對傳統職場衝擊大於AI

新冠肺炎疫情下，遠端工作成為企業不得不面對的辦公新型態。雖然遠端上班的高度彈性與成效導向特質，深受員工青睞，但面對無法立即與團隊溝通及追蹤的挑戰，管理者準備好了嗎？

文—張毓思； 圖—（Shutterstock） 新冠肺炎疫情衝擊，國內外企業紛紛鼓勵員工以遠端工作防疫。

而在疫情催化以前，遠端工作早已被視為新興的工作型態潮流，可以提升員工生產力，又能提供團隊靈活的工作彈性。

美國接案平台Upwork報告指出，遠端工作對傳統職場的衝擊，甚至有可能勝過人工智慧。

「我們常把遠端工作者想像成傳說中的生物，但他們本質上，其實與一般員工一樣，」歐洲工商管理學院（INSEAD）組織行為教授莫蒂森（Mark Mortensen）說，「他們也是在組織中工作的人，管理者要用這種心態對待他們。」

面對遠端工作潮流興起，管理者準備好了嗎？以下為十個遠端工作的管理守則：

①訂定遠端工作政策

要讓實體工作轉化為遠端工作模式，企業應該明定遠端工作政策，提供用人主管可依循的過渡程序。遠端工作政策應明確定義工作時間、聯絡工具、資料分享工具，以及追蹤進度與衡量成果的標準。

②設立明確的工作目標

快是多快，好是多好？管理者應該以明確的數字或範例，為遠端工作者訂定明瞭的工作目標。目標愈明確，員工也愈容易達成。

管理者應該建立明確的責任歸屬，定義每個月、每一季甚至是每一年的目標為何。

③定期與員工互動

管理者應該每天透過任一溝通管道，與遠端員工互動，並且另外訂定與員工面對面的會議。這個實體會議可以結合訓練課程，讓遠端員工也有組織參與感。

④定期視訊會議

定期與遠端員工進行線上的視訊會議非常重要。如果沒有文字以外、面對面的溝通機會，員工有可能不了解工作目的，或是不清楚自己的工作表現。

⑤信任你的團隊

企業不願嘗試遠端辦公的原因之一，是無法保證工作成效。解決這種擔憂最好的方法，是訂定明確的遠端工作行為準則。例如，要求在二十四小時內回覆電郵、緊急聯絡改用簡訊，或是劃清工作時間、避免在某些時間通電話。

然而管理者也必須認知到，有許多自己無法完全掌控的情況。應該學會信任團隊成員，並且有必要時，再協助他們進步與提升。 ⑥激勵個人工作動力

確認遠端工作者的個人動機與工作目標一致非常重要。管理者應該幫助遠端工作者釐清任務目標，了解他們喜歡達成的工作目標類型，這會協助員工維持高度工作動力。

另一個挑戰，是如何「遠端」保持正向的企業文化，激勵員工參與感。管理者可以透過定期線上視訊會議、獎勵表揚員工成就或是創造非正式的聊天群組，來維持企業文化。

⑦投資可靠的遠端工具

如果員工無法下載需要的檔案，或是聽不到視訊會議上說了什麼，那公司連最基本的需求都沒有解決。首要任務是投資可靠的科技工具，並且規劃明確的使用守則。

⑧目標與成效導向

管理遠端工作團隊，最重要的是設定工作目標，不要擔心員工都在家裡做什麼，只要有達成目標與成效就好。管理者應該重視成效，而非控制員工實際上的工作活動。

⑨建立遠端溝通策略

管理一個高效率的遠端工作團隊，需要建立溝通策略。管理者應該規劃每週的正式回報次數，建立平常溝通需求的方式，並與一個清楚定義的緊急狀況做出區隔，以減少沒有效率的溝通，提升團隊效率。

⑩關心同理、建立社群感

不要只是追蹤遠端員工的工作成果與數字，要適時地同理與關心他們。例如，在視訊會議一開始，可以稍微關心彼此的生活或是週末行程，並且鼓勵員工之間也如此互動。這種互動方式可以建立更深的社群感與個人連結。

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