那邊在下雨；一般見面能聊的話題都不能聊，這樣子就是會讓人有孤獨感的感覺。如果去營造一個共通點，例如點同樣食物，或是固定時間聚一下，就會一直有社交話題可以聊。

設定生活／工作切換機制「25分鐘認真工作後，5分鐘休息」

問：在家工作與生活很難分開怎麼辦？感覺自由卻其實更不自由？

答：這分成兩件事來看。一，是被打擾中斷。我們在工作時當然不希望被私人打擾，但是反過來講，私人時間也不希望一直被工作打擾，所以要設定時間上的邊界，這個很重要。很多遠距工作者會接到老闆或同事要你現在就處理，沒辦法等到隔天九點，如果處在隨時都會被打擾的情況下，生活品質也不必顧了。 我自己採取的方法叫做「番茄鐘」（見上圖），大家傳訊息與寫Email給我，我一定回、一定看，但我一定半小時後去回；也就是說在每個整點開始到二十五分時，我就是很專心在做工作或是其他事情。

例如，我在上班時間做研究，或是探討事情讀論文，絕對不會讓手機或是其他來干擾我；但是我很準時，到二十五分時，就會去看手機或是檢查電子郵件，這時我就有五分鐘處理中斷的事情；然後我再處理下一個二十五分鐘專注的事情，然後再五分鐘被打擾。

從同事角度來看，我還是半小時就一定會回答他的訊息，只是這半小時內，高達二十五分鐘我不會被打斷，這個非常重要。大家如果能設定這樣的邊界，從這樣精神衛生角度來看，就不會有腦海裡明明在想其他事情，卻被迫要處理這件事，結果兩邊都處理不好，也比較有放鬆的可能性。

第二件是除了時間邊界外，空間的邊界也很重要。例如遠距工作，你可以挑離你家近的咖啡廳，把它看成是家的延伸。你在咖啡廳上班，回家的路上就已經在下班，進入比較放鬆狀態。即使在家裡附近沒有咖啡館，也應該要布置儀式性的東西，例如在家裡打開一個門，進入一個專門空間，出來後才可能放鬆。如果家裡沒有大到可以以空間區分，你可以用桌機時是在工作，用iPad時是玩樂，每個人可以挑選這是工作信號，那是放鬆信號的方法。 疫情催化更多工作方式「不會都變遠距，之後會變混合模式」

問：這次疫情導致大規模遠距工作，妳認為在企業組織文化上，會有什麼普遍改變嗎？

答：這次讓大家有了第一次在家工作的體驗後，雖然不會在疫情後所有人都變成全遠距，但你會想到下一次，真的需要十個人坐高鐵北上開會嗎？還是一個人來就好？就會覺得某些時候，可以往遠距這邊挪一點，對大家都有好處。

接下來會變成混合模式，大家開始想哪些事一定要一起。例如每年舉辦公司員工營，這時人與人之間緊密交流還是重要的，但是如果每週例會，就不一定要大家都在同一建築物，大家就會開始做組織上的探討。

第二個就是投資，除了實體空間外，慢慢有更多數位空間可以讓大家運用。例如，新進員工可以不必去拜碼頭，他可以在數位空間上看共用文件，對工作場域就有基本了解。現在大家在疫情時已經累積了一些數位經驗，疫情結束後，慢慢可以變成組織文化。

問：未來哪些產業適合遠距工作？

答：應該說你的工作器材是在你到得了的位置就可以了。所以簡單說，以前覺得手術是很困難，一定要親手動手術，但是達文西機器出現後，發現不是；只要頻寬夠，不但可以在隔壁房開刀，甚至隔壁縣市開刀都沒問題，只要確定頻寬水準是好的。我覺得重點倒不是哪一種行業，而是這種行業所需要的工具是否已經達到你需要在現場的程度。

政要高層也能遠端作業「災害中心開設時，就是做視訊會議」

問：這次疫情連伊朗副總統也染疫，如果不可抗力因素，妳覺得未來公務人員在家工作可行嗎？

答：是可行的啊！其實我們用視訊會議行之有年，我們災害中心開設時本來就是透過各地做視訊會議，整個指揮體系現成有採取遠距方式的，主要是災害應變上。我巡迴全台，通常都是透過遠距方式。其實這次口罩地圖主要開發者在台南，他們在過程中不需要來台北開會，就一直在台南跟在地朋友兩個工作天內就把口罩地圖做出來，完全不需要到台北，也把人才留在台南。

問：公務人員可以全面普及在家工作嗎？

答：大概分成兩個，高度機密性質的遠距開會，必須彼此場所都有安全保證，這是必須注意的，也是一個困難。

另外是場域限制，如果你的工作就是要去做地理地質勘察之類，理論上用無人機加上機器人應該都做得到，但是現在成本都相當高。

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