感謝你拿起這本書，雖然標題有點誇張聳動，不過內容是實在又實用的。或許你翻閱時會心存疑惑，覺得我在吹牛，但請務必讀到最後。

市面上教人寫報告或做簡報的書如汗牛充棟，也許你讀過好幾本，又或許這是你第一次閱讀商管書。無論如何，先讓我說明本書的三大重點。

和其他同類型書籍相比，本書有什麼特別之處呢？

那就是「時代性」、「不變性」，以及內容上的「稀有性」。

先來談「時代性」。

二○一五年，我以《在TOYOTA 學到的「紙一張」整理術》（天下雜誌）一書，正式邁入作家行列。該書除了獲得當月商業類排行榜冠軍，更創下年度銷售排行第四名的佳績（根據日本「全國出版協會」發表的統計數字）。承蒙大批讀者厚愛，該書累計銷量高達二十五萬冊，版權更賣到海外，在五個國家翻譯出版，成為名副其實的暢銷書、長銷書（截至目前為止）。

除了以作家之身活動，我平日也是從事「教育工作」的在職教育講師，並透過企業內訓或公開演講，接觸全國各地的商務人士。我直今仍會收到許多以該書為主題的演講邀約，故累計聽講人次超過一萬人。

不過，那本書出刊至今有五年了。這五年期間，我們身處的商務溝通環境面臨了劇烈的變化。

特別是日本實施勞動改革後，出現了多樣化的工作形態。（本書付梓前新冠肺炎疫情爆發，相信疫情會加速變化的腳步）我的上班族生涯大半是在豐田汽車公司（TOYOTA，以下簡稱豐田）度過的。就連豐田的東京本社，也傳出打算在東京奧運期間（編按：原訂於二○二○年舉辦，因新冠疫情延期）讓員工在家辦公的新聞。當年我還任職豐田時，要在公司以外的地方上班必須遵守非常嚴格的規範，光是勞務管理那關就過不了。

所以，現在這種不用進公司「不打卡也能順利工作」的劇烈變化著實教人吃驚。但這項變化不會是單一個案，不論你任職的公司規模是大是小，是否也出現了類似巨變呢？

坐上搖晃的通勤電車，出發前往辦公室。看看時間差不多了，就從自己的座位站起來到會議室集合開晨間例會。手邊拿著剛發的資料，前方布幕上投射著簡報投影片。你在昏暗的會議室中，一邊觀看投影片，一邊對照資料，聆聽簡報者的說明。必要時舉手發言、提問、討論，經過一番攻防戰後做出決策，會議結束。

這個風景堪稱日本企業長久以來的常態，所以過去出版的商業書，大半都是以這種場景為前提來書寫。 反觀完成於二○二○年的本書，我認為應該配合變化中的企業環境，針對寫報告、做簡報，提出更有新意的想法或手法。比方說：

● 當遠距會議或洽商需求不斷增加，該如何準備簡報資料？
● 要如何活用「商務通訊軟體」和「電子郵件」進行溝通？
● 我們是否該盲目接受「全程數位化」的工作形式？這樣真的好嗎？

我基於這些環境變化而下筆。而且也透過平日與各行各業、各類職務的工作人對話，持續調整書中的內容，所以我相信其中一定會有觸及你感到困擾或重視的部分，請務必善加利用。

本書第二個特點是「不變性」。

目前的商務溝通環境發生了明顯的變化，而人們也習慣把焦點擺在「已經改變的部份」。然而，難道就沒有「不變」或「不得改變」的地方嗎？

不管時代或環境如何變化，一些思想或世界觀仍具有價值，亦即「本質」。製作報告或進行簡報時，若沒有先掌握住本質，而硬改成全新的溝通模式，反而無法將訊息傳達出去。明明想讓溝通更有效率，結果卻浪費更多時間在說明上，這根本是本末倒置。

詳細內容會在第一章進行說明，但現在先提一點，那就是「製作報告的本質在於精煉思考」。

我們之所以製作報告，不只是為了「做簡報時會用到」，而是在整理過程中，順便「深思」自己負責的業務。

● 我目前負責的業務中「最大的困難」是什麼？
● 進行這項計畫時，什麼是我「應有的態度」？
● 這次提案「到底是為了什麼目的」而實行？

藉由自問自答，我們得以一邊跟資料對話，一邊「精煉思考」，最終讓反覆思索出來的文字呈現在文件上。唯有透過這個過程，我們簡報時才能充滿自信地侃侃而談。然而，在高呼「無紙化」的現在，聽說有些公司甚至「嚴禁書面報告」。就算沒有那麼極端，對於實施在家工作或使用商務通訊軟體的企業來說，想必員工準備書面資料的需求只會越來越少。

我絕對不否定或反對這種溝通模式。

只是，這等同於失去為自己擔負的業務進行「精煉思考」的機會，希望讀者能意識到這一點。既然如此，是否有其他製作報告以外的形式，讓我們保有精煉想法的機會呢？

第二章會介紹紙一張「簡報資料製作法」。它其實是第一章紙一張「思考整理術」的延伸，你不妨當成一種「思考精煉法」，而這也是任何時代都需要的能力。只要徹底實踐書中內容，你就能靠「紙一張」提升這份能力。不論是寫報告或做簡報，都能對平日的商務溝通帶來助益。

用符合「時代」的形式提升不變的能力，這就是「不變性」的意涵。

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