當時間被切割得支離破碎,你需要學會深度工作
注意力,是現代人最稀缺的能力
許多工作者以為,將任務拆成碎片,再利用零碎時間完成,和空出一段較長的時間,專注把一件事做好,兩者都能達到同樣目標。然而,管理學之父彼得.杜拉克(Peter Drucker)卻指出,管理者如果要展現效能,必須能完整地支配時間。
《杜拉克談高效能的5個習慣》提到,寫報告可能要花6∼8小時,但如果你是連續3星期每天騰出兩個15分鐘的零碎時段寫,最後可能一事無成。因為你可能每次寫之前,都要看一下上次寫到哪,才能接續產生新的進度,這時15分鐘已到。
想加快進度,倒不如鎖上房門,拔掉電話線,不受干擾地一次完成,更有效率。
溝通也是一樣,舉例來說,上司交辦工作給部屬時,要達到目的,溝通時至少要討論「他應該做什麼」以及「為什麼要這麼做」,之後才能「訂立績效標準」,最後也才能「評價對方的表現」,這可能得花你一個小時,許多主管卻認為花5分鐘解釋就足夠了。但你想像一下,5分鐘,大概只能跟部屬交代他應該做什麼;但部屬如果不知道為什麼這麼做,可能只做到第一層,或做到他認為已達標的成果就停止。在雙方認知不同的基礎上溝通,工作能做得好嗎?
因此,有些任務根本無法拆分在零碎時間完成,只能空出一大段時間,專注處理這件事,才有可能把事做好。
為證明自己「有做事」,寧選擇淺薄工作
杜拉克所說的「花一段時間,在一件事上」,其實就是「深度工作力」,指在免於分心的專注狀態下進行職業活動。這種專注可以把你的認知能力推向極限,而這種努力可以創造新價值、改進技術,讓他人難以模仿。
舉例來說,美國知名作家馬克.吐溫(Mark Tain)曾經花了整個夏天的時間,在紐約採石場農莊的一座小屋寫作《湯姆歷險記》,為了保證自己能進入深度工作狀態,寫作的小屋離主屋的距離很遠,遠到家人必須吹號角提醒他吃飯。
然而,到了21世紀,email、簡訊、臉書(Facebook)等社群媒體,以及形形色色的資訊娛樂網站等工具,加上隨時隨地可以透過智慧手機和電腦使用它們,很容易把大多數工作者的注意力切成片片斷斷。
再加上,一個公司成功的因素太多,多數工作者(尤其中階經理人)很難將自己負責的事務,與成功產生連結。換句話說,有些任務無法立刻看到貢獻,或直接證明對公司的價值,所以,有些人只能透過「裝忙」,也就是做許多明顯可見,卻不一定有價值的工作,像處理email等淺薄但可量化的工作,證明自己「有做事」「生產力高」。
以上兩種原因,讓工作者由深度工作,往淺薄工作(指非高認知需求、偏向後勤的工作,往往在注意力分散中執行)轉移。《DeepWork深度工作力》指出,如果經常處在慌亂的淺薄狀態,很可能永久減損深度工作的能力。
從神經學的角度來看,科學作家溫尼弗雷德.蓋勒(Winifred Gallagher)指出,如果我們專注於重要的事,將會感覺更正向。蓋勒的研究發現,多數人以為,如何利用每天時間這種小細節(如完成會議紀錄)不重要,重要的是結果,例如獲得升遷。然而,大腦根本無法區分,哪些是大事、哪些是小事,它只會針對人關注的事項反應。換句話說,如果你只關注自己的升遷,沒升遷的日子不會很愉快;如果把專注力放在完成工作,工作做完後會獲得更多愉悅感。
深度工作兩項益處:把事做好、技能學透
因此,深度工作能幫助你「把事做好」;另一方面,深度工作還能幫助你「把事學透」,這在快速變化的21世紀更為重要。舉例來說,也許10年前行銷相關科系畢業的學生,根本無法預期精通數據分析與他有關,但反觀現在,想要在商業世界不被淘汰,這些新科技、新技術你必須知道、應用,因此,每個人都要有能力很快學會複雜事物。
至於深度工作如何協助學習,可以用「刻意練習」(deliberate practice)舉例,《刻意練習》稱天才與庸才的差別不在天賦,而在是否採取正確的方法練習。所謂正確的方法為:
1.你的「注意力」必須專注在某個你嘗試改善的技術;
2.你需要獲得回饋、糾正方法,把「注意力」放在最有生產力的地方。
達成這兩項的關鍵條件,都在於能不能掌控注意力。從生理學來看,專注練習某種技術能刺激髓鞘生長,髓鞘是神經元外的脂肪組織,愈多層神經傳導愈快,能提升各方面的表現。換句話說,分心做事,就不會刺激髓鞘,學習速度會比不上專注的人。所以,具備深度工作力,讓你不只能把事做好,掌握「現在」;快速學習、更新自己能力的益處,更使你在「未來」不被淘汰。無怪乎《成功不再跌跌撞撞》作者埃里克.巴克(Eric Barker)認為,深度工作力,是21世紀的超能力。
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