廢話少說，不該說的就別說
話少不見得沒有力量，有時沉默反而能激發強大的張力，令對方有壓力。
說話的藝術真是重要，不論在職場或交友上皆是。明明是一句好話，不會說的人總是說得讓人生氣或誤解；會說話的人反而能將危機變轉機，扭轉乾坤，賓主盡歡。有時話不要多，多說一句就可能釀成大錯，難怪俗話說得好，廢話少說。
溝通，顧名思義就是要說到讓雙方都了解，並且沒有誤解地讓事情圓滿解決，因此表達能力就非常重要。該說的一定要說，不該說的一句也不要說，可說可不說最折磨人，至少要做到廢話少說，若隨便說說，萬一被他人當真豈不是壞了信用，特別是在職場溝通或商業談判場合更是如此。
不該說的話，一句話都別說
若是代表公司對外溝通，以發言人來說，字字都要精準，尤其在接受媒體採訪或是重要訪談時，要切記「不要隨性發揮，說得太多」，因為人往往都是在得意忘形或過度輕鬆時，說出不該說的話。我們要謹記，若不是在聊天的場合，而是在商業或是重要的訪談時，就要講重點，然後廢話少說，只要聚焦在主要訊息即可。
像我有些客戶在接受媒體專訪時，過程表現可圈可點，偏偏就多講了些，只好在最後時多加一句：「我剛剛說的這個千萬不要寫進去。」這下可好，此地無銀三百兩，反而加深媒體的好奇心，明天不見報才怪。這就是說話的藝術。
不可說的能堅持不說也不容易，有時候被逼急了，透露一點風聲也等於是說了。我的一位客戶被媒體追問數字，明知不可說，卻因一時心軟，被記者用是非題給套了出來。記者問：「明年業績成長是否會超過一○％？ 你只要點頭或搖頭即可。」我的客戶點了頭，就這麼上了產業頭版，隔天被國外老闆臭罵到差點丟官。
當不能說時就不要說，不妨告訴對方：「你要我說，不是害了我嗎？」像這樣委婉又不失人性的說法，就比較容易被接受。
至於「可說可不說」則最磨人。到底是說還是不說，總是在猶豫。我的建議是不要主動說，尤其是別人的私事。譬如說，明知道同事是因為對老闆不爽才離職，不要到處說，有人問也不必說。你可以說：「這件事應該去問當事人會更清楚。」或者說：「我不方便幫當事人回答。」此時多說一句就是畫蛇添足，都可能被二手或三手傳播而影響到當事人的聲譽。
不回答假設性的問題，避免被對號入座
此外，假設性的問題或是聽說的問題，也千萬不要回應。
在人際關係上常會有人告訴你，我聽說某某人如何如何，你千萬不要回應，只要淡淡說「我沒聽說」，或是「我不清楚」就好。我就曾經被誣陷過，只因為在這個狀況下回覆「是這樣喔」， 結果到最後就傳成是「丁菱娟也這樣認為」。
再者，記者很喜歡詢問假設性的問題，像是「假設你當選市長會如何做」、「如果今年業績創新高，你會不會加發獎金」，此時千萬不要對號入座，認真回答，否則隔天的標題就會變成「某某某有意競選市長」或是「○○○承諾若業績創新高，今年年終獎金也將創新高」。對於假設性的問題只要禮貌地回答「抱歉，我無法回答假設性的問題」就好。
話少不見得沒有力量，有時沉默反而能激發強大的張力，令對方有壓力。聰明的領導者都會善用沉默的力量，成為談判高手。
溝通，簡單至上，別把專業一直掛嘴上
越複雜的事情越要簡單化，化繁為簡，才是真正厲害的人。
我擔任過幾次校園創意競賽的評審工作，在聽完同學們的簡報後，發現參賽的同學們普遍都犯了一個致命的錯誤，那就是「提案建議太多」，所以變得散亂，沒有聚焦。因為捨不得放棄任何想出來的創意及行銷想法，點子傾巢而出，以至於創意過多，反而失焦，沒有重點。試想，評審在短短的幾十分鐘提案中能記住多少？ 有捨才有得，這是在提案上該學的一堂課。
在任何行銷或溝通策略上，「簡單」是關鍵。簡單才能使人明白，聚焦才能引人注意。最後能得到消費者青睞的，反而是那些簡單又易懂的創意，通常令人記憶深刻的廣告，也都會掌握簡單易懂的大原則，才能迅速擴散。因此提案的精髓，在於想法要去蕪存菁，過濾消減，只保留最好的，其他通通不要。
但是大部分的人都做不到這一點，因為不忍砍了自己的創意，最終反而交由評審或客戶來砍你了。企劃人員致勝的祕訣就是，要學習先消滅自己不夠好的點子，才能找出當中最棒的，而且過程就像削鉛筆一樣，要反覆地削減，創意才能越來越尖銳，要夠尖銳才能有力量。
其實溝通也是如此，很多人在重要議題上試圖解釋，但是完全沒有邏輯可言。聽的人吃力，也很容易誤解你要講的意思。尤其華人的溝通方法，總是用「因為……」做開頭，用「所以……」殿後，當「因為」說完之後，對方已經面露不耐，也就不必再「所以」了。
所以長話短說，表達完整，簡單明確最受歡迎，但其實簡單一點都不簡單。說話時，我們都有義務為自己做整理、摘要，否則就是將解釋權交給對方。這就像我在幫客戶安排媒體專訪一樣，當受訪者不懂得掌握主要訊息，很隨性地抒發自己的想法時，通常媒體露出的結果都會跟自己預期的不一樣，這時再怪別人斷章取義已來不及了，還不如先練習說重點，讓自己在關鍵時刻不要出錯。
最後得到第一名的學生團隊，他們提出一個很簡單的主張及一句標語，因此論述時非常聚焦，繞著這個主張提出的分析與建議皆邏輯分明，所以很快地得到評審們的共識，脫穎而出。這又讓我意識到，第一名的團隊就是運用了我接下來在頁三六會說明的房屋訊息架構，很容易讓評審們一聽就懂。因此在重要提案時，絕對要掌握簡單、聚焦的原則，才能被記住。
活用五個技巧，複雜的話也能簡單說
通常面對客戶的重要提案，或是跟老闆報告時，我們都只能在僅限的時間內，必須說清楚提案和想法並說服對方，像有名的TED演講只有十八分鐘，就必須講一個重要的觀念論述並舉例說明。這是必須要培養的能力，這個能力關乎我們是否能成功說服他人，是否能將複雜的事情簡單化。
漸漸地你會發現，有些人會把事情說得很複雜，說很多行業術語，說得讓你聽不懂，以突顯自己的專業，你覺得他能讓你折服嗎？ 其實真正厲害的人，是能把複雜的行業術語及艱深領域，說得一聽就懂，讓人如沐春風，能化繁為簡。對於那些把簡單事說得很複雜的人，我們不用羨慕，因為他們只會混淆大家，並沒有說服力。
若想將複雜的事簡單說，有幾個技巧：
① 主旨很重要
無論提案、演講或是報告，甚至天天寫的電子郵件，你都必須要先想好明確的主題，這樣才可以引導大家集中心思，順著你的邏輯思考。
② 先說結論
一開始就要把你的目的說清楚，不要迂迴講背景和資料，一直不切入重點，必須要記得「以終為始」的說話法，先把結論說在前面，再去陳述為什麼。
③ 簡單的語言
使用簡單的語言，並盡可能使用易懂的詞彙和句子。不要使用過於專業的術語和難懂的專業用語。若是身處專業領域，尤其要避免這樣的習慣，我經常遇到企業工程師或是銀行人員，習慣說一些行話，請永遠要記得，你說話的對象若不是行業內的人，請使用他們的語言，而不是你的語言來表達。
④ 重點要重複
這就是為什麼重要的話要說三遍，不論你用照片、符號或是影片等任何方式來強調重點，就是要讓你的受眾知道這是重點，讓他們牢牢記住這是你想強調的地方。
⑤ 結論簡明
最後下結論時，記得要再重複一次，做個完美的結束。
記住，越複雜的事情越要簡單化，越是簡單化的語言和敘述才能讓人明瞭。「溝通」就是要讓人明瞭，為什麼要說得那麼複雜呢？
直爽並非優點，有些話就是不能直說
說話直率或魯莽的差別，在於是否有「同理心」。
我常看到有些人個性衝動直爽，常因逞一時之快，話到嘴邊就一定得脫口而出，不說不快，說完了之後有些後悔就會順口又加一句「我這人就是心直口快，也沒什麼惡意」。加這麼一句只是想掩蓋自己的悔意，或是淡化自己的錯誤，但站在對方的立場，卻是一種類似霸凌的感覺，本來對方理所當然該生氣，但因你補說了這一句，變得好像有氣卻發不得了。如果對方真的生氣，當事人有可能再重複「我不是跟你說過我這人就是心直口快，本來就沒有惡意，你幹嘛生氣」，說得更理直氣壯。
實際上，說出來的話像潑出去的水，已經無法收回，有時明明知道說出來的話可能傷人，但還是擋不住自己的衝動，不吐不快，最後除了剎那間那一個「爽」字，大概什麼也沒有獲得，得罪了人不說，事後空留遺憾又有何用。
我漸漸發現，「有話直說」的個性，講好聽是「直爽」，其實背後是自私與沒有同理心。所謂有話直說就是沒有顧慮別人心理的感受，想說什麼就說什麼，這有什麼難的。我現在只要聽到別人說「我就是這麼直爽的人」，以用來掩飾自己口無遮攔的話，我就會對這個人敬而遠之。
因為成熟的人一定會有同理心，思考別人的感受，所以話才能不傷人，讓別人聽得懂，願意接受，也會有台階下。舉例來說，若對一個邀約沒興趣，當然不能直說內心的話，像是「這個活動好無聊，我一點都不想參加」，但可以表達「非常感謝您的邀請，但是我已經有其他計劃了，所以無法參加，請見諒」。
真正的成熟說話是要「顧慮到對方感受」，才能讓人接受又如沐春風。
有些話只能「私下說」
有一次我參加一個聚會，大家在等一位朋友的到達才能開動，等那位朋友一到，就有人發難說著：「哇！ 你終於來了，主人的菜都快涼了呢。」當場讓氣氛有點尷尬，主人趕快出來打圓場說：「不會不會，來得剛剛好，我們正好要開始呢。」雖然大家很熟，遲到的人也一定很緊張，或許有原因，但那位心直口快的人卻讓當事人更愧疚，也讓主人很尷尬。如果有人可以對遲到者說：「還好嗎？ 路上有發生什麼事耽擱了嗎？能看到你平安到來真是開心。」我相信當事人一定會覺得自己被關心了。
其實，我也曾犯過這樣的錯。記得十多年前的一次經營管理會議中，我不能體諒其中一位主管因家裡的家務耽擱，沒有把專案準時交付，導致客戶抱怨，我在會議上責怪他，沒想到他也一味地為自己辯解，我不耐煩地脫口而出「你當主管就應該負多一點的責任」。沒想到這句話刺傷他的自尊，會議後一張辭呈就在桌上等著我，而我的魯莽以及沒有同理心的言論，即使事後跟他解釋自己並非惡意，但最終還是讓我無法挽回一位優秀的主管。因為他覺得我完全沒有體諒他的處境，一味地要求工作。我的一張快嘴，付出慘痛的代價。
反省過的我終於了解，話可以直接說，但不能傷人。有些話只能私底下說，不能公開講。說話直率或魯莽的差別，在於是否有「同理心」。其實我當時應該先體諒他，了解其是否遭遇困難，再談公事。如果我改口這麼說，可能事情就不一樣。
「我觀察你最近必須要提早回家，是不是家裡發生什麼事，需要幫忙嗎？其實最近公司客戶增加，特別忙碌，不知道你可否多留一點時間幫忙。」
我相信在這樣的氛圍下，對方一定會說出自己的難處，而且願意共同想辦法解決公司的問題，就算有困難，對方一定也會感激我的體諒。
管理情緒，不要禍從口出
還有一次，一位潛在客戶想找我們公司服務，卻想多得到一些額外服務與承諾，所以用反話質疑我們。「聽說你們公司顧問費很貴，但你們能做的服務其實跟其他公關公司差不多，你能給我什麼保障讓我錄用你們嗎？」我聽了之後很不舒服，一氣之下，就請他另請高明。
其實人家說「嫌貨人才是買貨人」就是這個道理，但當時我年輕氣盛，聽不懂其中的含義，亂發脾氣，喪失了一位高潛力的客戶，縱使幾年後大家的心結解開，但已錯失良機，無緣合作，實在扼腕。
話說出口就像滿出去的水，覆水難收。尤其當雙方都把話說死時，就連下台階的機會都沒有了。真要化解嫌隙還得靠時間和機緣才有機會完成，有的成了一輩子的遺憾，真的得不償失。所以千萬不能把「直爽」當成優點，能忍一時之氣且管理好情緒的人，才能成大事，直爽的話若沒有經過修飾，總會傷人。
做人的道理應該從「說話」開始，如何把話說得圓融又到位才是一門藝術。如果我當時知道那位潛力客戶的質疑，其實只是想多爭取一些額外服務，只要釐清他的疑慮，或給他一些專業的建議，或許合約就簽訂了。又或是，若我當時多體諒公司主管的處境，多了解他的難處，或許我不會失去一名人才。我為自己的魯莽付出極大代價。
許多錯誤後的反省漸漸成熟，有的可彌補，有的卻一去不回頭。成熟的人會洞察對方話裡的動機，並預設最後的結果，成熟的人絕不會因逞一時口舌之快而壞了大事。說話就是要把話說到對方心坎裡，事情才能有轉圜的餘地，「同理心」是最大的關鍵… 閱讀完整內容
