當你認為自己溝通過度時，其實可能才剛剛開始。



現任職於美國微軟公司的社會學家理查德． 哈珀（Richard H.R. Harper），在自己的著作《本質》（Texture）中提到了一個矛盾，人們一方面抱怨這個年代溝通過度，另一方面又樂此不疲地發明各種新的溝通工具。這到底是為什麼？他給出的答案是：發明一種新的，並不是為了取代原有的。

說穿了，就只是為了豐富溝通手段，增加溝通模式，讓我們選擇最適合的一種去高效溝通。當你認為溝通過度時，其實可能才剛剛開始。當你認為自己的生活和工作陷入了過度溝通，恰恰是該反思的時候。

一、選用恰當的工具

常見的溝通工具有面談、電話（手機）、手機簡訊、通訊軟體、E-mail 五種，各有其優缺點和適用場合。如果你不小心用錯了，哪怕花在溝通上的時間再多，或覺得溝通嚴重過度，也不過是一種錯覺。

比如，你與客戶用手機簡訊溝通，說了很長時間，但事情太複雜，怎麼也說不清楚，還造成彼此之間諸多誤解。這就不是溝通過度，而是用錯了溝通工具。

針對上述五種溝通工具，我提出一些原則性的建議：

1. 若在同一辦公室，儘量採用面對面溝通。

2. 一般情況下，以語音方式溝通，包括電話、手機。

3. 條件允許，可使用通訊軟體等進行語音通話，輔以文字溝通，記錄關鍵資訊。

4. 若辦公條件不允許語音溝通，或需進行簡短的討論、交換意見、發布通知等內容時，可以用手機簡訊或E-mail。

二、溝通時，儘量不要猜測對方的想法

當你覺得溝通過度時，我建議你思考一個問題：是不是022 溝通的方法、技巧等出了差錯？

例如，你喜歡猜測對方的意思、習慣迴避面對面的談話、常常轉移話題、屢屢給別人多餘的建議或勸告、表達的內容模稜兩可等等。如果存在這些現象，那麼溝通自然會吃力不討好，也就容易產生「溝通過度」的錯覺。

方法1 開口問，不要猜測對方的想法

很多人在溝通中會犯一個錯誤，就是喜歡猜測對方的觀點或需要什麼，而不是直接詢問：「你的想法是什麼？」他們的口頭禪是「我以為你是這麼想的」「我以為你同意了」「我以為你不會這樣做」。如此就很容易造成誤解，於是，便得花時間去解釋清楚，消除誤解，這樣反反覆覆，不僅導致溝通低效，還讓他們覺得溝通過度。

【建議】：少一些想當然耳，多些確認。哪怕你認為自己已經完全明白對方的想法，最好也要複述其觀點，請對方確認：「你的意思是⋯⋯這樣吧？」

方法2 直接切題，無須轉移和迴避

有事說事，不要拐彎抹角，常見的離題情況有兩種：一種是有意地轉移話題，譬如，談到棘手的事情，不想直接表態，就顧左右而言他，導致雙方沒辦法針對原話題深入交談；另一種則是無意，像是聊著A 話題，突然想到B 話題，就開始扯B 話題。這也是導致溝通低效，貌似溝通過度的常見原因。

【建議】：一事一議，就事論事，不人為擴大談論的話題。記住，當你和別人談論這件事時，就僅僅談論這件事本身。如果對方離題，則要提醒他，別被牽著走。

方法3 用語簡潔，切勿重複又囉哩囉唆

我曾有一位上司，溝通時特別喜歡重複同樣的話，說一遍就可以了，他偏要說很多遍，對方明明表示已經懂了，他還在那裡嚼舌頭。與這樣的人溝通，效果就會很差。看似說了很多話，談了很長時間，但其實問題可能還沒講清楚。

【建議】：直奔主題，廢話少說，同樣的話，說一遍是交代，說兩遍是強調，說三遍就多餘了。

方法4 內容具體，避免模稜兩可、不知所云

有些人說話喜歡模稜兩可，這樣也行，那樣也可以，你怎麼說他都不願意明確表態，搞得你費盡口舌，也無法弄懂他的意思。這樣的溝通不低效才怪。

【建議】：明確提問：「你是什麼意思？」「你的觀點是什麼？」如果對方態度模糊，就繼續問：「能說具體一點嗎？給個標準可以嗎？」當然，態度要溫和一點，如果再問不出來，那就放棄溝通，另選對象。因為在這樣的人身上，浪費時間和口舌沒有意義。

我非常推薦Mind Tools 研究機構總結關於溝通的「7C原則」。

清晰（Clear）─無論是文字還是口頭溝通，都應該清晰地傳達訊息。在開口之前，想清楚自己要表達什麼，否則，就別說話。

簡潔（Concise）─去除不必要的訊息，也不要繞來繞去，在30 秒甚至更短的時間內說清楚意思。

具體（Concrete）─重點描述具體的細節和事實，讓對方明白你所描述的事情。

準確（Correct）─所用的詞彙、表達的語氣，要確保對方準確地理解你的意思。

連貫（Coherent）─表達要有邏輯性，所說的話必須能完整地串聯起來，不能讓人不知所云。

完備（Complete）─不要遺漏任何訊息，且不要忽視細節。

謙恭（Courteous）─溝通時要有禮貌，表現出謙虛的態度，語氣平和，非一味攻擊和侮辱。

三、溝通的態度決定成敗

我將溝通態度歸為「假過度溝通」的原因很簡單，因為在溝通中，任何一方的態度不好，都會造成溝通低效，並且容易引發矛盾，這是很讓人生氣、失望的事情。有些人由於自己或對方的態度不好，導致在溝通中互鬧彆扭，結果一個簡單的問題來來往往很多次，始終沒有進展，這不正是「假過度溝通」嗎？

態度1 對事不對人─不要帶著主觀情緒或偏見去溝通

溝通最忌諱的是，還沒開始，其中一方就在心裡對另一方有敵意。或由於以往共事時的不愉快經歷，或受個人感覺、印象的影響。在這種情況下，溝通中的「攻擊」或「消極」就難以避免。

舉個簡單的例子，你根本就瞧不起我，當我和你溝通工作時，你就會表現得不屑一顧，消極應對，或態度強硬、話裡有話，給我製造麻煩。當我見你這麼有針對性，而不是真心討論工作，我也會出現不良的情緒反應，這樣溝通就很難繼續下去，甚至容易出現衝突。

【建議】：請放下個人情緒與主觀的評判，就事論事。

態度2 坦誠表達─切勿把直接的表達當成攻擊性的言語

很多時候，說話過於直接會無意中得罪人。比如，同事完成一個企畫案，你看了之後說：「這個案子不好，有很多沒有考慮周延的地方！」原本你只是單純地評價，但同事聽了很可能就感覺不舒服，覺得你故意找機會攻擊他。

【建議】：直接表達是提高溝通效率的有效方式，很多高效能人士都非常鼓勵這樣的做法。

想要避免他人誤解，你可以在表達之後加上一句：「我只是實話實說，沒有其他意思！」如果場景換成別人這麼做，你也要告訴自己：「他不是針對我個人，他只是如實陳述而已。」

態度3 求同存異─雙贏勝過爭輸贏

溝通中出現分歧是很正常的，面對不同的意見，切勿總想著說服對方。記住，溝通不是比賽，不存在「贏」或「輸」。最好的方式是雙贏─彼此溝通愉快，把難題解決了。

【建議】：出現分歧時，試著先肯定對方的觀點，站在他的角度去思考，如果無法認同，不妨擱置分歧，求同存異。這是一種智慧，也是一種風度，會讓溝通順利且高效。 閱讀完整內容